Pengertian Surat Arahan Rasmi
Surat arahan rasmi adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan instruksi, perintah, atau arahan tertulis dari atasan kepada bawahan atau stafnya. Surat ini biasanya digunakan dalam konteks bisnis atau organisasi, dan memiliki tujuan untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dijalankan dengan efisien dan efektif. Surat arahan rasmi dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti memberikan instruksi tentang tugas harian, memberikan perintah untuk mengatasi masalah, atau memberikan arahan tentang proyek besar. Surat ini biasanya ditujukan kepada satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas atau instruksi yang diberikan.
Format Surat Arahan Rasmi
Surat arahan rasmi harus memiliki format yang jelas dan rapi. Berikut adalah format yang umum digunakan: 1. Kepala surat Kepala surat harus mencantumkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kepala surat harus diletakkan di bagian atas kiri surat. 2. Tanggal Tanggal harus dicantumkan di atas kepala surat dan harus ditulis dengan benar. 3. Alamat Alamat penerima surat harus dicantumkan setelah tanggal. Alamat harus mencantumkan nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat. 4. Subjek Subjek harus mencantumkan judul atau isi surat yang hendak disampaikan. Subjek harus diletakkan di tengah atau sebelah kanan atas surat. 5. Isi surat Isi surat harus jelas dan singkat. Isi surat harus mencantumkan instruksi, perintah, atau arahan yang hendak disampaikan. Isi surat harus diletakkan di bawah subjek. 6. Penutup Penutup harus mencantumkan salam penutup, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”. Penutup harus diletakkan di bawah isi surat. 7. Tanda tangan Tanda tangan harus dicantumkan di bawah penutup. Tanda tangan harus asli dan harus disertai dengan nama dan jabatan pengirim surat.
Contoh Surat Arahan Rasmi
Berikut adalah beberapa contoh surat arahan rasmi yang dapat digunakan sebagai referensi: Contoh 1 Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Keuangan PT. ABC Jalan Raya 123 Jakarta 12345 Tanggal: 1 Januari 2022 Subjek: Instruksi Pembayaran Gaji Pegawai Dengan hormat, Sehubungan dengan pembayaran gaji pegawai bulan Januari 2022, saya instruksikan kepada Bapak/Ibu untuk melakukan pembayaran gaji pegawai pada tanggal 5 Januari 2022. Pembayaran gaji pegawai harus dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian instruksi ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat saya, [signature] Contoh 2 Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Produksi PT. XYZ Jalan Raya 456 Jakarta 67890 Tanggal: 1 Februari 2022 Subjek: Perintah Produksi Produk Baru Dengan hormat, Sehubungan dengan peluncuran produk baru bulan depan, saya perintahkan kepada Bapak/Ibu untuk memproduksi 1000 unit produk baru dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Produksi harus dilakukan dengan kualitas terbaik dan tepat waktu. Demikian perintah ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat saya, [signature] Contoh 3 Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian IT PT. LMN Jalan Raya 789 Jakarta 24680 Tanggal: 1 Maret 2022 Subjek: Arahan Pengembangan Website Perusahaan Dengan hormat, Sehubungan dengan pengembangan website perusahaan, saya arahkan kepada Bapak/Ibu untuk mengembangkan fitur baru pada website perusahaan yang dapat meningkatkan pengalaman pengguna. Fitur baru harus diimplementasikan dalam waktu satu bulan dan harus diuji coba sebelum diluncurkan. Demikian arahan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat saya, [signature] Contoh 4 Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian HRD PT. PQR Jalan Raya 135 Jakarta 79135 Tanggal: 1 April 2022 Subjek: Arahan Pelaksanaan Pelatihan Karyawan Dengan hormat, Sehubungan dengan pelaksanaan pelatihan karyawan bulan depan, saya arahkan kepada Bapak/Ibu untuk mempersiapkan pelatihan dengan baik dan menentukan topik pelatihan yang relevan dengan pekerjaan karyawan. Pelatihan harus dilaksanakan pada tanggal 5 April 2022 dan semua karyawan harus mengikuti pelatihan. Demikian arahan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat saya, [signature]
Kesimpulan
Surat arahan rasmi adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan instruksi, perintah, atau arahan tertulis dari atasan kepada bawahan atau stafnya. Surat ini harus memiliki format yang jelas dan rapi, serta harus mencantumkan isi yang jelas dan singkat. Surat arahan rasmi dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti memberikan instruksi tentang tugas harian, memberikan perintah untuk mengatasi masalah, atau memberikan arahan tentang proyek besar. Dalam membuat surat arahan rasmi, pastikan untuk mengikuti format yang telah ditentukan dan menyertakan informasi yang relevan dan penting untuk tujuan surat.