Surat agenda rapat adalah surat yang berisi tentang rencana atau daftar kegiatan yang akan dibahas dalam sebuah rapat. Surat agenda rapat biasanya dibuat oleh pengurus atau panitia rapat sebagai bentuk persiapan sebelum rapat dilaksanakan. Surat agenda rapat penting untuk memudahkan para peserta rapat dalam mempersiapkan diri dan memahami topik yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Berikut ini adalah pengertian, format, dan contoh surat agenda rapat.

Pengertian Surat Agenda Rapat

Surat agenda rapat adalah surat yang berisi tentang rencana kegiatan atau masalah yang akan dibahas dalam sebuah rapat. Surat ini dibuat sebagai bentuk persiapan sebelum rapat dilaksanakan. Surat agenda rapat berfungsi untuk memberikan gambaran kepada para peserta rapat tentang topik atau masalah yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Dengan adanya surat agenda rapat, para peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan memahami topik yang akan dibahas dalam rapat tersebut.

Format Surat Agenda Rapat

Format surat agenda rapat umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

  1. Judul surat
  2. Nama rapat
  3. Tanggal dan waktu rapat
  4. Tempat rapat
  5. Daftar agenda (urutan kegiatan yang akan dibahas)
  6. Keterangan tambahan (jika ada)

Berikut ini adalah contoh format surat agenda rapat:

Judul Surat: Surat Agenda Rapat

Nama Rapat: Rapat Koordinasi Penyusunan Laporan Akhir Tahun

Tanggal dan Waktu: Senin, 29 Desember 2021 pukul 14.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Pusat

Daftar Agenda:

  1. Pembukaan rapat oleh Ketua
  2. Penyampaian laporan oleh Sekretaris
  3. Penjelasan singkat oleh masing-masing divisi
  4. Pembahasan masalah dan solusi
  5. Penutupan rapat

Keterangan Tambahan: Mohon kehadiran tepat waktu

Contoh Surat Agenda Rapat

Berikut ini adalah contoh surat agenda rapat yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Agenda Rapat 1

Judul Surat: Surat Agenda Rapat

Nama Rapat: Rapat Koordinasi Persiapan Pelatihan Karyawan

Tanggal dan Waktu: Sabtu, 10 Januari 2022 pukul 09.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Cabang

Daftar Agenda:

  1. Pembukaan rapat oleh Ketua
  2. Penjelasan tujuan pelatihan oleh Manajer SDM
  3. Penjelasan agenda pelatihan
  4. Pembagian tugas dan tanggung jawab
  5. Penutupan rapat

Keterangan Tambahan: Mohon kehadiran tepat waktu dan membawa ID card karyawan

Contoh Surat Agenda Rapat 2

Judul Surat: Surat Agenda Rapat

Nama Rapat: Rapat Koordinasi Persiapan Acara Seminar

Tanggal dan Waktu: Sabtu, 15 Januari 2022 pukul 13.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Pusat

Daftar Agenda:

  1. Pembukaan rapat oleh Ketua
  2. Penjelasan tujuan acara oleh Manajer Marketing
  3. Penjelasan agenda acara
  4. Pembagian tugas dan tanggung jawab
  5. Penutupan rapat

Keterangan Tambahan: Mohon kehadiran tepat waktu dan membawa proposal acara

Contoh Surat Agenda Rapat 3

Judul Surat: Surat Agenda Rapat

Nama Rapat: Rapat Koordinasi Persiapan Peluncuran Produk Baru

Tanggal dan Waktu: Jumat, 21 Januari 2022 pukul 09.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Pusat

Daftar Agenda:

  1. Pembukaan rapat oleh Ketua
  2. Penjelasan produk baru oleh Direktur Pemasaran
  3. Penjelasan strategi pemasaran
  4. Pembagian tugas dan tanggung jawab
  5. Penutupan rapat

Keterangan Tambahan: Mohon kehadiran tepat waktu dan membawa presentasi produk

Contoh Surat Agenda Rapat 4

Judul Surat: Surat Agenda Rapat

Nama Rapat: Rapat Koordinasi Persiapan Pameran Produk

Tanggal dan Waktu: Senin, 24 Januari 2022 pukul 10.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Kantor Cabang

Daftar Agenda:

  1. Pembukaan rapat oleh Ketua
  2. Penjelasan tujuan pameran oleh Manajer Pemasaran
  3. Penjelasan agenda pameran
  4. Pembagian tugas dan tanggung jawab
  5. Penutupan rapat

Keterangan Tambahan: Mohon kehadiran tepat waktu dan membawa proposal pameran

Kesimpulan

Surat agenda rapat adalah surat yang berisi tentang rencana kegiatan atau masalah yang akan dibahas dalam sebuah rapat. Surat agenda rapat penting untuk memudahkan para peserta rapat dalam mempersiapkan diri dan memahami topik yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Format surat agenda rapat umumnya terdiri dari beberapa bagian, seperti judul surat, nama rapat, tanggal dan waktu rapat, tempat rapat, daftar agenda, dan keterangan tambahan. Dalam membuat surat agenda rapat, perlu diperhatikan format dan informasi yang terdapat dalam surat tersebut.