Setiap bisnis pasti membutuhkan produk atau jasa dari pihak lain untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Dalam memenuhi kebutuhan tersebut, seringkali dilakukan proses penawaran dari pihak penjual kepada pihak pembeli. Namun, sebagai pihak pembeli, kita juga harus memberikan tanggapan atas penawaran yang diberikan. Salah satu bentuk tanggapan tersebut adalah dengan mengirimkan surat balasan permintaan penawaran. Artikel ini akan membahas pengertian, format, serta contoh surat balasan permintaan penawaran yang baik dan profesional.
Pengertian Surat Balasan Permintaan Penawaran
Surat balasan permintaan penawaran adalah surat resmi yang dikirimkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual sebagai tanggapan atas penawaran yang telah diberikan. Surat ini berisi informasi mengenai keputusan yang diambil oleh pihak pembeli apakah akan membeli produk/jasa yang ditawarkan atau tidak. Selain itu, surat balasan permintaan penawaran juga berfungsi sebagai bentuk apresiasi atas upaya yang dilakukan oleh pihak penjual serta sebagai sarana untuk menjalin hubungan yang baik antara kedua belah pihak.
Format Surat Balasan Permintaan Penawaran
Untuk membuat surat balasan permintaan penawaran yang baik dan profesional, berikut adalah format yang dapat diikuti:
- Header: berisi informasi mengenai nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: tanggal penulisan surat.
- Alamat tujuan: informasi mengenai pihak penjual yang dituju.
- Perihal: informasi mengenai judul atau nomor penawaran yang ditanggapi.
- Isi surat: berisi informasi mengenai keputusan yang diambil oleh pihak pembeli, apakah akan membeli produk/jasa yang ditawarkan atau tidak. Jika memilih untuk membeli, sertakan juga informasi mengenai jumlah barang yang dibeli, harga, dan informasi lainnya yang diperlukan. Jika tidak memilih untuk membeli, sertakan juga alasan mengapa memilih untuk tidak membeli.
- Pengakhiran: ucapan terima kasih atas penawaran yang diberikan, serta harapan untuk menjalin hubungan yang baik di masa depan.
- Tanda tangan: ditandatangani oleh pihak pembeli.
Contoh Surat Balasan Permintaan Penawaran
Berikut adalah contoh surat balasan permintaan penawaran yang baik dan profesional:
Contoh 1
PT. ABC
Jalan Merdeka No. 10
Bandung
Telepon: 022-12345678
Email: abc@abc.com
Bandung, 1 Januari 2021
PT. XYZ
Jalan Pahlawan No. 20
Jakarta
Perihal: Penawaran Barang Elektronik
Kepada Yth. PT. XYZ
Dengan hormat,
Terima kasih atas penawaran barang elektronik yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk memesan 10 unit televisi LED ukuran 32 inci dengan harga Rp 3.000.000 per unit. Kami akan melakukan pembayaran sebesar 50% dari total harga sebagai tanda jadi, dan sisa pembayaran akan dilunasi sebelum barang dikirimkan ke alamat kami.
Kami mengharapkan agar proses pengiriman dapat dilakukan secepat mungkin dan dengan kualitas yang baik. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh 2
PT. DEF
Jalan Sudirman No. 15
Surabaya
Telepon: 031-23456789
Email: def@def.com
Surabaya, 1 Januari 2021
PT. GHI
Jalan Diponegoro No. 25
Semarang
Perihal: Penawaran Jasa Penerjemahan
Kepada Yth. PT. GHI
Dengan hormat,
Terima kasih atas penawaran jasa penerjemahan yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk tidak menggunakan jasa penerjemahan yang ditawarkan oleh PT. GHI. Hal ini dikarenakan kami telah menemukan jasa penerjemahan yang lebih sesuai dengan kebutuhan kami.
Kami mengapresiasi upaya yang telah dilakukan oleh PT. GHI dalam memberikan penawaran yang baik. Terima kasih atas kerjasama yang baik dan semoga sukses selalu.
Hormat kami,
PT. DEF
Contoh 3
PT. JKL
Jalan Ahmad Yani No. 30
Medan
Telepon: 061-34567890
Email: jkl@jkl.com
Medan, 1 Januari 2021
PT. MNO
Jalan Gatot Subroto No. 35
Makassar
Perihal: Penawaran Jasa Keamanan
Kepada Yth. PT. MNO
Dengan hormat,
Terima kasih atas penawaran jasa keamanan yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk membeli jasa keamanan yang ditawarkan oleh PT. MNO. Kami akan memesan 5 orang petugas keamanan dengan harga Rp 10.000.000 per bulan. Kami akan melakukan pembayaran sebesar 50% dari total harga sebagai tanda jadi, dan sisa pembayaran akan dilunasi sebelum bulan berikutnya dimulai.
Kami mengharapkan agar petugas keamanan yang diberikan dapat bekerja dengan baik dan profesional. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Hormat kami,
PT. JKL
Contoh 4
PT. PQR
Jalan Diponegoro No. 40
Yogyakarta
Telepon: 0274-45678901
Email: pqr@pqr.com
Yogyakarta, 1 Januari 2021
PT. STU
Jalan Imam Bonjol No. 45
Denpasar
Perihal: Penawaran Jasa Pemasaran Online
Kepada Yth. PT. STU
Dengan hormat,
Terima kasih atas penawaran jasa pemasaran online yang telah diberikan kepada kami. Setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami memutuskan untuk tidak menggunakan jasa pemasaran online yang ditawarkan oleh PT. STU. Hal ini dikarenakan kami telah memiliki tim pemasaran online yang cukup handal dalam mengelola bisnis kami.
Kami mengapresiasi upaya yang telah dilakukan oleh PT. STU dalam memberikan penawaran yang baik. Terima kasih atas kerjasama yang baik dan semoga sukses selalu.
Hormat kami,
PT. PQR
Kesimpulan
Surat balasan permintaan penawaran merupakan surat yang penting untuk dikirimkan sebagai tanggapan atas penawaran yang diberikan oleh pihak penjual. Dalam membuat surat balasan permintaan penawaran, perhatikan format yang baik dan profesional serta sertakan informasi mengenai keputusan yang diambil. Dengan demikian, hubungan antara kedua belah pihak dapat terjalin dengan baik dan lancar.