Dalam dunia bisnis, pertemuan merupakan hal yang biasa terjadi. Untuk memastikan pertemuan berjalan dengan baik dan teratur, biasanya penyelenggara membuat surat agenda meeting. Surat agenda meeting ini berisi daftar topik yang akan dibahas dalam pertemuan dan disebarkan kepada semua peserta. Namun, tidak semua orang tahu cara membuat surat agenda meeting yang baik dan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas pengertian, format, serta contoh surat agenda meeting.

Pengertian Surat Agenda Meeting

Surat agenda meeting adalah surat yang berisi daftar topik yang akan dibahas pada pertemuan. Surat ini dibuat oleh penyelenggara pertemuan dan disebarluaskan kepada seluruh peserta pertemuan. Surat agenda meeting bertujuan untuk memberikan informasi dan memudahkan peserta dalam mempersiapkan diri untuk mengikuti pertemuan.

Format Surat Agenda Meeting

Sebelum membahas contoh surat agenda meeting, ada baiknya kita mengetahui format yang biasanya digunakan dalam surat agenda meeting. Berikut adalah format surat agenda meeting yang umum digunakan:

  1. Judul surat
  2. Tanggal dan waktu pertemuan
  3. Daftar hadir peserta
  4. Daftar topik yang akan dibahas
  5. Penutup

Contoh Surat Agenda Meeting

Berikut ini adalah beberapa contoh surat agenda meeting yang dapat menjadi referensi:

Contoh 1

Judul surat: Undangan Pertemuan

Tanggal: 1 Februari 2022

Waktu: Pukul 09.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Pusat

Daftar Hadir:

  • Budi (Marketing)
  • Citra (Keuangan)
  • Dewi (Pemasaran)
  • Edi (Produksi)

Topik yang akan dibahas:

  1. Pembahasan laporan keuangan triwulan pertama
  2. Pembahasan rencana pemasaran tahun 2022
  3. Peninjauan kembali target produksi tahun 2022
  4. Lain-lain

Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.

Contoh 2

Judul surat: Undangan Pertemuan Bulanan

Tanggal: 15 Maret 2022

Waktu: Pukul 10.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Lantai 3

Daftar Hadir:

  • Frans (Marketing)
  • Gita (Keuangan)
  • Hadi (Pemasaran)
  • Indra (Produksi)
  • Joko (HRD)

Topik yang akan dibahas:

  1. Pembahasan target penjualan bulan lalu
  2. Pembahasan rencana pengembangan produk baru
  3. Peninjauan kembali sistem penggajian karyawan
  4. Lain-lain

Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.

Contoh 3

Judul surat: Undangan Pertemuan Koordinasi Proyek

Tanggal: 1 April 2022

Waktu: Pukul 13.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Lantai 5

Daftar Hadir:

  • Kiki (Project Manager)
  • Lina (Marketing)
  • Mira (Keuangan)
  • Nina (Pemasaran)
  • Oki (Produksi)

Topik yang akan dibahas:

  1. Pembahasan progress proyek
  2. Pembahasan rencana promosi produk
  3. Peninjauan kembali anggaran proyek
  4. Lain-lain

Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.

Contoh 4

Judul surat: Undangan Pertemuan Evaluasi Karyawan

Tanggal: 1 Mei 2022

Waktu: Pukul 15.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Lantai 2

Daftar Hadir:

  • Pak Yadi (HRD)
  • Bu Rina (Keuangan)
  • Bu Ina (Marketing)
  • Bu Riri (Pemasaran)

Topik yang akan dibahas:

  1. Evaluasi kinerja karyawan
  2. Peninjauan kembali sistem penggajian karyawan
  3. Penilaian kenaikan pangkat
  4. Lain-lain

Demikian surat agenda meeting ini disampaikan, diharapkan kehadiran seluruh peserta tepat waktu.

Kesimpulan

Surat agenda meeting merupakan surat yang berisi daftar topik yang akan dibahas pada pertemuan. Surat ini dibuat oleh penyelenggara pertemuan dan disebarluaskan kepada seluruh peserta pertemuan. Surat agenda meeting bertujuan untuk memberikan informasi dan memudahkan peserta dalam mempersiapkan diri untuk mengikuti pertemuan. Dalam membuat surat agenda meeting, ada format yang harus diikuti. Contoh surat agenda meeting dapat menjadi referensi dalam membuat surat agenda meeting yang baik dan benar.