Surat konfirmasi pesanan hotel adalah surat yang digunakan untuk memberitahukan bahwa pemesanan kamar hotel telah diterima dan akan diproses. Surat ini biasanya dikirimkan setelah tamu melakukan reservasi melalui telepon, email, atau melalui situs web hotel. Surat konfirmasi pesanan hotel merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting antara hotel dan tamu, untuk memastikan agar kedua belah pihak memiliki informasi yang sama mengenai reservasi yang dibuat.
Format Surat Konfirmasi Pesanan Hotel
Format surat konfirmasi pesanan hotel haruslah jelas dan mudah dipahami, agar tamu dapat dengan mudah memahami informasi yang disampaikan. Berikut ini adalah format umum dari surat konfirmasi pesanan hotel:
- Header: Nama dan alamat hotel, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email.
- Tanggal: Tanggal surat dikirimkan.
- Alamat: Nama tamu, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Subjek: Subjek surat, misalnya “Konfirmasi Pemesanan Kamar Hotel”.
- Isi Surat: Informasi mengenai pemesanan kamar hotel, termasuk tanggal check-in dan check-out, tipe kamar yang dipesan, harga kamar, dan instruksi pembayaran.
- Tanda Tangan: Nama dan tanda tangan pegawai hotel yang bertanggung jawab atas reservasi.
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Hotel
Berikut ini adalah contoh-contoh surat konfirmasi pesanan hotel yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Hotel 1
Dear Mrs. Smith,
Thank you for choosing our hotel for your upcoming trip to Bali. This is to confirm your reservation for a Deluxe Room with a king-sized bed from 20th June to 24th June 2021.
Your room rate is IDR 1,500,000 per night, inclusive of tax and service charge. Please note that this rate is valid for single or double occupancy. Should you require an extra bed, an additional charge of IDR 500,000 per night will be applied.
To secure your reservation, we kindly request that you settle the payment in full by 30th May 2021. Payment can be made by credit card or bank transfer. Please find the payment details attached to this email.
Should you require any further assistance, please do not hesitate to contact us at +62 361 123456 or email us at reservation@balihotel.com.
Thank you for choosing our hotel, and we look forward to welcoming you soon!
Best regards,
John Doe
Reservation Manager
Bali Hotel
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Hotel 2
Kepada Yth. Bapak/Ibu John Doe,
Terima kasih telah melakukan pemesanan kamar di Hotel ABC. Kami dengan senang hati mengkonfirmasi bahwa pemesanan Anda untuk Standard Room dengan twin bed pada tanggal 15 Juli 2021 hingga 18 Juli 2021 telah kami terima.
Harga kamar yang Anda pesan adalah IDR 800,000 per malam, sudah termasuk pajak dan layanan. Pembayaran bisa dilakukan saat check-in atau melalui transfer bank sebelum tanggal check-in. Silakan konfirmasi cara pembayaran yang diinginkan dan kami akan memberikan instruksi selanjutnya.
Mohon diperhatikan bahwa kami akan membatalkan reservasi ini jika pembayaran tidak diterima sebelum tanggal check-in. Jika Anda mengalami perubahan rencana, silakan hubungi kami paling lambat 24 jam sebelum tanggal check-in untuk menghindari biaya pembatalan.
Jika ada pertanyaan atau permintaan khusus, jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon +62 21 123456 atau melalui email di reservation@hotelabc.com.
Sekali lagi, terima kasih atas kepercayaan Anda kepada Hotel ABC. Kami berharap dapat menyambut Anda dengan hangat di hotel kami.
Hormat kami,
Jane Smith
Reservations Department
Hotel ABC
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Hotel 3
Dear Mr. Lee,
Thank you for choosing our hotel for your stay in Jakarta. We are pleased to confirm your reservation for a Junior Suite with a queen-sized bed from 5th July to 9th July 2021.
The room rate is IDR 2,500,000 per night, inclusive of tax and service charge. Please note that this rate is valid for single or double occupancy. If you require an extra bed, an additional charge of IDR 500,000 per night will be applied.
To guarantee your reservation, we require a deposit of 50% of the total room rate. Please settle the payment by 15th June 2021 by credit card or bank transfer. The remaining balance can be paid upon check-in.
If you need any further information or assistance, please do not hesitate to contact us at +62 21 123456 or email us at reservation@jakartahotel.com.
We look forward to welcoming you to our hotel.
Best regards,
Michael Brown
Reservation Supervisor
Jakarta Hotel
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Hotel 4
Kepada Yth. Ibu Jane Smith,
Kami ingin mengucapkan terima kasih atas pemesanan kamar di Hotel XYZ. Berikut adalah rincian pemesanan Anda:
- Nama Tamu: John Doe
- Tanggal Check-in: 10 Agustus 2021
- Tanggal Check-out: 15 Agustus 2021
- Jenis Kamar: Deluxe Room dengan double bed
- Jumlah Kamar: 2
- Harga Kamar: IDR 1,200,000 per malam
Kami akan menyiapkan kamar-kamar tersebut pada tanggal check-in. Mohon diperhatikan bahwa pembayaran harus dilakukan saat check-in. Kami menerima pembayaran dengan kartu kredit atau tunai.
Jika ada permintaan khusus atau pertanyaan, silakan hubungi kami di nomor telepon +62 21 123456 atau melalui email di reservation@hotelxyz.com.
Sekali lagi, terima kasih atas kepercayaan Anda kepada Hotel XYZ. Kami akan berusaha memberikan pengalaman menginap yang menyenangkan bagi Anda dan tamu lainnya.
Yang terhormat,
David Lee
Reservations Manager
Hotel XYZ
Kesimpulan
Surat konfirmasi pesanan hotel adalah surat yang penting dalam proses reservasi kamar hotel. Surat ini haruslah jelas dan mudah dipahami, agar tamu dapat memahami informasi yang disampaikan dengan baik. Dalam surat konfirmasi pesanan hotel, informasi yang penting antara lain tanggal check-in dan check-out, jenis kamar yang dipesan, harga kamar, dan instruksi pembayaran. Dengan menggunakan format yang jelas dan contoh-contoh yang baik, hotel dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada tamu dan memastikan kepuasan tamu selama menginap.