Jika Anda sedang mencari jasa catering untuk acara Anda, pasti Anda akan mendapatkan berbagai penawaran dari penyedia jasa catering. Namun, bagaimana cara Anda memberikan balasan atas penawaran yang telah diterima? Salah satu cara yang umum dilakukan adalah dengan mengirimkan surat balasan penawaran jasa catering. Surat ini berfungsi untuk memberikan konfirmasi atas penawaran yang diterima serta memberikan informasi lebih lanjut mengenai kebutuhan Anda sebagai pelanggan.
Pengertian Surat Balasan Penawaran Jasa Catering
Surat balasan penawaran jasa catering adalah surat yang ditujukan kepada penyedia jasa catering sebagai bentuk konfirmasi atas penawaran yang telah diterima serta memberikan informasi lebih lanjut mengenai kebutuhan pelanggan. Surat ini berisi informasi mengenai tanggal, waktu, dan lokasi acara, jumlah tamu, jenis makanan yang diinginkan, serta informasi lain yang relevan.
Format Surat Balasan Penawaran Jasa Catering
Berikut adalah format umum yang dapat digunakan dalam menulis surat balasan penawaran jasa catering:
- Bagian pembuka. Pada bagian ini, sampaikan ucapan terima kasih atas penawaran yang diterima serta sampaikan bahwa Anda sedang mempertimbangkan penawaran tersebut.
- Informasi acara. Sampaikan informasi mengenai tanggal, waktu, dan lokasi acara secara jelas dan lengkap.
- Jumlah tamu. Sampaikan jumlah tamu yang akan hadir pada acara Anda.
- Jenis makanan. Jelaskan jenis makanan yang diinginkan serta apakah ada kebutuhan khusus seperti makanan vegetarian atau halal.
- Informasi tambahan. Sampaikan informasi lain yang dianggap penting seperti dekorasi, peralatan, atau layanan tambahan.
- Bagian penutup. Sampaikan ucapan terima kasih kembali serta sampaikan bahwa Anda akan segera menghubungi penyedia jasa catering untuk membicarakan lebih lanjut.
Contoh Surat Balasan Penawaran Jasa Catering
Berikut adalah beberapa contoh surat balasan penawaran jasa catering:
Contoh 1
Kepada Yth. Bapak/Ibu di [nama perusahaan catering]
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa catering yang telah diberikan. Kami sedang mempertimbangkan penawaran tersebut dan akan segera memberikan konfirmasi.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin memberikan informasi mengenai acara kami sebagai berikut:
- Tanggal: 15 Agustus 2022
- Waktu: 11.00 – 14.00 WIB
- Lokasi: Gedung Serbaguna Jl. Raya Maju No. 10 Jakarta
- Jumlah tamu: 100 orang
- Jenis makanan: Buffet makanan internasional
Kami juga membutuhkan layanan tambahan seperti dekorasi serta peralatan makan dan minum.
Terima kasih atas perhatiannya dan kami akan segera menghubungi Anda untuk membicarakan lebih lanjut.
Hormat kami,
[Nama dan jabatan]
Contoh 2
Kepada Yth. Bapak/Ibu di [nama perusahaan catering]
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa catering yang telah diberikan. Kami dengan senang hati memberikan konfirmasi bahwa kami akan menggunakan jasa catering dari perusahaan Anda untuk acara kami.
Berikut adalah informasi mengenai acara kami:
- Tanggal: 25 September 2022
- Waktu: 18.00 – 22.00 WIB
- Lokasi: Hotel Serenity Jl. Sudirman No. 20 Jakarta
- Jumlah tamu: 50 orang
- Jenis makanan: Buffet makanan Asia
Kami juga membutuhkan dekorasi dan peralatan makan dan minum. Mohon konfirmasi mengenai harga untuk layanan tambahan tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya dan kami berharap dapat bekerja sama dengan baik dalam acara kami.
Hormat kami,
[Nama dan jabatan]
Contoh 3
Kepada Yth. Bapak/Ibu di [nama perusahaan catering]
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa catering yang telah diberikan. Sayangnya, kami tidak dapat menggunakan jasa catering dari perusahaan Anda untuk acara kami karena alasan tertentu.
Terima kasih atas perhatiannya dan kami berharap dapat bekerja sama di lain kesempatan.
Hormat kami,
[Nama dan jabatan]
Contoh 4
Kepada Yth. Bapak/Ibu di [nama perusahaan catering]
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa catering yang telah diberikan. Kami sedang mempertimbangkan penawaran tersebut dan akan segera memberikan konfirmasi.
Berikut adalah informasi mengenai acara kami:
- Tanggal: 1 Oktober 2022
- Waktu: 12.00 – 15.00 WIB
- Lokasi: Gedung Pertemuan Jl. Jendral Sudirman No. 25 Jakarta
- Jumlah tamu: 200 orang
- Jenis makanan: Buffet makanan Indonesia
Kami juga membutuhkan dekorasi dan peralatan makan dan minum. Mohon konfirmasi mengenai harga untuk layanan tambahan tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya dan kami akan segera menghubungi Anda untuk membicarakan lebih lanjut.
Hormat kami,
[Nama dan jabatan]
Kesimpulan
Surat balasan penawaran jasa catering merupakan bagian penting dalam proses pemesanan jasa catering. Dengan memberikan konfirmasi dan informasi lebih lanjut mengenai kebutuhan pelanggan, penyedia jasa catering dapat menyediakan layanan yang lebih baik dan memuaskan pelanggan. Dalam menulis surat balasan penawaran jasa catering, pastikan untuk menggunakan format yang jelas dan lengkap serta menyertakan informasi yang relevan.