Masalah kerusakan atau hilangnya barang saat pengiriman seringkali terjadi. Tidak jarang, hal ini menjadi masalah bagi penerima barang yang merasa dirugikan. Namun, ada cara yang tepat untuk mengatasi hal ini, yaitu dengan mengajukan surat klaim barang.
Pengertian Surat Klaim Barang
Surat klaim barang adalah surat resmi yang diajukan oleh penerima barang kepada perusahaan jasa pengiriman atau perusahaan asuransi untuk meminta ganti rugi atas kerusakan atau kehilangan barang yang terjadi saat pengiriman.
Surat klaim barang bertujuan untuk memberikan bukti tertulis bahwa penerima barang telah mengalami kerugian dan menuntut ganti rugi atas kerugian tersebut. Selain itu, surat klaim barang juga menjadi bukti bahwa perusahaan jasa pengiriman atau perusahaan asuransi telah mengetahui dan menindaklanjuti keluhan dari penerima barang.
Format Surat Klaim Barang
Untuk membuat surat klaim barang yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat klaim barang, antara lain:
- Header surat, yaitu nama dan alamat perusahaan jasa pengiriman atau perusahaan asuransi yang dituju.
- Tanggal pembuatan surat.
- Identitas penerima barang, yaitu nama, alamat, nomor telepon, dan nomor resi pengiriman barang.
- Deskripsi barang yang rusak atau hilang, yaitu jenis barang, jumlah, kondisi saat dikirim, dan kondisi saat diterima.
- Keterangan kerugian yang dialami oleh penerima barang, yaitu nilai kerugian dan bukti-bukti pendukung, seperti foto atau sertifikat barang.
- Tuntutan ganti rugi yang diminta, yaitu jumlah ganti rugi yang diminta dan cara pembayaran.
- Tanda tangan dan nama lengkap penerima barang.
Contoh Surat Klaim Barang
Berikut ini adalah contoh surat klaim barang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Perusahaan Jasa Pengiriman Barang ABC Jalan Raya No. 10 Jakarta Selatan Jakarta, 1 Januari 2022 Kepada Yth, Perusahaan Jasa Pengiriman Barang ABC Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: Budi Alamat: Jalan Merdeka No. 5, Bandung Nomor Telepon: 08123456789 Nomor Resi: 123456789 Dengan ini mengajukan klaim atas kerusakan barang yang saya terima pada tanggal 31 Desember 2021, dengan rincian sebagai berikut: Jenis Barang: Kulkas Jumlah: 1 buah Kondisi saat dikirim: Baik Kondisi saat diterima: Rusak Nilai kerugian yang saya alami sebesar Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah). Terlampir saya sertakan foto kulkas yang rusak sebagai bukti kerusakan barang. Saya meminta perusahaan jasa pengiriman barang ABC untuk memberikan ganti rugi atas kerugian yang saya alami dengan cara mentransfer uang sebesar Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) ke rekening bank saya: Nama Bank: BCA Nomor Rekening: 1234567890 Nama Pemilik Rekening: Budi Demikian surat klaim barang ini saya ajukan dengan sebenar-benarnya dan saya siap memberikan keterangan lebih lanjut jika diperlukan. Hormat saya, Budi
Contoh 2
Perusahaan Asuransi XYZ Jalan Sudirman No. 20 Jakarta Pusat Jakarta, 1 Januari 2022 Kepada Yth, Perusahaan Asuransi XYZ Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: Ani Alamat: Jalan Diponegoro No. 10, Surabaya Nomor Telepon: 08123456789 Nomor Polis Asuransi: 123456789 Dengan ini mengajukan klaim atas hilangnya barang yang saya asuransikan pada tanggal 31 Desember 2021, dengan rincian sebagai berikut: Jenis Barang: Emas batangan Jumlah: 10 gram Nilai Barang: Rp 60.000.000,- (enam puluh juta rupiah) Saya sudah melaporkan kehilangan barang tersebut kepada pihak kepolisian dan terlampir saya sertakan bukti laporan kehilangan. Saya meminta perusahaan asuransi XYZ untuk memberikan ganti rugi atas kerugian yang saya alami dengan cara mentransfer uang sebesar Rp 60.000.000,- (enam puluh juta rupiah) ke rekening bank saya: Nama Bank: BNI Nomor Rekening: 1234567890 Nama Pemilik Rekening: Ani Demikian surat klaim barang ini saya ajukan dengan sebenar-benarnya dan saya siap memberikan keterangan lebih lanjut jika diperlukan. Hormat saya, Ani
Contoh 3
Perusahaan Jasa Pengiriman Barang DEF Jalan Asia Afrika No. 15 Bandung Bandung, 1 Januari 2022 Kepada Yth, Perusahaan Jasa Pengiriman Barang DEF Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: Cici Alamat: Jalan Pahlawan No. 20, Yogyakarta Nomor Telepon: 08123456789 Nomor Resi: 987654321 Dengan ini mengajukan klaim atas hilangnya barang yang saya terima pada tanggal 31 Desember 2021, dengan rincian sebagai berikut: Jenis Barang: Sepeda Jumlah: 1 buah Kondisi saat dikirim: Baik Kondisi saat diterima: Hilang Nilai kerugian yang saya alami sebesar Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah). Saya meminta perusahaan jasa pengiriman barang DEF untuk memberikan ganti rugi atas kerugian yang saya alami dengan cara mentransfer uang sebesar Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah) ke rekening bank saya: Nama Bank: Mandiri Nomor Rekening: 1234567890 Nama Pemilik Rekening: Cici Demikian surat klaim barang ini saya ajukan dengan sebenar-benarnya dan saya siap memberikan keterangan lebih lanjut jika diperlukan. Hormat saya, Cici
Contoh 4
Perusahaan Asuransi UVW Jalan Gatot Subroto No. 25 Surabaya Surabaya, 1 Januari 2022 Kepada Yth, Perusahaan Asuransi UVW Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: Dodi Alamat: Jalan Ahmad Yani No. 30, Medan Nomor Telepon: 08123456789 Nomor Polis Asuransi: 987654321 Dengan ini mengajukan klaim atas kerusakan barang yang saya asuransikan pada tanggal 31 Desember 2021, dengan rincian sebagai berikut: Jenis Barang: Laptop Merek: Dell Jumlah: 1 buah Kondisi saat dikirim: Baik Kondisi saat diterima: Rusak Nilai kerugian yang saya alami sebesar Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Terlampir saya sertakan sertifikat barang dan foto laptop yang rusak sebagai bukti kerusakan barang. Saya meminta perusahaan asuransi UVW untuk memberikan ganti rugi atas kerugian yang saya alami dengan cara mentransfer uang sebesar Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) ke rekening bank saya: Nama Bank: BRI Nomor Rekening: 1234567890 Nama Pemilik Rekening: Dodi Demikian surat klaim barang ini saya ajukan dengan sebenar-benarnya dan saya siap memberikan keterangan lebih lan