Setiap orang pasti pernah mengirim surat permohonan atau surat pengaduan kepada perusahaan. Namun, tidak semua orang mengetahui bagaimana cara menulis surat balasan dari perusahaan dengan baik dan benar. Surat balasan dari perusahaan sebaiknya ditulis dengan formal dan jelas agar dapat memberikan jawaban yang tepat dan memuaskan bagi penerima.

Pengertian Surat Balasan dari Perusahaan

Surat balasan dari perusahaan adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan sebagai respon atas surat permohonan atau surat pengaduan yang diterima dari pelanggan, konsumen, atau pihak lain yang terkait dengan perusahaan tersebut. Surat balasan ini berisi jawaban atas pertanyaan atau permintaan yang diajukan oleh pihak yang mengirimkan surat sebelumnya.

Format Surat Balasan dari Perusahaan

Format surat balasan dari perusahaan sebaiknya mengikuti standar format surat bisnis. Berikut ini adalah format umum surat balasan dari perusahaan:

  1. Header surat, berisi nama dan alamat perusahaan, tanggal penulisan surat, dan nomor surat.
  2. Penulisan kata pengantar, yaitu kalimat pembuka yang menyapa penerima surat, misalnya “Kepada Yth. Bapak/Ibu.”
  3. Isi surat, berisi jawaban atas pertanyaan atau permohonan yang diajukan oleh pihak yang mengirimkan surat sebelumnya.
  4. Penutup surat, berisi kalimat penutup yang sopan, seperti “Demikian surat kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
  5. Tanda tangan, berisi tanda tangan dan nama lengkap dari pihak yang menandatangani surat.

Contoh Surat Balasan dari Perusahaan

Berikut ini adalah contoh surat balasan dari perusahaan yang baik dan benar:

Contoh 1: Surat Balasan Permintaan Informasi

PT. XYZ
Jl. Raya Sukamaju No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 123457
www.ptxyz.co.id
info@ptxyz.co.id
Jakarta, 1 Januari 2022
Nomor: 001/XYZ/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
Jl. Raya Sukabumi No. 456
Jakarta 67890

Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi yang telah Bapak/Ibu sampaikan pada tanggal 15 Desember 2021 lalu. Berikut ini adalah informasi yang Bapak/Ibu minta:
- Harga produk A: Rp 1.500.000,- - Harga produk B: Rp 2.000.000,- - Harga produk C: Rp 2.500.000,- Semoga informasi ini dapat membantu Bapak/Ibu untuk memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami kembali.
Sekali lagi, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat kami,
PT. XYZ
Direktur Utama
(Tanda tangan)
John Doe

Contoh 2: Surat Balasan Pengaduan

PT. ABC
Jl. Raya Cikarang No. 456
Bekasi 78901
Telp. (021) 234567
Fax. (021) 234568
www.ptabc.co.id
info@ptabc.co.id
Bekasi, 1 Januari 2022
Nomor: 002/ABC/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
Jl. Raya Cikarang No. 123
Bekasi 45678

Dengan hormat,
Terima kasih atas pengaduan yang telah Bapak/Ibu sampaikan pada tanggal 15 Desember 2021 lalu. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang Bapak/Ibu alami akibat pelayanan kami yang kurang memuaskan.
Kami telah melakukan investigasi terhadap keluhan Bapak/Ibu dan menemukan bahwa terdapat kesalahan dalam proses pengiriman barang yang telah Bapak/Ibu pesan. Kami akan segera mengirimkan barang yang sesuai dengan pesanan Bapak/Ibu.
Sekali lagi, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Bapak/Ibu alami. Kami berharap kejadian ini tidak terulang kembali di kemudian hari.

Hormat kami,
PT. ABC
Direktur Utama
(Tanda tangan)
Jane Smith

Contoh 3: Surat Balasan Lamaran Kerja

PT. DEF
Jl. Raya Sudirman No. 789
Jakarta 67890
Telp. (021) 345678
Fax. (021) 345679
www.ptdef.co.id
hrd@ptdef.co.id
Jakarta, 1 Januari 2022
Nomor: 003/DEF/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
Jl. Raya Sudirman No. 123
Jakarta 45678

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas lamaran kerja yang telah Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal 15 Desember 2021 lalu. Kami telah melakukan seleksi awal dan menilai bahwa Bapak/Ibu memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang kami buka.
Selanjutnya, kami akan mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti tahap seleksi berikutnya. Informasi mengenai jadwal dan lokasi seleksi akan kami sampaikan melalui email atau telepon. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menyiapkan diri dan mempersiapkan segala keperluan yang diperlukan.
Kami mengapresiasi minat dan kepercayaan yang Bapak/Ibu berikan kepada perusahaan kami. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa depan.

Hormat kami,
PT. DEF
Kepala Departemen Sumber Daya Manusia
(Tanda tangan)
John Doe

Contoh 4: Surat Balasan Penolakan Permintaan

PT. GHI
Jl. Raya Merdeka No. 123
Bandung 45678
Telp. (022) 345678
Fax. (022) 345679
www.ptghi.co.id
info@ptghi.co.id
Bandung, 1 Januari 2022
Nomor: 004/GHI/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
Jl. Raya Merdeka No. 789
Bandung 67890

Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan Bapak/Ibu untuk mengajukan keringanan pembayaran cicilan hutang. Kami memahami bahwa situasi keuangan yang dihadapi oleh Bapak/Ibu saat ini cukup sulit.
Namun, setelah kami melakukan evaluasi terhadap permintaan Bapak/Ibu, kami memutuskan untuk menolak perm