Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan adalah dokumen penting dalam suatu proses pengadaan barang atau jasa. Dokumen ini berisi hasil klarifikasi dari pihak penyedia barang atau jasa terkait temuan atau kekurangan yang ditemukan pada proses tender atau pelaksanaan kontrak.
Pengertian Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan adalah dokumen tertulis yang dibuat sebagai hasil dari klarifikasi antara pihak penyedia barang atau jasa dengan pihak pengadaan. Dokumen ini dibuat untuk menyampaikan hasil klarifikasi dan kesepakatan antara kedua belah pihak terkait temuan atau kekurangan yang ditemukan pada proses tender atau pelaksanaan kontrak. Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan menjadi dasar dalam menentukan langkah-langkah selanjutnya seperti pengajuan perubahan kontrak atau pemutusan kontrak.
Format Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Format Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Judul Surat
- Identitas Pihak-pihak yang Terlibat
- Kronologi Kegiatan
- Temuan atau Kekurangan yang Ditemukan
- Hasil Klarifikasi
- Penutup
Adapun penjelasan mengenai masing-masing bagian format Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan adalah sebagai berikut:
- Judul Surat
Judul Surat memuat informasi mengenai dokumen yang dibuat, yaitu Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan.
- Identitas Pihak-pihak yang Terlibat
Bagian ini berisi identitas pihak-pihak yang terlibat dalam klarifikasi temuan, yaitu:
- Nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa
- Nama dan alamat pihak pengadaan
- Nama dan jabatan dari masing-masing pihak yang terlibat
- Kronologi Kegiatan
Bagian ini berisi kronologi kegiatan dari awal sampai akhirnya terjadi temuan atau kekurangan. Kronologi kegiatan penting untuk memberikan gambaran lengkap mengenai proses tender atau pelaksanaan kontrak.
- Temuan atau Kekurangan yang Ditemukan
Bagian ini berisi informasi mengenai temuan atau kekurangan yang ditemukan pada proses tender atau pelaksanaan kontrak. Informasi ini harus jelas dan detail agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
- Hasil Klarifikasi
Bagian ini berisi hasil dari klarifikasi antara pihak penyedia barang atau jasa dengan pihak pengadaan terkait temuan atau kekurangan yang ditemukan. Hasil klarifikasi harus disepakati oleh kedua belah pihak dan harus dicantumkan dalam surat berita acara ini.
- Penutup
Bagian penutup memuat informasi mengenai kesepakatan yang dicapai antara kedua belah pihak serta tanda tangan dari masing-masing pihak. Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam klarifikasi.
Contoh Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Berikut adalah contoh Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan:
Contoh 1
Judul Surat : Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Identitas Pihak-pihak yang Terlibat:
- Nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa: PT. ABC, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
- Nama dan alamat pihak pengadaan: PT. XYZ, Jl. Gatot Subroto No. 20, Jakarta
- Nama dan jabatan dari masing-masing pihak yang terlibat: Direktur PT. ABC dan Direktur PT. XYZ
Kronologi Kegiatan:
- PT. XYZ mengadakan lelang untuk pengadaan alat berat.
- PT. ABC mengikuti lelang dan memenangkan tender tersebut.
- Saat pelaksanaan kontrak, PT. XYZ menemukan bahwa ada beberapa spesifikasi alat berat yang tidak sesuai dengan kontrak.
Temuan atau Kekurangan yang Ditemukan:
Beberapa spesifikasi alat berat yang tidak sesuai dengan kontrak, yaitu:
- Warna alat berat yang berbeda.
- Kapasitas angkut yang lebih kecil dari yang dijanjikan.
- Kondisi mesin yang kurang baik.
Hasil Klarifikasi:
Setelah dilakukan klarifikasi, PT. ABC menyatakan bersedia mengganti alat berat dengan spesifikasi yang sesuai dengan kontrak. PT. XYZ menyatakan menerima tawaran penggantian alat berat tersebut.
Penutup:
Dalam surat berita acara ini, kedua belah pihak menyatakan telah mencapai kesepakatan dan menandatangani surat berita acara ini.
Contoh 2
Judul Surat : Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Identitas Pihak-pihak yang Terlibat:
- Nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa: PT. DEF, Jl. Asia Afrika No. 30, Bandung
- Nama dan alamat pihak pengadaan: Pemerintah Kabupaten X, Jl. Diponegoro No. 15, Kabupaten X
- Nama dan jabatan dari masing-masing pihak yang terlibat: Direktur PT. DEF dan Kepala Dinas Pemerintah Kabupaten X
Kronologi Kegiatan:
- Pemerintah Kabupaten X mengadakan pengadaan peralatan medis.
- PT. DEF mengajukan penawaran dan memenangkan tender tersebut.
- Saat pelaksanaan kontrak, Pemerintah Kabupaten X menemukan bahwa ada beberapa peralatan medis yang tidak berfungsi dengan baik.
Temuan atau Kekurangan yang Ditemukan:
Beberapa peralatan medis yang tidak berfungsi dengan baik, yaitu:
- Alat EKG tidak dapat menghasilkan hasil yang akurat.
- Alat USG tidak berfungsi.
Hasil Klarifikasi:
Setelah dilakukan klarifikasi, PT. DEF menyatakan bersedia mengganti alat EKG dan USG yang tidak berfungsi dengan baik dengan alat yang baru dan berfungsi dengan baik. Pemerintah Kabupaten X menyatakan menerima tawaran penggantian tersebut.
Penutup:
Dalam surat berita acara ini, kedua belah pihak menyatakan telah mencapai kesepakatan dan menandatangani surat berita acara ini.
Contoh 3
Judul Surat : Surat Berita Acara Klarifikasi Temuan
Identitas Pihak-pihak yang Terlibat:
- Nama dan alamat pihak penyedia barang atau jasa: PT. GHI, Jl. Veteran No. 5, Surabaya
- Nama dan