Surat internal memorandum adalah bentuk surat yang digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Surat ini digunakan untuk memberikan pesan secara tertulis dari satu departemen ke departemen lainnya di dalam perusahaan atau organisasi. Surat internal memorandum juga dapat digunakan untuk memberikan informasi tentang kebijakan baru, perubahan, atau pengumuman penting lainnya.
Format Surat Internal Memorandum
Format surat internal memorandum terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header
Header surat internal memorandum terdiri dari nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email. Header ini biasanya ditempatkan di sebelah kiri atas halaman.
- Tanggal
Tanggal surat internal memorandum ditempatkan di bawah header dan di sebelah kanan atas halaman. Format tanggal yang digunakan adalah tanggal-bulan-tahun.
- Alamat
Alamat surat internal memorandum ditempatkan di bawah tanggal dan di sebelah kiri atas halaman. Alamat ini berisi nama departemen yang dituju dan nama penerima surat.
- Subjek
Subjek surat internal memorandum ditempatkan di bawah alamat dan di sebelah kiri halaman. Subjek surat harus jelas dan singkat sehingga penerima surat dapat dengan mudah memahami isi surat.
- Isi Surat
Isi surat internal memorandum harus jelas dan singkat. Isi surat harus mencakup informasi yang diperlukan dan tidak boleh terlalu panjang. Tulisan harus mudah dibaca dan dimengerti oleh penerima surat.
- Tanda Tangan
Tanda tangan surat internal memorandum ditempatkan di bawah isi surat dan di sebelah kanan halaman. Tanda tangan harus diikuti oleh nama pengirim dan jabatannya.
Contoh Surat Internal Memorandum
Berikut adalah beberapa contoh surat internal memorandum:
Contoh 1: Surat Internal Memorandum tentang Kebijakan Baru
Perusahaan ABC
Jl. Raya Bogor No. 123
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 1234568
Email: info@abc.com
Jakarta, 12 Februari 2021
Kepada:
Semua Karyawan
Subjek: Kebijakan Baru
Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan, kami mengumumkan kebijakan baru yang akan diterapkan mulai tanggal 15 Februari 2021. Kebijakan baru ini mencakup perubahan dalam sistem kerja, jam kerja, dan evaluasi kinerja karyawan.
Kami akan memberikan informasi lebih lanjut tentang kebijakan baru ini dalam rapat yang akan diadakan pada hari Kamis, 18 Februari 2021 pukul 09.00 WIB di ruang rapat utama.
Salam Hormat,
John Doe
Direktur Utama
Contoh 2: Surat Internal Memorandum tentang Perubahan Jadwal Rapat
Perusahaan XYZ
Jl. Raya Bandung No. 456
Telp. (022) 9876543
Fax. (022) 9876544
Email: info@xyz.com
Bandung, 1 Maret 2021
Kepada:
Semua Karyawan
Subjek: Perubahan Jadwal Rapat
Dalam rangka mengakomodasi jadwal yang lebih baik, kami mengubah jadwal rapat yang semula dijadwalkan pada hari Jumat, 5 Maret 2021 menjadi hari Kamis, 4 Maret 2021 pada pukul 10.00 WIB di ruang rapat utama.
Harap maklum atas perubahan ini dan kami berharap semua karyawan dapat hadir pada rapat tersebut.
Salam Hormat,
Jane Smith
Manajer HRD
Contoh 3: Surat Internal Memorandum tentang Pengumuman Penting
Perusahaan LMN
Jl. Raya Surabaya No. 789
Telp. (031) 6543210
Fax. (031) 6543211
Email: info@lmn.com
Surabaya, 15 April 2021
Kepada:
Semua Karyawan
Subjek: Pengumuman Penting
Kami ingin mengumumkan bahwa perusahaan akan mengadakan acara kegiatan sosial pada hari Minggu, 25 April 2021 di Taman Wisata Mekarsari. Kegiatan ini terbuka untuk semua karyawan dan keluarga.
Untuk mendaftar dan informasi lebih lanjut, silakan hubungi panitia acara kegiatan sosial di nomor telepon (031) 6543212 atau email sosial@lmn.com.
Salam Hormat,
David Brown
Manajer Umum
Contoh 4: Surat Internal Memorandum tentang Peringatan Hari Kemerdekaan
Perusahaan PQR
Jl. Raya Denpasar No. 111
Telp. (0361) 1234567
Fax. (0361) 1234568
Email: info@pqr.com
Denpasar, 10 Agustus 2021
Kepada:
Semua Karyawan
Subjek: Peringatan Hari Kemerdekaan
Dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan RI ke-76, perusahaan akan mengadakan upacara bendera pada hari Selasa, 17 Agustus 2021 pada pukul 08.00 WITA di halaman kantor pusat.
Harap semua karyawan dapat hadir pada upacara bendera dan mengenakan pakaian serba putih.
Salam Hormat,
Sarah Lee
Manajer Keuangan
Kesimpulan
Surat internal memorandum adalah bentuk surat yang digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Format surat internal memorandum terdiri dari beberapa bagian, yaitu header, tanggal, alamat, subjek, isi surat, dan tanda tangan. Isi surat harus jelas dan singkat serta mencakup informasi yang diperlukan. Beberapa contoh surat internal memorandum yang umum digunakan adalah surat tentang kebijakan baru, perubahan jadwal rapat, pengumuman penting, dan peringatan hari kemerdekaan.