Surat kiriman rasmi atau lebih dikenal dengan istilah surat resmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis, instansi pemerintah, maupun sekolah. Surat resmi sangat penting karena berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah serta menjaga profesionalisme dalam berkomunikasi.

Pengertian Surat Kiriman Rasmi

Surat kiriman rasmi adalah surat yang dibuat dengan menggunakan bahasa formal dan struktur tulisan yang baku untuk keperluan bisnis, instansi pemerintah, maupun sekolah. Dalam surat ini, pemilihan kata dan bahasa yang digunakan harus sesuai dengan aturan tata bahasa dan etika penulisan surat resmi. Surat kiriman rasmi biasanya digunakan untuk memberikan informasi resmi, permintaan, permohonan, atau pengumuman.

Format Surat Kiriman Rasmi PT3

Untuk membuat surat kiriman rasmi PT3, ada beberapa format yang harus diperhatikan. Berikut ini adalah format surat kiriman rasmi PT3:

  1. Letak tanggal dan tempat penulisan surat pada bagian kanan atas.
  2. Kepada siapa surat tersebut ditujukan pada bagian bawah tanggal dan tempat penulisan surat.
  3. Letak perihal surat pada bagian tengah atas.
  4. Awalan surat menggunakan kata “Yang Mulia” atau “Yang Terhormat” yang diikuti dengan jabatan atau nama penerima surat.
  5. Isi surat diawali dengan kalimat pembuka yang bersifat formal dan sopan.
  6. Isi surat harus jelas, singkat, dan padat.
  7. Penutup surat menggunakan kalimat yang sopan seperti “Demikianlah surat ini saya sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.”
  8. Tanda tangan dan nama pengirim surat pada bagian bawah penutup surat.
  9. Letak lampiran pada bagian bawah tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Kiriman Rasmi PT3

Berikut ini adalah contoh surat kiriman rasmi PT3 yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1: Surat Permohonan Izin Belajar

Tanggal: 12 Juli 2021
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMAN 1 Surabaya
Jl. Dr. Soetomo No.1, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Kota SBY, Jawa Timur 60271
Perihal: Permohonan Izin Belajar

Yang Mulia,
Kepala Sekolah SMAN 1 Surabaya
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Aulia Rahmi, siswi kelas XII IPA 1, bermaksud mengajukan permohonan izin belajar selama tiga hari pada tanggal 15 Juli 2021 sampai dengan 17 Juli 2021, dikarenakan saya harus menghadiri acara keluarga di Jakarta.
Bersamaan dengan surat ini, saya lampirkan surat izin dari orang tua dan tidak akan mengganggu jalannya kegiatan belajar mengajar di sekolah.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Aulia Rahmi
NIS: 12345
Lampiran: Surat Izin Orang Tua

Contoh 2: Surat Penawaran Produk

Tanggal: 20 Oktober 2021
Kepada Yth.
PT. Abadi Jaya Sejahtera
Jl. Raya Kedung Baruk No. 25, Surabaya
Perihal: Penawaran Produk

Yang Terhormat,
Direktur PT. Abadi Jaya Sejahtera
Sehubungan dengan permintaan Bapak/Ibu mengenai kebutuhan produk, kami dari PT. Anugerah Makmur Sejahtera ingin menawarkan produk kami yang terbaru dan berkualitas tinggi.
Produk yang kami tawarkan adalah peralatan kantor seperti meja, kursi, dan lemari arsip dengan harga yang terjangkau dan kualitas yang terjamin.
Kami juga dapat memberikan penawaran harga khusus untuk pembelian dalam jumlah besar dan memberikan garansi produk selama satu tahun.
Apabila Bapak/Ibu berminat, kami siap melakukan presentasi produk dan memberikan penawaran harga yang lebih detail.
Demikian surat penawaran kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Anugerah Makmur Sejahtera
Direktur Utama,
John Doe
Lampiran: Brosur Produk

Contoh 3: Surat Pengumuman Resmi

Tanggal: 5 November 2021
Kepada seluruh siswa dan orang tua/wali siswa
SMA Negeri 1 Surabaya
Jl. Raya Gubeng No. 1, Surabaya
Perihal: Pengumuman Resmi

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari pihak sekolah SMA Negeri 1 Surabaya ingin memberikan pengumuman resmi mengenai kebijakan baru yang akan diterapkan mulai tahun ajaran baru 2022/2023. Kebijakan baru tersebut adalah penggunaan seragam baru yang sudah ditentukan oleh pihak sekolah. Seragam baru ini wajib digunakan oleh seluruh siswa dan siswi SMA Negeri 1 Surabaya pada setiap hari sekolah.
Kami juga memberikan informasi bahwa seragam baru tersebut sudah dapat dipesan di toko seragam yang telah ditunjuk oleh pihak sekolah.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama seluruh siswa dan orang tua/wali siswa, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Surabaya,
Indra Kusuma
Lampiran: Tidak ada

Contoh 4: Surat Pemesanan Barang

Tanggal: 15 Desember 2021
Kepada Yth.
PT. Karya Makmur Jaya
Jl. Raya Sepanjang No. 2, Sidoarjo
Perihal: Pemesanan Barang

Yang Terhormat,
Direktur PT. Karya Makmur Jaya
Dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan kami, PT. Abadi Sejahtera, kami ingin memesan produk yang Bapak/Ibu tawarkan.
Produk yang kami pesan adalah 100 unit kursi kantor dengan warna hitam dan dilengkapi dengan tangan.
Kami meminta penawaran harga dan jadwal pengiriman produk tersebut ke alamat kami di Jl. Raya Darmo No. 20, Surabaya.
Kami juga meminta agar Bapak/Ibu dapat memberikan informasi tentang syarat dan ketentuan pembayaran.
Demikian pesanan kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Abadi Sejahtera
Direktur Utama,
Jane Doe
Lampiran: Daftar Pesanan Barang

Kesimpulan

Surat kiriman rasmi format PT3 memiliki aturan dan struktur yang harus diperhatikan untuk menjaga profesionalisme dalam berkomunikasi. Dalam surat ini, pemilihan kata dan bahasa yang dig