Event organizer atau EO merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara seperti seminar, konser, pameran, dan lain sebagainya. Sebelum melakukan kerja sama dengan klien atau pihak yang membutuhkan jasa EO, maka dibutuhkan sebuah surat kontrak. Surat kontrak event organizer ini berisi tentang kesepakatan antara EO dan klien mengenai jasa dan biaya yang akan diberikan. Berikut adalah pengertian, format, dan contoh surat kontrak event organizer.

Pengertian Surat Kontrak Event Organizer

Surat kontrak event organizer adalah sebuah dokumen tertulis yang berisi kesepakatan antara EO dengan pihak klien mengenai jasa dan biaya yang akan diberikan dalam penyelenggaraan sebuah acara. Surat kontrak ini meliputi berbagai aspek, seperti waktu dan tempat acara, jasa yang disediakan, biaya, dan lain sebagainya. Surat kontrak event organizer sangat penting untuk menjaga transparansi dan keamanan dalam sebuah kerja sama.

Format Surat Kontrak Event Organizer

Format surat kontrak event organizer harus dirancang secara jelas dan rapi agar mudah dipahami oleh kedua belah pihak. Berikut adalah format yang dapat diikuti dalam membuat surat kontrak EO:

  1. Judul surat kontrak
  2. Identitas pihak yang terlibat
  3. Deskripsi acara
  4. Waktu dan tempat acara
  5. Jasa dan biaya yang disepakati
  6. Terms and conditions
  7. Tanda tangan dan stempel kedua belah pihak

Setelah memahami format, berikut adalah contoh surat kontrak event organizer yang dapat dijadikan referensi:

Contoh Surat Kontrak Event Organizer 1

Surat Kontrak Event Organizer

Nomor : XXX/XXXX/EO

Pihak Pertama

Nama Perusahaan : PT. ABC

Alamat : Jl. Pahlawan No. 10, Jakarta

No. Telp : 0812xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Pihak Kedua

Nama Perusahaan : PT. XYZ

Alamat : Jl. Merdeka No. 20, Jakarta

No. Telp : 0813xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Deskripsi Acara

Nama Acara : Seminar Kewirausahaan

Waktu : 20 September 2022

Tempat : Hotel Grand Sahid Jaya, Jakarta

Jumlah Peserta : 200 orang

Jasa dan Biaya

Jasa yang disediakan :

  • Penyediaan venue dan perlengkapan seminar
  • Penyediaan sound system dan multimedia
  • Penyediaan konsumsi (makan siang dan snack)
  • Pengadaan souvenir

Biaya yang disepakati : Rp 150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah)

Terms and Conditions

  1. Pihak kedua wajib membayar uang muka sebesar 50% dari total biaya paling lambat 1 minggu setelah kontrak disetujui.
  2. Pembayaran pelunasan harus dilakukan paling lambat 1 minggu sebelum acara dilaksanakan.
  3. Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak kedua, maka uang muka yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan.
  4. Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak pertama karena alasan tertentu, maka pihak pertama akan menanggung biaya yang sudah dikeluarkan pihak kedua.

Demikian surat kontrak ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam keadaan baik dan penuh kesadaran.

Jakarta, 1 Agustus 2022

Pihak Pertama

(tanda tangan dan stempel perusahaan)

PT. ABC

Pihak Kedua

(tanda tangan dan stempel perusahaan)

PT. XYZ

Contoh Surat Kontrak Event Organizer 2

Surat Kontrak Event Organizer

Nomor : XXX/XXXX/EO

Pihak Pertama

Nama Perusahaan : PT. DEF

Alamat : Jl. Diponegoro No. 25, Surabaya

No. Telp : 0821xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Pihak Kedua

Nama Perusahaan : PT. GHI

Alamat : Jl. Gajah Mada No. 30, Surabaya

No. Telp : 0822xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Deskripsi Acara

Nama Acara : Launching Produk Baru

Waktu : 10 Oktober 2022

Tempat : Gedung Grahadi, Surabaya

Jumlah Tamu : 500 orang

Jasa dan Biaya

Jasa yang disediakan :

  • Penyediaan venue dan perlengkapan acara
  • Penyediaan sound system dan multimedia
  • Penyediaan konsumsi (makan malam dan minuman)
  • Pengadaan souvenir
  • Pembuatan video profil perusahaan

Biaya yang disepakati : Rp 250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah)

Terms and Conditions

  1. Pihak kedua wajib membayar uang muka sebesar 50% dari total biaya paling lambat 1 minggu setelah kontrak disetujui.
  2. Pembayaran pelunasan harus dilakukan paling lambat 1 minggu sebelum acara dilaksanakan.
  3. Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak kedua, maka uang muka yang sudah dibayarkan tidak dapat dikembalikan.
  4. Apabila terjadi pembatalan acara oleh pihak pertama karena alasan tertentu, maka pihak pertama akan menanggung biaya yang sudah dikeluarkan pihak kedua.

Demikian surat kontrak ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam keadaan baik dan penuh kesadaran.

Surabaya, 1 September 2022

Pihak Pertama

(tanda tangan dan stempel perusahaan)

PT. DEF

Pihak Kedua

(tanda tangan dan stempel perusahaan)

PT. GHI

Contoh Surat Kontrak Event Organizer 3

Surat Kontrak Event Organizer

Nomor : XXX/XXXX/EO

Pihak Pertama

Nama Perusahaan : PT. JKL

Alamat : Jl. Sudirman No. 40, Bandung

No. Telp : 0814xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Pihak Kedua

Nama Perusahaan : PT. MNO

Alamat : Jl. Asia Afrika No. 50, Bandung

No. Telp : 0815xxxxx

NPWP : XXXXXXXXX

Deskripsi Acara

Nama Acara : Wedding Party

Waktu : 15