Surat amaran adalah surat yang berisi pemberitahuan atau peringatan kepada pihak yang bersangkutan atas pelanggaran yang telah dilakukan. Surat amaran biasanya digunakan sebagai upaya terakhir sebelum dilakukan tindakan yang lebih keras seperti pemutusan hubungan kerja atau tindakan hukum yang lainnya.
Format Surat Amaran
Format surat amaran terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header
Pada bagian header, terdapat informasi mengenai perusahaan atau institusi yang mengirimkan surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Selain itu, juga terdapat informasi mengenai pihak yang dituju, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. - Isi Surat
Bagian isi surat berisi pengenalan, penjelasan mengenai pelanggaran yang telah dilakukan, serta peringatan atau sanksi yang akan diberikan jika pelanggaran tersebut tidak dihentikan. Selain itu, dapat juga ditambahkan saran atau rekomendasi agar pelanggaran tidak terulang kembali. - Tutup Surat
Bagian tutup surat terdiri dari ucapan terima kasih dan harapan agar pihak yang bersangkutan dapat memperbaiki diri dan tidak melakukan pelanggaran lagi. - Tanda Tangan
Bagian tanda tangan diperlukan untuk menunjukkan keabsahan surat amaran. Tanda tangan biasanya dilakukan oleh pihak yang berwenang, seperti manajer atau direktur perusahaan.
Contoh Surat Amaran
Berikut adalah beberapa contoh surat amaran:
Contoh 1
Perusahaan ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 10
Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: info@abc.co.idKepada Yth.
Bpk. Ahmad
Jl. Pahlawan No. 20
Jakarta
Telp. (021) 789012Dengan hormat,
Kami dari perusahaan ABC ingin memberikan surat peringatan kepada Bapak Ahmad atas pelanggaran yang telah dilakukan. Pelanggaran yang dimaksud adalah ketidakhadiran Bapak Ahmad dalam waktu yang lama tanpa izin dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
Kami mengingatkan bahwa hal ini sangat merugikan perusahaan dan mengganggu kinerja tim. Oleh karena itu, kami berharap Bapak Ahmad dapat memperbaiki diri dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama. Apabila hal ini terulang kembali, kami akan mengambil tindakan yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Manajer Perusahaan ABCContoh 2
CV. XYZ
Jl. Raya Pondok Indah No. 5
Jakarta Selatan
Telp. (021) 567890
Email: info@cvxyz.co.idKepada Yth.
Bpk. Andi
Jl. Kebon Jeruk No. 15
Jakarta Barat
Telp. (021) 345678Dengan hormat,
Kami dari CV. XYZ ingin memberikan surat peringatan kepada Bapak Andi atas pelanggaran yang telah dilakukan. Pelanggaran yang dimaksud adalah penggunaan peralatan kantor secara tidak benar, seperti mengambil alat tulis tanpa izin dan tidak merapikan meja setelah digunakan.
Kami mengingatkan bahwa hal ini melanggar peraturan perusahaan dan dapat merugikan karyawan lainnya. Oleh karena itu, kami berharap Bapak Andi dapat memperbaiki diri dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama. Apabila hal ini terulang kembali, kami akan mengambil tindakan yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Direktur CV. XYZContoh 3
PT. ABCD
Jl. Gatot Subroto No. 25
Bandung
Telp. (022) 123456
Email: info@abcd.co.idKepada Yth.
Ibu Dewi
Jl. Cihampelas No. 30
Bandung
Telp. (022) 789012Dengan hormat,
Kami dari PT. ABCD ingin memberikan surat peringatan kepada Ibu Dewi atas pelanggaran yang telah dilakukan. Pelanggaran yang dimaksud adalah keterlambatan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
Kami mengingatkan bahwa hal ini dapat mempengaruhi kinerja tim dan mengganggu jadwal kerja. Oleh karena itu, kami berharap Ibu Dewi dapat memperbaiki diri dan menyelesaikan tugas tepat waktu. Apabila hal ini terulang kembali, kami akan mengambil tindakan yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Manajer PT. ABCDContoh 4
CV. PQR
Jl. Asia Afrika No. 50
Bandung
Telp. (022) 567890
Email: info@cvpqr.co.idKepada Yth.
Bpk. Iwan
Jl. Soekarno Hatta No. 10
Bandung
Telp. (022) 345678Dengan hormat,
Kami dari CV. PQR ingin memberikan surat peringatan kepada Bapak Iwan atas pelanggaran yang telah dilakukan. Pelanggaran yang dimaksud adalah tidak mengikuti aturan jam kerja yang telah ditetapkan.
Kami mengingatkan bahwa hal ini dapat mempengaruhi kinerja tim dan memberikan dampak negatif bagi perusahaan. Oleh karena itu, kami berharap Bapak Iwan dapat memperbaiki diri dan mengikuti aturan jam kerja yang telah ditetapkan. Apabila hal ini terulang kembali, kami akan mengambil tindakan yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Direktur CV. PQR
Kesimpulan
Sur