Surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang ingin mengetahui lebih lanjut mengenai produk atau layanan yang ditawarkan oleh pihak lain. Dalam surat ini, pengirim akan menanyakan beberapa hal yang ingin diketahui atau meminta penjelasan mengenai suatu hal yang belum jelas.
Format Surat Inquiry Letter
Sebelum menulis surat inquiry letter, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terlebih dahulu. Format surat ini biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya, yaitu:
- Header surat
- Tanggal
- Alamat pengirim
- Alamat tujuan
- Salutation
- Isi surat
- Complimentary close
- Tanda tangan pengirim
Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing elemen dalam format surat inquiry letter:
- Header surat
Header surat biasanya berisi informasi mengenai identitas pengirim dan tujuan surat. Informasi yang perlu disebutkan di header surat antara lain nama perusahaan/individu pengirim, alamat, nomor telepon, dan email (jika ada). - Tanggal
Tanggal penulisan surat perlu disebutkan pada bagian ini. Format penulisan tanggal bisa mengikuti format yang umum digunakan, seperti 19 Maret 2021 atau 19/03/2021. - Alamat pengirim
Alamat pengirim perlu disebutkan pada surat ini agar pihak yang dituju bisa mengirimkan balasan surat ke alamat yang benar. - Alamat tujuan
Alamat tujuan perlu disebutkan dengan jelas agar surat bisa sampai ke tujuan dengan tepat. - Salutation
Salutation diawali dengan kalimat pembuka seperti “Dear” atau “To”. Selanjutnya, tuliskan nama atau jabatan pihak yang dituju. Jika Anda tidak mengetahui nama atau jabatan yang tepat, Anda bisa menuliskan “To Whom It May Concern”. - Isi surat
Bagian isi surat adalah bagian yang paling penting dalam surat inquiry letter. Pastikan Anda telah merencanakan pertanyaan atau klarifikasi yang ingin diajukan dengan jelas dan terstruktur. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas agar pihak yang dituju dapat memahami maksud Anda. - Complimentary close
Complimentary close merupakan kalimat penutup yang digunakan pada surat resmi. Beberapa kalimat penutup yang bisa digunakan antara lain “Sincerely” atau “Best regards”. - Tanda tangan pengirim
Tanda tangan pengirim perlu dicantumkan pada surat untuk menandakan bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh pengirim yang terdaftar.
Contoh Surat Inquiry Letter
Berikut adalah beberapa contoh surat inquiry letter yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: abc@abc.com19 Maret 2021
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890Dear Marketing Manager,
Kami dari PT. ABC yang bergerak di bidang pengolahan makanan ingin mengetahui lebih lanjut mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ. Kami tertarik dengan produk-produk Anda dan ingin mengetahui lebih detail mengenai spesifikasi, harga, dan syarat pembelian. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Sincerely,
John Doe
Marketing Manager PT. ABCContoh 2
CV. DEF
Jl. Imam Bonjol No. 789
Surabaya 12345
Telp. (031) 123456
Email: def@def.com19 Maret 2021
PT. JKL
Jl. Diponegoro No. 101
Surabaya 67890To Whom It May Concern,
Kami dari CV. DEF ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan jasa yang ditawarkan oleh PT. JKL. Kami tertarik dengan layanan jasa Anda dan ingin mengetahui lebih detail mengenai harga, waktu pengerjaan, dan prosedur pemesanan. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Best regards,
Jane Doe
Manager CV. DEFContoh 3
PT. GHI
Jl. Thamrin No. 456
Bandung 12345
Telp. (022) 123456
Email: ghi@ghi.com19 Maret 2021
CV. MNO
Jl. Asia Afrika No. 789
Bandung 67890Dear Human Resources Manager,
Kami dari PT. GHI ingin mengetahui lebih lanjut mengenai peluang kerja yang tersedia di CV. MNO. Kami tertarik dengan profesi yang ditawarkan oleh CV. MNO dan ingin mengetahui lebih detail mengenai kualifikasi yang dibutuhkan, gaji yang ditawarkan, dan prosedur perekrutan. Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Sincerely,
John Doe
Human Resources Manager PT. GHIContoh 4
CV. PQR
Jl. Diponegoro No. 101
Semarang 12345
Telp. (024) 123456
Email: pqr@pqr.com19 Maret 2021
PT. STU
Jl. Gajah Mada No. 789
Semarang 67890Dear Customer Service Manager,
Kami dari CV. PQR ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan pelanggan yang ditawarkan oleh PT. STU. Kami memiliki beberapa pertanyaan mengenai layanan pelanggan Anda dan berharap dapat segera mendapatkan penjelasan yang jelas dan terstruktur. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang ingin kami tanyakan:
- Bagaimana prosedur untuk mengajukan keluhan terhadap produk yang kami beli?
- Apakah ada waktu tertentu untuk menghubungi layanan pelanggan Anda?
- Bagaimana prosedur untuk mengajukan permintaan pengembalian produk?
Kami berharap dapat segera mendapatkan informasi yang kami butuhkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Best regards,
Jane Doe
Customer Service Manager CV. PQR
Kesimpulan
Surat inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal kepada pihak yang berwenang. Surat ini perlu ditulis dengan format yang benar agar pihak yang dituju dapat memahami maksud dari surat tersebut. Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menulis surat inquiry letter antara lain memperhatikan format surat, menentukan pertanyaan atau klarifikasi yang ingin diajukan, dan menggunakan bahasa yang sopan dan jelas. Dengan menulis surat inquiry letter yang baik,