Pemerintahan Indonesia sejak dulu hingga kini telah banyak menghasilkan kebijakan, keputusan, dan arahan. Agar arahan tersebut dapat disampaikan secara resmi, maka dibutuhkan sebuah surat nota dinas pemerintahan. Apa itu surat nota dinas pemerintahan? Bagaimana format dan contohnya? Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang surat nota dinas pemerintahan.

Pengertian Surat Nota Dinas Pemerintahan

Surat nota dinas pemerintahan adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan arahan, perintah, atau pemberitahuan dari pejabat pemerintahan kepada bawahan atau rekan kerja di instansi pemerintah. Surat ini memiliki kekuatan hukum dan menjadi bukti tertulis yang sah dalam proses administrasi pemerintahan.

Format Surat Nota Dinas Pemerintahan

Surat nota dinas pemerintahan harus memiliki format yang sesuai dengan standar administrasi pemerintahan. Berikut adalah format yang harus diperhatikan dalam membuat surat nota dinas pemerintahan:

  1. Judul surat
  2. Nomor surat
  3. Lampiran
  4. Alamat tujuan
  5. Isi surat
  6. Tanggal surat
  7. Tanda tangan pejabat

Berikut adalah penjelasan lebih lengkap tentang format surat nota dinas pemerintahan:

  1. Judul surat
    Judul surat harus mencerminkan isi surat dan jelas untuk dipahami oleh penerima surat. Judul surat ini biasanya dicetak dengan huruf kapital dan diberi spasi sebelum nomor surat.
  2. Nomor surat
    Nomor surat harus terdiri dari angka dan huruf yang unik serta berbeda dengan nomor surat lainnya. Nomor surat ini biasanya diletakkan di sebelah kiri atas judul surat.
  3. Lampiran
    Jika terdapat lampiran dalam surat, maka harus dicantumkan jumlahnya. Contoh: “Lampiran: 3 berkas”.
  4. Alamat tujuan
    Alamat tujuan harus mencantumkan nama instansi atau nama orang yang dituju beserta alamat lengkapnya. Alamat tujuan biasanya diletakkan di sebelah kanan atas surat.
  5. Isi surat
    Isi surat harus mencakup hal-hal yang ingin disampaikan dengan jelas dan singkat. Isi surat biasanya dimulai dengan kalimat pembuka, diikuti penjelasan isi surat, dan diakhiri dengan kalimat penutup.
  6. Tanggal surat
    Tanggal surat harus mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat. Tanggal surat biasanya diletakkan di sebelah kanan bawah surat.
  7. Tanda tangan pejabat
    Tanda tangan pejabat harus mencantumkan nama dan jabatan pejabat yang menandatangani surat. Tanda tangan pejabat biasanya berada di bawah isi surat.

Contoh Surat Nota Dinas Pemerintahan

Berikut adalah contoh surat nota dinas pemerintahan yang dapat menjadi referensi dalam membuat surat nota dinas pemerintahan:

  1. Contoh 1
    Judul Surat: Permohonan Peningkatan Anggaran
    Nomor Surat: 001/PEN/2021
    Lampiran: 2 berkas
    Alamat Tujuan:
    Kepala Badan Pengelola Keuangan Daerah
    Jl. Sudirman No. 25, Jakarta
    Isi Surat:
    Dengan hormat,
    Sehubungan dengan kebutuhan anggaran untuk pelaksanaan program pemerintah di tahun 2021, kami memohon peningkatan anggaran sebesar Rp. 10.000.000,- untuk program pengembangan sumber daya manusia.
    Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
    Tanggal Surat: 1 Januari 2021
    Tanda Tangan Pejabat:
    Rahmatullah, Kepala Bidang Keuangan
  2. Contoh 2
    Judul Surat: Surat Perintah Tugas
    Nomor Surat: 002/SPJT/2021
    Lampiran: - Alamat Tujuan:
    Kepala Dinas Sosial
    Jl. Merdeka No. 10, Surabaya
    Isi Surat:
    Dalam rangka pelaksanaan tugas di bidang pelayanan sosial, dengan ini diperintahkan kepada Saudara Andi untuk memimpin kegiatan sosialisasi program pemerintah di Kecamatan Sidoarjo pada tanggal 10 Januari 2021. Demikian surat perintah tugas ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
    Tanggal Surat: 5 Januari 2021
    Tanda Tangan Pejabat:
    Ahmad Suhendra, Kepala Dinas Sosial
  3. Contoh 3
    Judul Surat: Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja
    Nomor Surat: 003/PPJK/2021
    Lampiran: - Alamat Tujuan:
    Seluruh Pegawai Dinas Kesehatan
    Isi Surat:
    Dalam rangka peningkatan kinerja, dengan ini kami sampaikan pemberitahuan perubahan jam kerja Dinas Kesehatan mulai tanggal 1 Februari 2021. Jam kerja Dinas Kesehatan menjadi pukul 08.00 - 16.00 WIB dan istirahat pada pukul 12.00 - 13.00 WIB.
    Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, mohon perhatian dan kerjasamanya.
    Tanggal Surat: 25 Januari 2021
    Tanda Tangan Pejabat:
    Sri Hartati, Kepala Dinas Kesehatan
  4. Contoh 4
    Judul Surat: Surat Edaran
    Nomor Surat: 004/SE/2021
    Lampiran: - Alamat Tujuan:
    Seluruh Kepala Dinas
    Isi Surat:
    Dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik, dengan ini kami sampaikan surat edaran tentang penggunaan bahasa Indonesia yang efektif dan efisien dalam penyusunan dokumen-dokumen resmi pemerintah. Mohon kerjasamanya untuk memperhatikan hal ini pada setiap penyusunan dokumen resmi.
    Demikian surat edaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
    Tanggal Surat: 15 Februari 2021
    Tanda Tangan Pejabat:
    Syaiful Anwar, Sekretaris Daerah

Kesimpulan

Surat nota dinas pemerintahan adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan arahan, perintah, atau pemberitahuan dari pejabat pemerintahan kepada bawahan atau rekan kerja di instansi pemerintah. Surat ini memiliki format yang harus sesuai dengan standar administrasi pemerintahan, seperti judul surat