Pengertian
Surat kerjasama event adalah surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak atau lebih untuk bekerja sama dalam mengadakan sebuah acara atau event. Dalam surat kerjasama ini, terdapat beberapa poin penting yang harus dijelaskan dengan jelas, seperti tujuan kerjasama, tanggung jawab masing-masing pihak, waktu dan tempat pelaksanaan, serta hak dan kewajiban yang harus dipatuhi.
Format
Berikut adalah format umum dari surat kerjasama event: 1. Kepala Surat Pada kepala surat, terdapat informasi tentang identitas perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. 2. Nomor Surat Nomor surat digunakan untuk memudahkan identifikasi surat tersebut. Nomor surat biasanya terdiri dari huruf dan angka yang unik. 3. Tanggal Surat Tanggal surat menunjukkan kapan surat kerjasama tersebut dibuat dan dikirimkan. 4. Lampiran Jika terdapat lampiran dalam surat kerjasama, maka lampiran tersebut harus dicantumkan pada bagian ini. 5. Perihal Perihal surat kerjasama event harus ditulis dengan jelas dan singkat, misalnya “Surat Kerjasama Event Seminar Nasional”. 6. Pembukaan Surat Pada bagian pembukaan surat, biasanya terdapat salam pembuka dan ucapan terima kasih atas kesempatan untuk bekerja sama. 7. Isi Surat Isi surat harus memuat poin-poin penting yang sudah disepakati oleh kedua pihak, seperti tujuan kerjasama, tanggung jawab masing-masing pihak, waktu dan tempat pelaksanaan, serta hak dan kewajiban yang harus dipatuhi. 8. Penutup Surat Pada bagian penutup surat, biasanya terdapat salam penutup dan ucapan terima kasih atas kesempatan untuk bekerja sama. Selain itu, juga perlu dicantumkan tanda tangan dan nama lengkap dari perwakilan kedua belah pihak.
Contoh
Berikut adalah beberapa contoh surat kerjasama event yang dapat dijadikan referensi: 1. Surat Kerjasama Event Pameran Produk [Alamat Perusahaan] [Surabaya, 1 Januari 2022] Nomor: SK/001/2022 Perihal: Surat Kerjasama Event Pameran Produk Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Alamat Pihak Kedua] Dalam rangka memperkenalkan produk-produk terbaru kami kepada masyarakat, kami dari PT. ABC mengajukan kerjasama untuk mengadakan pameran produk yang akan diadakan pada bulan Maret 2022. Adapun rincian kerjasama antara kedua belah pihak adalah sebagai berikut: 1. PT. ABC bertanggung jawab atas pengadaan produk yang akan dipamerkan. 2. Pihak kedua bertanggung jawab atas tempat pameran dan kelancaran acara. 3. Waktu dan tempat pameran akan disepakati kemudian. 4. PT. ABC dan pihak kedua sepakat untuk mematuhi segala peraturan yang berlaku. Demikian surat kerjasama ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Hormat kami, [Perwakilan PT. ABC] [Perwakilan Pihak Kedua] 2. Surat Kerjasama Event Konser Musik [Alamat Perusahaan] [Jakarta, 1 Januari 2022] Nomor: SK/002/2022 Perihal: Surat Kerjasama Event Konser Musik Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Alamat Pihak Kedua] Dalam rangka mengadakan konser musik yang akan dihadiri oleh ribuan penonton, kami dari PT. XYZ mengajukan kerjasama kepada pihak kedua. Adapun rincian kerjasama antara kedua belah pihak adalah sebagai berikut: 1. PT. XYZ bertanggung jawab atas pengadaan artis, sound system, dan perlengkapan pendukung lainnya. 2. Pihak kedua bertanggung jawab atas tempat konser dan kelancaran acara. 3. Waktu dan tempat konser akan disepakati kemudian. 4. PT. XYZ dan pihak kedua sepakat untuk mematuhi segala peraturan yang berlaku. Demikian surat kerjasama ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Hormat kami, [Perwakilan PT. XYZ] [Perwakilan Pihak Kedua] 3. Surat Kerjasama Event Lomba [Alamat Perusahaan] [Bandung, 1 Januari 2022] Nomor: SK/003/2022 Perihal: Surat Kerjasama Event Lomba Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Alamat Pihak Kedua] Dalam rangka mengadakan lomba yang akan diikuti oleh pelajar SMA se-Jawa Barat, kami dari PT. PQR mengajukan kerjasama kepada pihak kedua. Adapun rincian kerjasama antara kedua belah pihak adalah sebagai berikut: 1. PT. PQR bertanggung jawab atas pengadaan hadiah, juri, dan perlengkapan pendukung lainnya. 2. Pihak kedua bertanggung jawab atas tempat lomba dan kelancaran acara. 3. Waktu dan tempat lomba akan disepakati kemudian. 4. PT. PQR dan pihak kedua sepakat untuk mematuhi segala peraturan yang berlaku. Demikian surat kerjasama ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Hormat kami, [Perwakilan PT. PQR] [Perwakilan Pihak Kedua] 4. Surat Kerjasama Event Seminar [Alamat Perusahaan] [Yogyakarta, 1 Januari 2022] Nomor: SK/004/2022 Perihal: Surat Kerjasama Event Seminar Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Alamat Pihak Kedua] Dalam rangka mengadakan seminar tentang teknologi informasi yang akan dihadiri oleh ratusan peserta, kami dari PT. LMN mengajukan kerjasama kepada pihak kedua. Adapun rincian kerjasama antara kedua belah pihak adalah sebagai berikut: 1. PT. LMN bertanggung jawab atas pengadaan pembicara, materi seminar, dan perlengkapan pendukung lainnya. 2. Pihak kedua bertanggung jawab atas tempat seminar dan kelancaran acara. 3. Waktu dan tempat seminar akan disepakati kemudian. 4. PT. LMN dan pihak kedua sepakat untuk mematuhi segala peraturan yang berlaku. Demikian surat kerjasama ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Hormat kami, [Perwakilan PT. LMN] [Perwakilan Pihak Kedua]
Kesimpulan
Surat kerjasama event merupakan surat yang sangat penting dalam menjalin kerjasama antara dua pihak atau lebih dalam mengadakan sebuah acara atau event. Dalam surat kerjasama ini, terdapat beberapa poin penting yang harus dijelaskan dengan jelas agar tidak terjadi perselisihan di kemudian hari. Oleh karena itu, perlu membuat surat kerjasama event dengan cermat dan teliti agar kerjasama yang terjalin dapat berjalan dengan lancar dan sukses.