Sebagai bagian dari tugas-tugas seorang pemimpin atau atasan, seringkali kita diberikan tugas untuk memberikan arahan atau instruksi kepada bawahan. Salah satu bentuk instruksi yang umum diberikan adalah surat instruksi. Surat instruksi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang memuat arahan, keputusan, atau tindakan yang harus dilakukan oleh pihak yang dituju. Pada artikel ini, kami akan membahas tentang pengertian, format, dan contoh surat instruksi.

Pengertian Surat Instruksi

Surat instruksi adalah bentuk komunikasi tertulis dari atasan kepada bawahan untuk memberikan arahan atau petunjuk tentang tindakan yang harus diambil. Surat instruksi memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan atau sengketa di masa depan.

Surat instruksi umumnya digunakan untuk memberikan arahan terkait:

  • Pekerjaan atau tugas yang harus dilakukan
  • Waktu penyelesaian tugas
  • Sasaran atau target yang harus dicapai
  • Metode atau prosedur yang harus diikuti
  • Penilaian atau evaluasi kinerja

Format Surat Instruksi

Surat instruksi harus memuat informasi yang jelas dan lengkap agar tidak terjadi kesalahpahaman. Format surat instruksi terdiri dari:

  1. Header

Header surat instruksi mencakup nama perusahaan atau lembaga, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan email.

  1. Perihal

Perihal surat instruksi menjelaskan tentang isi surat secara singkat dan jelas.

  1. Pembukaan

Pembukaan surat instruksi berfungsi untuk memperkenalkan diri dan memberikan alasan mengapa surat tersebut ditulis.

  1. Isi

Isi surat instruksi harus disusun dengan jelas dan padat, serta harus memuat informasi tentang tugas atau tindakan yang harus dilakukan oleh pihak yang dituju.

  1. Penutup

Penutup surat instruksi berisi ucapan terima kasih dan harapan agar tugas atau tindakan yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik.

  1. Tanda tangan

Surat instruksi harus ditandatangani oleh atasan yang berwenang untuk memberikan instruksi.

Contoh Surat Instruksi

Berikut ini adalah beberapa contoh surat instruksi yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1: Surat Instruksi Penyelesaian Tugas

Kepada Yth,

Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, setiap karyawan diharapkan dapat menyelesaikan tugas sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, dengan ini kami memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu untuk menyelesaikan tugas berikut:

Deskripsi Tugas:

  • Nama Proyek: Pembuatan Website Perusahaan
  • Waktu Pengerjaan: 1 bulan
  • Tanggal Mulai: 1 Agustus 2021
  • Tanggal Selesai: 1 September 2021
  • Sasaran: Website harus selesai dan online pada tanggal 1 September 2021

Metode:

  • Buat rencana kerja harian dan mingguan
  • Lakukan evaluasi setiap minggu
  • Komunikasikan perkembangan dengan atasan setiap pekan

Harap selesaikan tugas dengan baik dan tepat waktu. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Atasan

Contoh 2: Surat Instruksi Evaluasi Kinerja

Kepada Yth,

Dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan, kami akan melakukan evaluasi kinerja secara rutin setiap enam bulan sekali. Dalam hal ini, kami memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu untuk:

Deskripsi Tugas:

  • Mengisi formulir evaluasi kinerja
  • Menyiapkan data atau dokumen yang diperlukan sebagai bahan evaluasi
  • Bertemu dengan atasan untuk membahas hasil evaluasi

Waktu:

  • Mengisi formulir evaluasi kinerja: 1-7 Agustus 2021
  • Bertemu dengan atasan: 15-20 Agustus 2021

Harap Bapak/Ibu dapat melaksanakan tugas dengan baik dan tepat waktu. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Atasan

Contoh 3: Surat Instruksi Penyelesaian Masalah

Kepada Yth,

Dalam rangka menyelesaikan masalah yang terjadi di departemen, kami memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu untuk:

Deskripsi Masalah:

  • Terlambatnya penyerahan laporan
  • Tidak lengkapnya data pada laporan
  • Kesalahan dalam penyusunan laporan

Tindakan:

  • Buat jadwal penyerahan laporan yang baru dan pastikan terpenuhi
  • Periksa kembali data yang diperlukan dan pastikan lengkap
  • Perbaiki kesalahan dan pastikan laporan telah benar

Harap Bapak/Ibu dapat melaksanakan tugas dengan baik dan tepat waktu. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Atasan

Contoh 4: Surat Instruksi Pelaksanaan Acara

Kepada Yth,

Dalam rangka pelaksanaan acara ulang tahun perusahaan, kami memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu untuk:

Deskripsi Tugas:

  • Membuat konsep acara
  • Menyiapkan anggaran acara
  • Membuat daftar tamu dan undangan
  • Menyewa tempat acara
  • Menyiapkan perlengkapan dan dekorasi

Waktu:

  • Mulai persiapan: 1 Agustus 2021
  • Tanggal acara: 10 September 2021

Harap Bapak/Ibu dapat melaksanakan tugas dengan baik dan tepat waktu. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Atasan

Kesimpulan

Surat instruksi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang berisi arahan atau petunjuk tentang tindakan yang harus dilakukan. Format surat instruksi terdiri dari header, perihal, pembukaan, isi, penutup, dan tanda tangan. Contoh surat instruksi dapat digunakan sebagai referensi dalam menyusun surat instruksi yang baik dan benar. Dengan mengikuti format dan memperhatikan konten yang disampaikan, surat instruksi dapat membantu dalam meningkatkan kinerja dan efektivitas kerja.