Surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang ingin mengetahui lebih lanjut mengenai produk atau layanan yang ditawarkan oleh pihak lain. Dalam surat ini, pengirim akan menanyakan beberapa hal yang ingin diketahui atau meminta penjelasan mengenai suatu hal yang belum jelas.

Format Surat Inquiry Letter

Sebelum menulis surat inquiry letter, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terlebih dahulu. Format surat ini biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya, yaitu:

  1. Header surat
  2. Tanggal
  3. Alamat pengirim
  4. Alamat tujuan
  5. Salutation
  6. Isi surat
  7. Complimentary close
  8. Tanda tangan pengirim

Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing elemen dalam format surat inquiry letter:

  1. Header surat
    Header surat biasanya berisi informasi mengenai identitas pengirim dan tujuan surat. Informasi yang perlu disebutkan di header surat antara lain nama perusahaan/individu pengirim, alamat, nomor telepon, dan email (jika ada).
  2. Tanggal
    Tanggal penulisan surat perlu disebutkan pada bagian ini. Format penulisan tanggal bisa mengikuti format yang umum digunakan, seperti 19 Maret 2021 atau 19/03/2021.
  3. Alamat pengirim
    Alamat pengirim perlu disebutkan pada surat ini agar pihak yang dituju bisa mengirimkan balasan surat ke alamat yang benar.
  4. Alamat tujuan
    Alamat tujuan perlu disebutkan dengan jelas agar surat bisa sampai ke tujuan dengan tepat.
  5. Salutation
    Salutation diawali dengan kalimat pembuka seperti “Dear” atau “To”. Selanjutnya, tuliskan nama atau jabatan pihak yang dituju. Jika Anda tidak mengetahui nama atau jabatan yang tepat, Anda bisa menuliskan “To Whom It May Concern”.
  6. Isi surat
    Bagian isi surat adalah bagian yang paling penting dalam surat inquiry letter. Pastikan Anda telah merencanakan pertanyaan atau klarifikasi yang ingin diajukan dengan jelas dan terstruktur. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas agar pihak yang dituju dapat memahami maksud Anda.
  7. Complimentary close
    Complimentary close merupakan kalimat penutup yang digunakan pada surat resmi. Beberapa kalimat penutup yang bisa digunakan antara lain “Sincerely” atau “Best regards”.
  8. Tanda tangan pengirim
    Tanda tangan pengirim perlu dicantumkan pada surat untuk menandakan bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh pengirim yang terdaftar.

Contoh Surat Inquiry Letter

Berikut adalah beberapa contoh surat inquiry letter yang dapat dijadikan referensi:

  1. Contoh 1

    PT. ABC
    Jl. Sudirman No. 123
    Jakarta 12345
    Telp. (021) 123456
    Email: abc@abc.com

    19 Maret 2021

    PT. XYZ
    Jl. Gatot Subroto No. 456
    Jakarta 67890

    Dear Marketing Manager,

    Kami dari PT. ABC yang bergerak di bidang pengolahan makanan ingin mengetahui lebih lanjut mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ. Kami tertarik dengan produk-produk Anda dan ingin mengetahui lebih detail mengenai spesifikasi, harga, dan syarat pembelian. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Sincerely,
    John Doe
    Marketing Manager PT. ABC

  2. Contoh 2

    CV. DEF
    Jl. Imam Bonjol No. 789
    Surabaya 12345
    Telp. (031) 123456
    Email: def@def.com

    19 Maret 2021

    PT. JKL
    Jl. Diponegoro No. 101
    Surabaya 67890

    To Whom It May Concern,

    Kami dari CV. DEF ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan jasa yang ditawarkan oleh PT. JKL. Kami tertarik dengan layanan jasa Anda dan ingin mengetahui lebih detail mengenai harga, waktu pengerjaan, dan prosedur pemesanan. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Best regards,
    Jane Doe
    Manager CV. DEF

  3. Contoh 3

    PT. GHI
    Jl. Thamrin No. 456
    Bandung 12345
    Telp. (022) 123456
    Email: ghi@ghi.com

    19 Maret 2021

    CV. MNO
    Jl. Asia Afrika No. 789
    Bandung 67890

    Dear Human Resources Manager,

    Kami dari PT. GHI ingin mengetahui lebih lanjut mengenai peluang kerja yang tersedia di CV. MNO. Kami tertarik dengan profesi yang ditawarkan oleh CV. MNO dan ingin mengetahui lebih detail mengenai kualifikasi yang dibutuhkan, gaji yang ditawarkan, dan prosedur perekrutan. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Sincerely,
    John Doe
    Human Resources Manager PT. GHI

  4. Contoh 4

    CV. PQR
    Jl. Diponegoro No. 101
    Semarang 12345
    Telp. (024) 123456
    Email: pqr@pqr.com

    19 Maret 2021

    PT. STU
    Jl. Gajah Mada No. 789
    Semarang 67890

    Dear Customer Service Manager,

    Kami dari CV. PQR ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan pelanggan yang ditawarkan oleh PT. STU. Kami memiliki beberapa pertanyaan mengenai layanan pelanggan Anda dan berharap dapat segera mendapatkan penjelasan yang jelas dan terstruktur. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang ingin kami tanyakan:

    • Bagaimana prosedur untuk mengajukan keluhan terhadap produk yang kami beli?
    • Apakah ada waktu tertentu untuk menghubungi layanan pelanggan Anda?
    • Bagaimana prosedur untuk mengajukan permintaan pengembalian produk?

    Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

    Best regards,
    Jane Doe
    Customer Service Manager CV. PQR

Kesimpulan

Surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal kepada pihak yang berwenang. Surat ini perlu ditulis dengan format yang benar agar pihak yang dituju dapat memahami maksud dari surat tersebut. Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menulis surat inquiry letter antara lain memperhatikan format surat, menentukan pertanyaan atau klarifikasi yang ingin diajukan, dan menggunakan bahasa yang sopan dan jelas. Dengan menulis surat inquiry letter yang baik,