Surat balasan penawaran barang adalah surat yang digunakan sebagai respon atas penawaran barang atau jasa yang diterima dari pihak lain. Surat ini biasanya dikirimkan oleh perusahaan atau organisasi sebagai bentuk penghargaan terhadap tawaran yang telah diberikan.

Format Surat Balasan Penawaran Barang

Format surat balasan penawaran barang sebaiknya mengikuti standar format surat resmi. Berikut ini adalah format yang dapat diikuti:

  1. Header surat, berisi nama dan alamat perusahaan, nomor telepon, fax, dan email perusahaan.
  2. Tanggal penulisan surat.
  3. Alamat pihak yang dituju.
  4. Salutation atau pembuka surat, berisi kata-kata salam seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat, berisi ucapan terima kasih atas penawaran barang atau jasa yang diterima, penjelasan mengenai keputusan yang diambil, dan penjelasan mengenai tindakan selanjutnya.
  6. Penutup surat, berisi kata-kata penutup seperti “Hormat Kami”
  7. Tanda tangan dan nama perusahaan.

Contoh Surat Balasan Penawaran Barang

Berikut ini adalah beberapa contoh surat balasan penawaran barang yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

PT. ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234568
Email: info@abc.com
Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta Pusat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Kami ucapkan terima kasih atas penawaran barang yang telah Anda sampaikan pada tanggal 15 Desember 2021. Setelah melakukan evaluasi dan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk menerima penawaran Anda.

Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan dengan perusahaan Anda. Untuk itu, kami akan segera mengirimkan PO (Purchase Order) dan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati.

Demikian surat balasan ini kami sampaikan, terima kasih atas kerjasama dan perhatian Anda.

Hormat kami,
PT. ABC
[signature]
[print name and position]

Contoh 2:

PT. DEF
Jl. Imam Bonjol No. 789
Surabaya
Telp: (031) 1234567
Fax: (031) 1234568
Email: info@def.com
Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
PT. GHI
Jl. Pemuda No. 101
Surabaya

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Kami ucapkan terima kasih atas penawaran barang yang telah Anda sampaikan pada tanggal 15 Desember 2021. Setelah melakukan evaluasi dan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk tidak menerima penawaran tersebut.

Kami berharap Anda dapat memahami keputusan kami. Kami juga berharap dapat menjalin kerjasama yang baik di masa depan.

Demikian surat balasan ini kami sampaikan, terima kasih atas kerjasama dan perhatian Anda.

Hormat kami,
PT. DEF
[signature]
[print name and position]

Kesimpulan

Surat balasan penawaran barang adalah surat yang digunakan sebagai respon atas penawaran barang atau jasa yang diterima dari pihak lain. Format surat ini sebaiknya mengikuti standar format surat resmi dan mengandung unsur-unsur seperti ucapan terima kasih, penjelasan mengenai keputusan yang diambil, dan penjelasan mengenai tindakan selanjutnya. Dalam membuat surat balasan penawaran barang, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sopan dan jelas agar dapat memperkuat hubungan bisnis yang terjalin antara kedua belah pihak.