Surat balasan instansi adalah surat yang dikirimkan oleh sebuah instansi sebagai respon atas surat yang diterima dari pihak lain. Surat balasan ini biasanya berisi jawaban atau tanggapan atas permintaan, pertanyaan, atau keluhan yang disampaikan oleh pihak yang mengirimkan surat sebelumnya. Surat balasan instansi merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi antara instansi dengan masyarakat atau pihak lainnya.
Format Surat Balasan Instansi
Format surat balasan instansi sama dengan format surat resmi pada umumnya. Surat balasan instansi harus dibuat dengan jelas dan rapi agar mudah dipahami oleh pihak yang menerimanya. Berikut ini adalah format surat balasan instansi yang benar:
- Kop Surat
Kop surat merupakan identitas instansi yang mengirimkan surat balasan. Kop surat harus mencantumkan nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor Surat dan Tanggal
Nomor surat dan tanggal harus dicantumkan pada bagian atas surat. Nomor surat harus unik dan berbeda dengan nomor surat pada surat yang diterima sebelumnya.
- Perihal
Perihal harus mencantumkan isi dari surat balasan instansi dengan jelas dan singkat.
- Isi Surat
Isi surat harus memuat jawaban atau tanggapan atas permintaan, pertanyaan, atau keluhan yang disampaikan oleh pihak yang mengirimkan surat sebelumnya. Isi surat harus disusun dengan jelas dan logis.
- Penutup
Penutup surat harus mencantumkan ucapan terima kasih atau harapan yang baik dari instansi yang mengirimkan surat balasan.
- Tanda Tangan
Tanda tangan pimpinan atau pejabat yang berwenang harus dicantumkan pada surat balasan instansi.
Contoh Surat Balasan Instansi
Berikut ini adalah contoh-contoh surat balasan instansi yang baik dan benar:
- Surat Balasan Instansi Pemerintah
Kop Surat
Pemerintah Kota Jakarta
Jalan Jenderal Sudirman No.1
Jakarta
Telp. (021) 1234567
Email: info@jakarta.go.id
Nomor Surat dan Tanggal
001/PK/VI/2021
Jakarta, 1 Juni 2021
Perihal
Jawaban atas Permohonan Informasi
Isi Surat
Dengan hormat,
Terkait dengan permohonan informasi yang disampaikan oleh Bapak/Ibu pada tanggal 25 Mei 2021, kami bermaksud memberikan jawaban sebagai berikut:
1. Informasi mengenai program bantuan sosial dapat dilihat pada website resmi Pemerintah Kota Jakarta
2. Informasi mengenai peraturan daerah dapat dilihat pada website resmi DPRD Kota Jakarta
3. Informasi mengenai layanan kesehatan dapat dilihat pada website resmi Dinas Kesehatan Kota Jakarta
Penutup
Demikian jawaban dari kami, harap dapat menjadi informasi yang bermanfaat bagi Bapak/Ibu. Terima kasih.
Tanda Tangan
Walikota Jakarta
(tanda tangan)
- Surat Balasan Instansi Swasta
Kop Surat
PT. XYZ
Jalan Sudirman No.5
Jakarta
Telp. (021) 7654321
Email: info@xyz.co.id
Nomor Surat dan Tanggal
002/PK/VI/2021
Jakarta, 10 Juni 2021
Perihal
Jawaban atas Keluhan Pelanggan
Isi Surat
Kepada Bapak/Ibu yang terhormat,
Terkait dengan keluhan yang disampaikan pada tanggal 5 Juni 2021, kami bermaksud memberikan jawaban sebagai berikut:
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang dialami oleh Bapak/Ibu. Kami telah melakukan pengecekan dan menemukan bahwa kesalahan terjadi pada sistem kami. Kami telah melakukan perbaikan dan memastikan bahwa hal seperti ini tidak terjadi lagi di masa mendatang. Sebagai tanda permohonan maaf, kami akan memberikan diskon sebesar 10% untuk pembelian selanjutnya.
Penutup
Demikian jawaban dari kami, harap dapat memperbaiki citra kami di mata Bapak/Ibu. Terima kasih.
Tanda Tangan
Direktur Utama PT. XYZ
(tanda tangan)
- Surat Balasan Instansi Pendidikan
Kop Surat
Universitas ABC
Jalan Gajah Mada No.10
Yogyakarta
Telp. (0274) 123456
Email: info@abc.ac.id
Nomor Surat dan Tanggal
003/PK/VI/2021
Yogyakarta, 15 Juni 2021
Perihal
Jawaban atas Permintaan Informasi Beasiswa
Isi Surat
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Terkait dengan permintaan informasi beasiswa yang disampaikan pada tanggal 10 Juni 2021, kami bermaksud memberikan jawaban sebagai berikut:
Universitas ABC menyediakan beberapa jenis beasiswa, yaitu beasiswa prestasi, beasiswa perluasan kesempatan belajar, dan beasiswa biaya hidup. Informasi lebih lengkap mengenai persyaratan dan cara pendaftaran dapat dilihat pada website resmi Universitas ABC.
Penutup
Demikian jawaban dari kami, harap dapat menjadi informasi yang bermanfaat bagi Bapak/Ibu. Terima kasih.
Tanda Tangan
Rektor Universitas ABC
(tanda tangan)
- Surat Balasan Instansi Kesehatan
Kop Surat
RSUD XYZ
Jalan Veteran No.15
Surabaya
Telp. (031) 987654
Email: info@xyz.rsud
Nomor Surat dan Tanggal
004/PK/VI/2021
Surabaya, 20 Juni 2021
Perihal
Jawaban atas Pertanyaan Pasien
Isi Surat
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pasien,
Terkait dengan pertanyaan yang disampaikan pada tanggal 15 Juni 2021, kami bermaksud memberikan jawaban sebagai berikut:
Berdasarkan hasil pemeriksa