Surat amaran secara pentadbiran adalah salah satu cara untuk mengingatkan seseorang tentang tindakan atau perilaku yang tidak diingini di tempat kerja. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh majikan atau pihak atasan kepada pekerja yang melanggar peraturan atau tidak memenuhi prestasi kerja yang diharapkan.
Pengertian Surat Amaran Secara Pentadbiran
Surat amaran secara pentadbiran merupakan salah satu instrumen penting dalam pengurusan sumber manusia. Tujuannya adalah untuk mengingatkan pekerja tentang tindakan atau perilaku yang tidak diingini dan memberikan peluang kepada pekerja untuk memperbaiki diri sebelum tindakan selanjutnya diambil. Surat amaran secara pentadbiran biasanya dikeluarkan setelah pihak atasan memberikan peringatan lisan dan pekerja masih tidak memperbaiki keadaan.
Format Surat Amaran Secara Pentadbiran
Format surat amaran secara pentadbiran biasanya mengikut polisi dan prosedur syarikat. Namun, terdapat beberapa elemen asas yang biasanya terdapat dalam surat amaran secara pentadbiran. Antaranya:
- Tajuk surat yang jelas dan padat
- Isi kandungan yang memuatkan butir-butir kesalahan dan tindakan yang diambil
- Tarikh surat dikeluarkan
- Tandatangan pihak atasan yang mengeluarkan surat amaran
Contoh Surat Amaran Secara Pentadbiran
Tajuk Surat: Surat Amaran Secara Pentadbiran
Tarikh: 2 Januari 2021
Kepada: Encik Ali Bin Ahmad
Isi Kandungan: Encik Ali Bin Ahmad telah melanggar peraturan syarikat dengan tidak hadir ke tempat kerja selama 3 hari berturut-turut tanpa alasan yang munasabah. Oleh itu, surat amaran ini dikeluarkan sebagai ingatan bahawa tindakan yang serupa tidak akan ditoleransi. Encik Ali Bin Ahmad diminta untuk memperbaiki keadaan dan mematuhi peraturan syarikat.
Tandatangan: Pihak Pengurusan
Tajuk Surat: Surat Amaran Secara Pentadbiran
Tarikh: 12 April 2021
Kepada: Puan Siti Binti Omar
Isi Kandungan: Puan Siti Binti Omar telah tidak mematuhi prestasi kerja yang diharapkan selama 2 bulan berturut-turut. Oleh itu, surat amaran ini dikeluarkan sebagai ingatan bahawa tindakan yang serupa tidak akan ditoleransi. Puan Siti Binti Omar diminta untuk memperbaiki prestasi kerja dan mematuhi peraturan syarikat.
Tandatangan: Pihak Pengurusan
Tajuk Surat: Surat Amaran Secara Pentadbiran
Tarikh: 8 Ogos 2021
Kepada: Encik Zaidi Bin Mohd
Isi Kandungan: Encik Zaidi Bin Mohd telah melanggar peraturan syarikat dengan tidak mematuhi jadual kerja yang telah ditetapkan. Oleh itu, surat amaran ini dikeluarkan sebagai ingatan bahawa tindakan yang serupa tidak akan ditoleransi. Encik Zaidi Bin Mohd diminta untuk memperbaiki keadaan dan mematuhi peraturan syarikat.
Tandatangan: Pihak Pengurusan
Tajuk Surat: Surat Amaran Secara Pentadbiran
Tarikh: 18 September 2021
Kepada: Puan Anisah Binti Mohd
Isi Kandungan: Puan Anisah Binti Mohd telah melanggar peraturan syarikat dengan tidak mematuhi tatacara keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Oleh itu, surat amaran ini dikeluarkan sebagai ingatan bahawa tindakan yang serupa tidak akan ditoleransi. Puan Anisah Binti Mohd diminta untuk memperbaiki keadaan dan mematuhi peraturan syarikat.
Tandatangan: Pihak Pengurusan
Kesimpulan
Surat amaran secara pentadbiran adalah salah satu instrumen penting dalam pengurusan sumber manusia. Ia memberikan peluang kepada pekerja untuk memperbaiki diri sebelum tindakan selanjutnya diambil. Dalam format surat amaran secara pentadbiran, terdapat beberapa elemen asas seperti tajuk surat, isi kandungan, tarikh surat dikeluarkan dan tandatangan pihak atasan yang mengeluarkan surat amaran. Contoh-contoh surat amaran secara pentadbiran juga diberikan untuk memberikan gambaran tentang bagaimana surat ini hendak dihasilkan.