Setiap perusahaan pasti pernah melakukan negosiasi dengan pihak lain. Negosiasi ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Setelah melakukan negosiasi, biasanya akan disusun surat balasan untuk memberikan jawaban atas tawaran yang diberikan. Surat balasan negosiasi ini sangat penting untuk memberikan kejelasan dan kesepakatan antara kedua belah pihak.
Pengertian Surat Balasan Negosiasi
Surat balasan negosiasi adalah surat yang berisi jawaban atas tawaran yang diberikan oleh pihak lain. Surat ini berfungsi untuk memberikan kejelasan dan kesepakatan atas hasil negosiasi yang telah dilakukan. Surat balasan ini harus disusun dengan baik dan jelas agar tidak menimbulkan salah pengertian antara kedua belah pihak.
Format Surat Balasan Negosiasi
Ada beberapa format yang harus diperhatikan dalam menyusun surat balasan negosiasi, yaitu:
- Penulisan tanggal dan nomor surat
- Penulisan alamat pihak yang dituju
- Penulisan salam pembuka
- Penjelasan atas tawaran yang diberikan
- Penawaran balik yang diberikan
- Penjelasan mengenai kesepakatan yang telah dicapai
- Penutup dengan salam penutup dan tanda tangan
Format surat balasan negosiasi harus disusun dengan jelas dan tertata rapi agar mudah dipahami oleh pihak lain. Selain itu, pastikan juga untuk menggunakan bahasa yang sopan dan santun dalam penyusunan surat.
Contoh Surat Balasan Negosiasi
Berikut ini adalah contoh surat balasan negosiasi:
Contoh Surat Balasan Negosiasi 1
Tanggal: 10 Februari 2022
Nomor Surat: 001/UNI/II/2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur PT ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT UNI mengucapkan terima kasih atas tawaran kerjasama yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami menyatakan bahwa kami setuju untuk melakukan kerjasama dengan PT ABC.
Kami juga ingin menawarkan kontrak kerjasama dengan beberapa perubahan yang kami ajukan. Berikut adalah perubahan yang kami ajukan:
- Penambahan durasi kontrak menjadi 1 tahun
- Penambahan jumlah produk yang akan dipasarkan
- Penambahan promosi produk dengan media online
Kami berharap perubahan yang kami ajukan dapat disetujui oleh pihak PT ABC. Kami siap melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai perubahan yang kami ajukan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT UNI
Direktur Utama
Contoh Surat Balasan Negosiasi 2
Tanggal: 5 Maret 2022
Nomor Surat: 002/PP/III/2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur Utama PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT PQR mengucapkan terima kasih atas tawaran kerjasama yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami menyatakan bahwa kami setuju untuk melakukan kerjasama dengan PT XYZ.
Kami ingin menawarkan beberapa perubahan dalam kontrak kerjasama yang telah dibuat. Berikut adalah perubahan yang kami ajukan:
- Penambahan jumlah pemesanan produk
- Pengurangan harga produk
- Penambahan waktu pembayaran menjadi 60 hari
Kami berharap perubahan yang kami ajukan dapat disetujui oleh pihak PT XYZ. Kami siap melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai perubahan yang kami ajukan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT PQR
Direktur Utama
Contoh Surat Balasan Negosiasi 3
Tanggal: 18 April 2022
Nomor Surat: 003/PTA/IV/2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur PT DEF
Jl. Jendral Gatot Subroto No. 789
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT GHI mengucapkan terima kasih atas tawaran kerjasama yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami menyatakan bahwa kami setuju untuk melakukan kerjasama dengan PT DEF.
Kami ingin menawarkan kontrak kerjasama dengan beberapa perubahan yang kami ajukan. Berikut adalah perubahan yang kami ajukan:
- Penambahan jumlah produk yang akan dipasarkan
- Pengurangan harga produk
- Penambahan promosi produk dengan media online
Kami berharap perubahan yang kami ajukan dapat disetujui oleh pihak PT DEF. Kami siap melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai perubahan yang kami ajukan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT GHI
Direktur Utama
Contoh Surat Balasan Negosiasi 4
Tanggal: 25 Mei 2022
Nomor Surat: 004/PTB/V/2022
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur PT JKL
Jl. Jendral Sudirman No. 234
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Kami dari PT MNO mengucapkan terima kasih atas tawaran kerjasama yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami menyatakan bahwa kami setuju untuk melakukan kerjasama dengan PT JKL.
Kami ingin menawarkan kontrak kerjasama dengan beberapa perubahan yang kami ajukan. Berikut adalah perubahan yang kami ajukan:
- Penambahan durasi kontrak menjadi 2 tahun
- Penambahan promosi produk dengan media cetak
- Penambahan jumlah produk yang akan dipasarkan
Kami berharap perubahan yang kami ajukan dapat disetujui oleh pihak PT JKL. Kami siap melakukan negosiasi lebih lanjut mengenai perubahan yang kami ajukan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT MNO
Direktur Utama
Kesimpulan
Surat balasan negosiasi sangat penting dalam memberikan kejelasan dan kesepakatan antara kedua belah pihak. Surat ini harus disusun dengan baik dan jelas agar tidak menimbulkan salah pengertian. Selain itu, perhatikan juga format surat balasan negosiasi yang harus disesuaikan dengan standar format surat bisnis. Dalam menyusun surat balasan negosiasi, pastikan juga untuk menggunakan bahasa yang sopan dan santun agar tercipta hubungan bisnis yang baik