Surat pesanan atau order letter merupakan salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain. Surat ini biasa digunakan oleh perusahaan, instansi pemerintah, atau individu yang ingin memesan barang atau jasa dari pihak lain. Dalam surat pesanan ini, terdapat beberapa informasi penting yang harus disertakan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.
Format Surat Order Letter
Agar surat pesanan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang dituju, maka dibutuhkan format yang jelas dan terstruktur. Berikut adalah format surat pesanan yang umum digunakan:
- Header, yaitu bagian yang berisi informasi perusahaan atau individu yang mengirim surat pesanan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan nomor fax.
- Tanggal, yaitu tanggal dibuatnya surat pesanan.
- Alamat penerima, yaitu informasi penerima surat pesanan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan nomor fax.
- Salutation, yaitu ucapan pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, yaitu bagian yang berisi informasi pesanan, seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.
- Penutup, yaitu ucapan penutup yang sopan, seperti “Hormat kami.”
- Tanda tangan, yaitu tanda tangan pengirim surat pesanan.
Contoh Surat Order Letter
Berikut ini adalah contoh surat pesanan yang dapat menjadi referensi dalam membuat surat pesanan:
Contoh 1
Perusahaan ABC
Jl. Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021)1234567
Fax. (021)1234568
15 Januari 2022
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 456
Surabaya 67890
Telp. (031)4567890
Fax. (031)4567891
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Kami dari perusahaan ABC ingin memesan 1000 buah kemeja dengan ukuran L dan XL. Kami berharap dapat menerima pesanan tersebut pada tanggal 1 Februari 2022. Mohon informasi mengenai harga dan cara pembayaran yang dapat kami lakukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan ABC
Contoh 2
Individu A
Jl. Merdeka No. 456
Bandung 34567
Telp. (022)3456789
Fax. (022)3456780
15 Januari 2022
Toko Buku
Jl. Asia Afrika No. 789
Jakarta 12345
Telp. (021)7890123
Fax. (021)7890124
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Saya ingin memesan buku “Harry Potter and the Philosopher’s Stone” edisi terbaru sebanyak 5 buah. Mohon informasi mengenai harga dan cara pembayaran yang dapat saya lakukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Individu A
Contoh 3
Dinas Pendidikan
Jl. Pahlawan No. 123
Surabaya 67890
Telp. (031)8901234
Fax. (031)8901235
15 Januari 2022
Perusahaan C
Jl. Raya No. 789
Jakarta 12345
Telp. (021)5678901
Fax. (021)5678902
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Kami dari Dinas Pendidikan ingin memesan 100 unit laptop dengan spesifikasi tertentu. Kami berharap dapat menerima pesanan tersebut pada tanggal 1 Maret 2022. Mohon informasi mengenai harga dan cara pembayaran yang dapat kami lakukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Dinas Pendidikan
Contoh 4
Perusahaan D
Jl. Asia No. 567
Bandung 34567
Telp. (022)4567890
Fax. (022)4567891
15 Januari 2022
Perusahaan E
Jl. Sudirman No. 890
Jakarta 12345
Telp. (021)2345678
Fax. (021)2345679
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Kami dari perusahaan D ingin memesan 50 unit printer dengan spesifikasi tertentu. Kami berharap dapat menerima pesanan tersebut pada tanggal 1 April 2022. Mohon informasi mengenai harga dan cara pembayaran yang dapat kami lakukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan D
Kesimpulan
Surat pesanan atau order letter merupakan salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain. Dalam surat pesanan ini, terdapat beberapa informasi penting yang harus disertakan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman. Agar surat pesanan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang dituju, maka dibutuhkan format yang jelas dan terstruktur. Selain itu, surat pesanan juga harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan mengikuti aturan tata bahasa yang benar.