Event organizer atau EO merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara seperti seminar, konser, pameran, dan lain sebagainya. Sebelum melakukan kerja sama dengan klien atau pihak yang membutuhkan jasa EO, maka dibutuhkan sebuah surat kontrak. Surat kontrak event organizer ini berisi tentang kesepakatan antara EO dan klien mengenai jasa dan biaya yang akan diberikan. Berikut adalah pengertian, format, dan contoh surat kontrak event organizer.
Pengertian Surat Kontrak Event Organizer
Surat kontrak event organizer adalah sebuah dokumen tertulis yang berisi kesepakatan antara EO dengan pihak klien mengenai jasa dan biaya yang akan diberikan dalam penyelenggaraan sebuah acara. Surat kontrak ini meliputi berbagai aspek, seperti waktu dan tempat acara, jasa yang disediakan, biaya, dan lain sebagainya. Surat kontrak event organizer sangat penting untuk menjaga transparansi dan keamanan dalam sebuah kerja sama.
Format Surat Kontrak Event Organizer
Format surat kontrak event organizer harus dirancang secara jelas dan rapi agar mudah dipahami oleh kedua belah pihak. Berikut adalah format yang dapat diikuti dalam membuat surat kontrak EO:
- Judul surat kontrak
- Identitas pihak yang terlibat
- Deskripsi acara
- Waktu dan tempat acara
- Jasa dan biaya yang disepakati
- Terms and conditions
- Tanda tangan dan stempel kedua belah pihak
Setelah memahami format, berikut adalah contoh surat kontrak event organizer yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Kontrak Event Organizer 1
Surat Kontrak Event Organizer
Nomor : XXX/XXXX/EO
Pihak Pertama
Nama Perusahaan : PT. ABC
Alamat : Jl. Pahlawan No. 10, Jakarta
No. Telp : 0812xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Pihak Kedua
Nama Perusahaan : PT. XYZ
Alamat : Jl. Merdeka No. 20, Jakarta
No. Telp : 0813xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Deskripsi Acara
Nama Acara : Seminar Kewirausahaan
Waktu : 20 September 2022
Tempat : Hotel Grand Sahid Jaya, Jakarta
Jumlah Peserta : 200 orang
Jasa dan Biaya
Jasa yang disediakan :
- Penyediaan venue dan perlengkapan seminar
- Penyediaan sound system dan multimedia
- Penyediaan konsumsi (makan siang dan snack)
- Pengadaan souvenir
Biaya yang disepakati : Rp 150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah)
Terms and Conditions
- Pihak kedua wajib membayar uang muka sebesar 50% dari total biaya paling lambat 1 minggu setelah kontrak disetujui.
- Pembayaran pelunasan harus dilakukan paling lambat 1 minggu sebelum acara dilaksanakan.
- Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak kedua, maka uang muka yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan.
- Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak pertama karena alasan tertentu, maka pihak pertama akan menanggung biaya yang sudah dikeluarkan pihak kedua.
Demikian surat kontrak ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam keadaan baik dan penuh kesadaran.
Jakarta, 1 Agustus 2022
Pihak Pertama
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
PT. ABC
Pihak Kedua
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
PT. XYZ
Contoh Surat Kontrak Event Organizer 2
Surat Kontrak Event Organizer
Nomor : XXX/XXXX/EO
Pihak Pertama
Nama Perusahaan : PT. DEF
Alamat : Jl. Diponegoro No. 25, Surabaya
No. Telp : 0821xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Pihak Kedua
Nama Perusahaan : PT. GHI
Alamat : Jl. Gajah Mada No. 30, Surabaya
No. Telp : 0822xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Deskripsi Acara
Nama Acara : Launching Produk Baru
Waktu : 10 Oktober 2022
Tempat : Gedung Grahadi, Surabaya
Jumlah Tamu : 500 orang
Jasa dan Biaya
Jasa yang disediakan :
- Penyediaan venue dan perlengkapan acara
- Penyediaan sound system dan multimedia
- Penyediaan konsumsi (makan malam dan minuman)
- Pengadaan souvenir
- Pembuatan video profil perusahaan
Biaya yang disepakati : Rp 250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah)
Terms and Conditions
- Pihak kedua wajib membayar uang muka sebesar 50% dari total biaya paling lambat 1 minggu setelah kontrak disetujui.
- Pembayaran pelunasan harus dilakukan paling lambat 1 minggu sebelum acara dilaksanakan.
- Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak kedua, maka uang muka yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan.
- Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak pertama karena alasan tertentu, maka pihak pertama akan menanggung biaya yang sudah dikeluarkan pihak kedua.
Demikian surat kontrak ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam keadaan baik dan penuh kesadaran.
Surabaya, 1 September 2022
Pihak Pertama
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
PT. DEF
Pihak Kedua
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
PT. GHI
Contoh Surat Kontrak Event Organizer 3
Surat Kontrak Event Organizer
Nomor : XXX/XXXX/EO
Pihak Pertama
Nama Perusahaan : PT. JKL
Alamat : Jl. Sudirman No. 40, Bandung
No. Telp : 0814xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Pihak Kedua
Nama Perusahaan : PT. MNO
Alamat : Jl. Asia Afrika No. 50, Bandung
No. Telp : 0815xxxxx
NPWP : XXXXXXXXX
Deskripsi Acara
Nama Acara : Wedding Party
Waktu : 15