Dalam dunia bisnis, pertemuan merupakan hal yang biasa terjadi. Untuk memastikan pertemuan berjalan dengan baik dan teratur, biasanya penyelenggara membuat surat agenda meeting. Surat agenda meeting ini berisi daftar topik yang akan dibahas dalam pertemuan dan disebarkan kepada semua peserta. Namun, tidak semua orang tahu cara membuat surat agenda meeting yang baik dan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas pengertian, format, serta contoh surat agenda meeting.
Pengertian Surat Agenda Meeting
Surat agenda meeting adalah surat yang berisi daftar topik yang akan dibahas pada pertemuan. Surat ini dibuat oleh penyelenggara pertemuan dan disebarluaskan kepada seluruh peserta pertemuan. Surat agenda meeting bertujuan untuk memberikan informasi dan memudahkan peserta dalam mempersiapkan diri untuk mengikuti pertemuan.
Format Surat Agenda Meeting
Sebelum membahas contoh surat agenda meeting, ada baiknya kita mengetahui format yang biasanya digunakan dalam surat agenda meeting. Berikut adalah format surat agenda meeting yang umum digunakan:
- Judul surat
- Tanggal dan waktu pertemuan
- Daftar hadir peserta
- Daftar topik yang akan dibahas
- Penutup
Contoh Surat Agenda Meeting
Berikut ini adalah beberapa contoh surat agenda meeting yang dapat menjadi referensi:
Contoh 1
Judul surat: Undangan Pertemuan
Tanggal: 1 Februari 2022
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Kantor Pusat
Daftar Hadir:
- Budi (Marketing)
- Citra (Keuangan)
- Dewi (Pemasaran)
- Edi (Produksi)
Topik yang akan dibahas:
- Pembahasan laporan keuangan triwulan pertama
- Pembahasan rencana pemasaran tahun 2022
- Peninjauan kembali target produksi tahun 2022
- Lain-lain
Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.
Contoh 2
Judul surat: Undangan Pertemuan Bulanan
Tanggal: 15 Maret 2022
Waktu: Pukul 10.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 3
Daftar Hadir:
- Frans (Marketing)
- Gita (Keuangan)
- Hadi (Pemasaran)
- Indra (Produksi)
- Joko (HRD)
Topik yang akan dibahas:
- Pembahasan target penjualan bulan lalu
- Pembahasan rencana pengembangan produk baru
- Peninjauan kembali sistem penggajian karyawan
- Lain-lain
Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.
Contoh 3
Judul surat: Undangan Pertemuan Koordinasi Proyek
Tanggal: 1 April 2022
Waktu: Pukul 13.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 5
Daftar Hadir:
- Kiki (Project Manager)
- Lina (Marketing)
- Mira (Keuangan)
- Nina (Pemasaran)
- Oki (Produksi)
Topik yang akan dibahas:
- Pembahasan progress proyek
- Pembahasan rencana promosi produk
- Peninjauan kembali anggaran proyek
- Lain-lain
Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.
Contoh 4
Judul surat: Undangan Pertemuan Evaluasi Karyawan
Tanggal: 1 Mei 2022
Waktu: Pukul 15.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2
Daftar Hadir:
- Pak Yadi (HRD)
- Bu Rina (Keuangan)
- Bu Ina (Marketing)
- Bu Riri (Pemasaran)
Topik yang akan dibahas:
- Evaluasi kinerja karyawan
- Peninjauan kembali sistem penggajian karyawan
- Penilaian kenaikan pangkat
- Lain-lain
Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.
Kesimpulan
Surat agenda meeting merupakan surat yang berisi daftar topik yang akan dibahas pada pertemuan. Surat ini dibuat oleh penyelenggara pertemuan dan disebarluaskan kepada seluruh peserta pertemuan. Surat agenda meeting bertujuan untuk memberikan informasi dan memudahkan peserta dalam mempersiapkan diri untuk mengikuti pertemuan. Dalam membuat surat agenda meeting, ada format yang harus diikuti. Contoh surat agenda meeting dapat menjadi referensi dalam membuat surat agenda meeting yang baik dan benar.