Surat audensi adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk meminta kesempatan bertemu dengan pihak yang dihormati. Surat ini umumnya dikirimkan oleh organisasi atau perusahaan untuk meminta waktu bertemu dengan pejabat atau pimpinan suatu instansi atau perusahaan tertentu.
Format Surat Audensi
Format surat audensi terdiri dari beberapa bagian yang harus diisi dengan benar dan lengkap. Berikut adalah format surat audensi yang baik dan benar:
- Header surat audensi, yaitu mencakup nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal penulisan surat.
- Nama dan jabatan pejabat atau pimpinan instansi atau perusahaan yang dituju.
- Alamat instansi atau perusahaan yang dituju.
- Subjek surat audensi, yaitu maksud dan tujuan surat.
- Isi surat audensi, yaitu penjelasan mengenai latar belakang dan maksud dari permohonan audensi.
- Pernyataan kesediaan untuk mengikuti jadwal yang diusulkan oleh pihak yang dituju.
- Penutup surat audensi, yaitu ucapan terima kasih dan harapan untuk segera mendapatkan balasan dari pihak yang dituju.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat audensi.
Contoh Surat Audensi
Berikut adalah beberapa contoh surat audensi yang dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat audensi:
Contoh Surat Audensi 1
Perusahaan XYZ
Jl. Raya Sudirman No. 10
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: info@perusahaanxyz.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta
Jl. Salemba Raya No. 28
Jakarta 10430
Perihal: Permohonan Audensi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta,
Kami dari perusahaan XYZ yang bergerak di bidang kesehatan, ingin memohon kesempatan untuk melakukan audensi dengan Bapak/Ibu terkait dengan program-program kesehatan yang sedang dijalankan oleh Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta. Kami berharap dapat berkunjung ke kantor Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta pada tanggal 10 Januari 2022 pukul 10.00 WIB.
Kami menyadari bahwa Bapak/Ibu sangat sibuk dan memiliki jadwal yang padat. Oleh karena itu, kami akan sangat menghargai apabila Bapak/Ibu dapat memberikan waktu yang sesuai dengan kesibukan Bapak/Ibu. Kami siap menyesuaikan jadwal kami apabila Bapak/Ibu memiliki jadwal yang berbeda.
Demikian permohonan audensi ini kami sampaikan. Kami berharap dapat segera mendapatkan balasan dari Bapak/Ibu dan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan dan nama pengirim surat audensi)
Contoh Surat Audensi 2
Perkumpulan Peduli Lingkungan
Jl. Menteng Raya No. 5
Jakarta 10310
Telp. (021) 987654
Email: info@pedulilingkungan.org
Jakarta, 1 Februari 2022
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC
Jl. Gatot Subroto No. 50
Jakarta 12930
Perihal: Permohonan Audensi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC,
Kami dari Perkumpulan Peduli Lingkungan ingin memohon kesempatan untuk melakukan audensi dengan Bapak/Ibu terkait dengan program-program lingkungan yang sedang dijalankan oleh PT ABC. Kami berharap dapat berkunjung ke kantor PT ABC pada tanggal 15 Februari 2022 pukul 14.00 WIB.
Kami menyadari bahwa Bapak/Ibu sangat sibuk dan memiliki jadwal yang padat. Oleh karena itu, kami akan sangat menghargai apabila Bapak/Ibu dapat memberikan waktu yang sesuai dengan kesibukan Bapak/Ibu. Kami siap menyesuaikan jadwal kami apabila Bapak/Ibu memiliki jadwal yang berbeda.
Demikian permohonan audensi ini kami sampaikan. Kami berharap dapat segera mendapatkan balasan dari Bapak/Ibu dan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan dan nama pengirim surat audensi)
Contoh Surat Audensi 3
Universitas ABC
Jl. Kampus No. 1
Surabaya 60234
Telp. (031) 567890
Email: info@universitasabc.ac.id
Surabaya, 1 Maret 2022
Bapak/Ibu Direktur Utama PT XYZ
Jl. Diponegoro No. 20
Surabaya 60123
Perihal: Permohonan Audensi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama PT XYZ,
Kami dari Universitas ABC ingin memohon kesempatan untuk melakukan audensi dengan Bapak/Ibu terkait dengan kerjasama antara Universitas ABC dan PT XYZ dalam bidang penelitian dan pengembangan. Kami berharap dapat berkunjung ke kantor PT XYZ pada tanggal 10 Maret 2022 pukul 10.00 WIB.
Kami menyadari bahwa Bapak/Ibu sangat sibuk dan memiliki jadwal yang padat. Oleh karena itu, kami akan sangat menghargai apabila Bapak/Ibu dapat memberikan waktu yang sesuai dengan kesibukan Bapak/Ibu. Kami siap menyesuaikan jadwal kami apabila Bapak/Ibu memiliki jadwal yang berbeda.
Demikian permohonan audensi ini kami sampaikan. Kami berharap dapat segera mendapatkan balasan dari Bapak/Ibu dan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan dan nama pengirim surat audensi)
Contoh Surat Audensi 4
Asosiasi Pengusaha Indonesia
Jl. Thamrin No. 1
Jakarta 10001
Telp. (021) 555666
Email: info@api.co.id
Jakarta, 1 April 2022
Bapak/Ibu Menteri Perdagangan
Gedung Departemen Perdagangan
Jl. Gatot Subroto No. 52
Jakarta 12950
Perihal: Permohonan Audensi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Menteri Perdagangan,
Kami dari Asosiasi Pengusaha Indonesia ingin memohon kesempatan untuk melakukan audensi dengan Bapak/Ibu terkait dengan kebijakan-kebijakan perdagangan yang akan berdampak pada dunia usaha. Kami berharap dapat berkunjung ke kantor Menteri Perdagangan pada tanggal 10 April 2022 pukul 10.00 WIB.
Kami menyadari bahwa Bapak/Ibu sangat sibuk dan memiliki jadwal yang padat. Oleh karena itu, kami akan sangat menghargai apabila Bapak/Ibu dapat memberikan waktu yang sesuai dengan kesibukan Bapak/Ibu. Kami siap menyesuaikan jadwal kami apabila Bapak/Ibu memiliki jadwal yang berbeda.
Demikian permohonan audensi ini kami sampa