Surat internal office memo adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang sering digunakan dalam sebuah perusahaan. Surat ini ditujukan untuk menginformasikan sesuatu kepada anggota tim atau departemen yang terkait, seperti informasi terkait kebijakan perusahaan, perubahan jadwal kerja, atau pengumuman penting lainnya. Dalam artikel ini, akan dibahas mengenai pengertian, format, dan contoh surat internal office memo yang dapat menjadi referensi bagi Anda dalam membuat surat ini.
Pengertian Surat Internal Office Memo
Surat internal office memo adalah salah satu jenis surat bisnis yang ditujukan untuk menyampaikan informasi penting atau kebijakan perusahaan kepada karyawan atau anggota departemen yang terkait. Surat ini biasanya disebarkan secara internal di dalam perusahaan dan tidak diperuntukkan untuk publik. Tujuan dari surat ini adalah untuk memastikan bahwa semua anggota tim atau departemen yang terkait mendapatkan informasi yang sama dan tepat waktu.
Format Surat Internal Office Memo
Untuk membuat surat internal office memo yang efektif, ada beberapa format dan elemen yang perlu diperhatikan. Berikut adalah format umum yang dapat digunakan:
- Header: Bagian ini memuat informasi penting seperti tanggal pengiriman, kepada siapa surat ditujukan, dan dari siapa surat ini berasal.
- Subject: Bagian ini memuat judul atau topik surat yang ingin disampaikan.
- Pengantar: Bagian ini memperkenalkan topik surat dan memberikan konteks yang diperlukan.
- Isi Surat: Bagian ini merupakan inti surat yang berisi informasi atau pengumuman penting yang ingin disampaikan.
- Tindakan yang Diperlukan: Bagian ini memuat tindakan yang harus diambil oleh penerima surat setelah membaca surat ini.
- Penutup: Bagian ini berisi salam penutup dan informasi kontak yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan atau keperluan lebih lanjut.
Contoh Surat Internal Office Memo
Berikut adalah contoh surat internal office memo yang dapat menjadi referensi dalam membuat surat ini:
Contoh 1: Pengumuman Jadwal Kerja Baru
Header:
Dari: Bagian Sumber Daya Manusia
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal: 1 April 2021
Subject:
Pengumuman Jadwal Kerja Baru
Pengantar:
Sehubungan dengan meningkatnya permintaan dari pelanggan kami, kami akan menerapkan jadwal kerja baru untuk semua karyawan mulai 15 April 2021. Jadwal kerja baru ini akan memastikan bahwa kami dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih efisien kepada pelanggan kami.
Isi Surat:
Berdasarkan jadwal kerja baru ini, seluruh karyawan akan bekerja dari pukul 09.00 hingga pukul 18.00, Senin hingga Jumat. Kami juga akan membuka kantor pada hari Sabtu dan karyawan akan bekerja secara shift. Shift pertama akan dimulai dari pukul 08.00 hingga pukul 14.00 dan shift kedua akan dimulai dari pukul 14.00 hingga pukul 20.00.
Tindakan yang Diperlukan:
Harap perhatikan jadwal kerja baru ini dan pastikan bahwa Anda hadir di kantor tepat waktu. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah dengan jadwal kerja baru ini, silakan hubungi bagian Sumber Daya Manusia.
Penutup:
Harap perhatikan jadwal kerja baru ini dan terima kasih atas kerjasama Anda dalam meningkatkan layanan pelanggan kami. Jika Anda memiliki pertanyaan atau keperluan lebih lanjut, silakan hubungi bagian Sumber Daya Manusia.
Contoh 2: Pengumuman Kenaikan Gaji
Header:
Dari: Bagian Keuangan
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal: 1 Mei 2021
Subject:
Pengumuman Kenaikan Gaji
Pengantar:
Kami senang mengumumkan bahwa setelah melakukan evaluasi kinerja, kami telah memutuskan untuk memberikan kenaikan gaji kepada seluruh karyawan kami. Kenaikan gaji ini akan efektif mulai 1 Juni 2021.
Isi Surat:
Kenaikan gaji akan berbeda-beda tergantung pada kinerja masing-masing karyawan. Karyawan yang memiliki kinerja yang baik akan mendapatkan kenaikan gaji yang lebih besar dibandingkan karyawan yang kinerjanya standar. Namun, kami ingin menekankan bahwa semua karyawan akan mendapatkan kenaikan gaji.
Tindakan yang Diperlukan:
Harap perhatikan bahwa kenaikan gaji ini akan efektif mulai 1 Juni 2021. Bagi karyawan yang memiliki keluhan atau keberatan terkait kenaikan gaji ini, silakan hubungi bagian Keuangan.
Penutup:
Kami berharap kenaikan gaji ini dapat memberikan motivasi dan kepuasan kepada seluruh karyawan. Terima kasih atas kerja keras dan dedikasi Anda kepada perusahaan kami.
Contoh 3: Pengumuman Perubahan Kebijakan Perusahaan
Header:
Dari: Bagian Manajemen
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal: 1 Juli 2021
Subject:
Pengumuman Perubahan Kebijakan Perusahaan
Pengantar:
Kami ingin memberitahukan kepada seluruh karyawan bahwa kami telah melakukan perubahan kebijakan perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan.
Isi Surat:
Perubahan kebijakan perusahaan ini mencakup beberapa hal, antara lain:
- Perubahan prosedur pengajuan cuti
- Penghapusan tunjangan kesehatan
- Pembatasan penggunaan kendaraan perusahaan
Kami percaya bahwa perubahan ini akan membawa dampak positif bagi perusahaan dan karyawan. Kami juga mengharapkan dukungan dan kerja sama dari seluruh karyawan dalam mengimplementasikan perubahan ini.
Tindakan yang Diperlukan:
Harap perhatikan perubahan kebijakan perusahaan ini dan pastikan bahwa Anda mematuhi prosedur yang baru. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah terkait perubahan ini, silakan hubungi bagian Manajemen.
Penutup:
Terima kasih atas kerja keras dan dedikasi Anda kepada perusahaan kami. Kami berharap perubahan kebijakan ini dapat membawa dampak positif bagi perusahaan dan karyawan.
Contoh 4: Pengumuman Pelatihan Karyawan
Header:
Dari: Bagian Sumber Daya Manusia
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal: 1 Agustus 2021
Subject:
Pengumuman Pelatihan Karyawan
Pengantar:
Kami ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami akan menyelenggarakan pelatihan karyawan pada bulan ini. Pelatihan ini akan memb