Surat guide order atau surat perintah pengiriman adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk memberikan instruksi kepada pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman barang atau jasa. Surat ini berisi informasi mengenai barang atau jasa yang akan dikirim, alamat tujuan, dan juga jasa pengiriman yang digunakan.
Format Surat Guide Order
Format surat guide order terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diisi dengan benar dan lengkap. Berikut adalah format yang umum digunakan:
- Kepada (nama dan alamat penerima)
- Dari (nama dan alamat pengirim)
- Tanggal pengiriman
- Nomor surat
- Uraian barang/jasa
- Jumlah/berat/ukuran barang
- Jenis layanan pengiriman
- Biaya pengiriman
- Catatan khusus (jika ada)
Setelah format diisi dengan benar, surat guide order harus ditandatangani oleh pengirim dan juga penerima untuk menghindari kesalahan pengiriman.
Contoh Surat Guide Order
Berikut adalah beberapa contoh surat guide order yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Kepada: PT XYZ
Dari: PT ABC
Tanggal: 12 Oktober 2021
Nomor: 001/SGO/ABC/2021
Uraian Barang/Jasa:
- 50 buah baju kaos warna putih
- 25 buah baju kaos warna hitam
- 10 buah celana jeans warna biru
- 5 pasang sepatu sneakers warna hitam
Jumlah/Berat/Ukuran Barang:
- Baju kaos: ukuran M-L
- Celana jeans: ukuran 32-34
- Sepatu sneakers: ukuran 40-43
Jenis Layanan Pengiriman: JNE
Biaya Pengiriman: Rp 500.000
Catatan Khusus: Barang harus tiba sebelum tanggal 15 Oktober 2021.
Contoh 2
Kepada: PT DEF
Dari: PT GHI
Tanggal: 20 November 2021
Nomor: 002/SGO/GHI/2021
Uraian Barang/Jasa:
- 100 buah buku pelajaran
- 50 buah pulpen warna hitam
- 25 buah penghapus
Jumlah/Berat/Ukuran Barang:
- Buku: berat 50 kg
- Pulpen: ukuran 14 cm
- Penghapus: ukuran 5 cm
Jenis Layanan Pengiriman: TIKI
Biaya Pengiriman: Rp 750.000
Catatan Khusus: Pengiriman harus dilakukan pada hari kerja.
Contoh 3
Kepada: PT JKL
Dari: PT MNO
Tanggal: 5 Desember 2021
Nomor: 003/SGO/MNO/2021
Uraian Barang/Jasa:
- 2 unit komputer desktop
- 1 unit printer
Jumlah/Berat/Ukuran Barang:
- Komputer desktop: berat 10 kg
- Printer: berat 3 kg
Jenis Layanan Pengiriman: GOJEK
Biaya Pengiriman: Rp 150.000
Catatan Khusus: Pengiriman harus dilakukan pada jam kerja.
Contoh 4
Kepada: PT PQR
Dari: PT STU
Tanggal: 10 Januari 2022
Nomor: 004/SGO/STU/2022
Uraian Barang/Jasa:
- 5 kg bawang merah
- 10 kg bawang putih
Jumlah/Berat/Ukuran Barang:
- Bawang merah: 5 kg
- Bawang putih: 10 kg
Jenis Layanan Pengiriman: GRAB
Biaya Pengiriman: Rp 100.000
Catatan Khusus: Pengiriman harus dilakukan pada hari kerja.
Kesimpulan
Surat guide order sangat penting untuk memastikan barang atau jasa yang dikirimkan sampai pada tujuan dengan tepat dan aman. Dengan mengikuti format yang benar dan lengkap serta memperhatikan contoh-contoh yang telah disebutkan di atas, diharapkan surat guide order dapat disusun dengan mudah dan efektif.