Surat keputusan rapat merupakan salah satu dokumen penting yang dikeluarkan oleh sebuah organisasi atau institusi setelah melakukan rapat atau pertemuan. Dokumen ini berisi keputusan-keputusan penting yang diambil selama rapat, serta tindakan atau langkah yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari keputusan tersebut.
Pengertian Surat Keputusan Rapat
Surat keputusan rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk memberikan keputusan-keputusan yang diambil dalam sebuah rapat atau pertemuan. Dokumen ini memiliki fungsi sebagai panduan dan pedoman bagi seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tindakan atau langkah-langkah yang telah ditetapkan.
Dalam pembuatan surat keputusan rapat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti format, isi, dan tata bahasa yang digunakan. Hal ini bertujuan agar surat keputusan dapat dibaca dan dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang terkait.
Format Surat Keputusan Rapat
Format surat keputusan rapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
- Judul surat keputusan
- Pembukaan
- Isi surat keputusan
- Penutup
- Tanda tangan
Berikut adalah penjelasan singkat mengenai masing-masing bagian tersebut:
- Judul surat keputusan: Judul surat keputusan sebaiknya mencerminkan pokok permasalahan dan keputusan yang diambil dalam rapat.
- Pembukaan: Pembukaan surat keputusan berisi informasi mengenai siapa yang mengeluarkan surat keputusan, siapa yang ditujukan, serta tanggal dan tempat diadakannya rapat.
- Isi surat keputusan: Bagian ini berisi pengumuman keputusan-keputusan yang diambil dalam rapat, serta tindakan atau langkah-langkah yang akan dilakukan sebagai tindak lanjut dari keputusan tersebut.
- Penutup: Bagian penutup berisi pesan-pesan penutup, seperti ucapan terima kasih atau harapan agar keputusan yang diambil dapat berjalan dengan baik.
- Tanda tangan: Surat keputusan ditandatangani oleh pimpinan atau pengurus organisasi yang bersangkutan sebagai bentuk legalitas dan keseriusan dari keputusan yang diambil.
Contoh Surat Keputusan Rapat
Berikut adalah beberapa contoh surat keputusan rapat yang dapat dijadikan sebagai referensi dalam pembuatan surat keputusan rapat:
Contoh 1: Surat Keputusan Rapat Organisasi Mahasiswa
Judul: Penetapan Struktur Organisasi Mahasiswa
Pembukaan:
Yang bertanda tangan di bawah ini, Ketua Organisasi Mahasiswa Universitas X, dengan ini menyatakan bahwa pada hari Minggu tanggal 1 Januari 2022, telah dilaksanakan rapat organisasi mahasiswa Universitas X di aula kampus. Rapat ini dihadiri oleh seluruh pengurus dan anggota organisasi mahasiswa Universitas X.
Isi surat keputusan:
Berdasarkan hasil rapat, maka organisasi mahasiswa Universitas X menetapkan struktur organisasi sebagai berikut:
- Ketua Umum
- Sekretaris Umum
- Bendahara Umum
- Ketua Bidang Kepemudaan
- Ketua Bidang Pendidikan
- Ketua Bidang Sosial dan Kemanusiaan
- Ketua Bidang Olahraga dan Seni
Penutup:
Demikian surat keputusan ini dibuat dan diumumkan kepada seluruh pengurus dan anggota organisasi mahasiswa Universitas X. Kami berharap struktur organisasi yang baru ini dapat meningkatkan kinerja dan prestasi organisasi mahasiswa Universitas X.
Tanda tangan:
Ketua Organisasi Mahasiswa Universitas X
Contoh 2: Surat Keputusan Rapat Komite Sekolah
Judul: Penetapan Jadwal Pelaksanaan Ujian Sekolah Tahun 2022
Pembukaan:
Kepada seluruh wali murid dan siswa-siswi yang terhormat, dengan ini kami sampaikan bahwa pada hari Kamis tanggal 1 Februari 2022, telah dilaksanakan rapat komite sekolah di ruang rapat sekolah. Rapat ini dihadiri oleh seluruh anggota komite sekolah dan kepala sekolah.
Isi surat keputusan:
Berdasarkan hasil rapat, maka ditetapkan jadwal pelaksanaan ujian sekolah tahun 2022 sebagai berikut:
| Tanggal | Mata Pelajaran | Jam |
|---|---|---|
| Senin, 2 Mei 2022 | Bahasa Indonesia | 08.00 - 10.00 WIB |
| Selasa, 3 Mei 2022 | Matematika | 08.00 - 10.00 WIB |
| Rabu, 4 Mei 2022 | Bahasa Inggris | 08.00 - 10.00 WIB |
Penutup:
Demikian surat keputusan ini dibuat dan diumumkan kepada seluruh wali murid dan siswa-siswi. Kami berharap jadwal pelaksanaan ujian sekolah yang baru ini dapat mempermudah proses belajar mengajar di sekolah.
Tanda tangan:
Kepala Sekolah
Contoh 3: Surat Keputusan Rapat Direksi Perusahaan
Judul: Pemberian Bonus Karyawan Tahun 2022
Pembukaan:
Berdasarkan hasil rapat direksi yang dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 1 Januari 2022, maka kami selaku direksi perusahaan dengan ini menyatakan bahwa akan diberikan bonus kepada seluruh karyawan perusahaan.
Isi surat keputusan:
Berdasarkan kinerja dan prestasi kerja selama tahun 2021, maka direksi perusahaan menetapkan pemberian bonus karyawan sebagai berikut:
- Karyawan tetap: bonus sebesar 1 bulan gaji
- Karyawan kontrak: bonus sebesar 50% dari gaji bulanan
Penutup:
Demikian surat keputusan ini dibuat dan diumumkan kepada seluruh karyawan perusahaan. Kami berharap bonus yang diberikan dapat menjadi motivasi dan apresiasi atas kinerja dan prestasi kerja selama tahun 2021.
Tanda tangan:
Direktur Utama Perusahaan
Contoh 4: Surat Keputusan Rapat Dewan Pengurus Organisasi Kemasyarakatan
Judul: Penetapan Program Kerja Organisasi Kemasyarakatan Tahun 2022
Pembukaan:
Yang bertanda tangan di bawah ini, Ketua Dewan Pengurus Organisasi Kemasyarakatan X, dengan ini menyatakan bahwa pada hari Sabtu tanggal 1 Januari 2022, telah dilaksanakan rapat Dewan Pengurus Organisasi Kemasyarakatan X