Surat organisasi merupakan surat yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk menyampaikan informasi, pemberitahuan, permohonan, atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Surat ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan informasi yang jelas dan terstruktur kepada penerima surat.
Format Surat Organisasi
Format surat organisasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
- Header Surat
- Nama organisasi
- Alamat organisasi
- Nomor telepon organisasi
- Alamat email organisasi
- Tanggal surat
- Alamat penerima surat
- Salutation
- Isi surat
- Penutup
- Tanda tangan
- Nama dan jabatan penandatangan
Perlu diingat bahwa surat organisasi harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Selain itu, pastikan untuk menggunakan font yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman dengan ukuran 12.
Contoh Surat Organisasi
Berikut adalah contoh surat organisasi yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan
Nomor: XXX/SP/ORG/2021
Jakarta, 25 Mei 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk memberitahukan bahwa pada tanggal 28 Mei 2021 akan dilaksanakan acara seminar nasional yang diselenggarakan oleh organisasi kami. Acara ini akan diadakan di Hotel XYZ dan akan dihadiri oleh lebih dari 200 peserta dari berbagai daerah di Indonesia.
Adapun tema yang akan dibahas dalam acara ini adalah “Inovasi dan Kreativitas dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan di Indonesia”. Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam acara ini dan berpartisipasi dalam diskusi yang akan diadakan setelah sesi presentasi.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi ABC
Ketua,
XXXX
Contoh Surat Permohonan
Surat Permohonan
Nomor: XXX/SP/ORG/2021
Jakarta, 25 Mei 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami dari organisasi ABC bermaksud untuk memohon dukungan dari Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rangka pelaksanaan kegiatan sosial yang akan dilaksanakan pada tanggal 30 Mei 2021 di daerah XYZ.
Kegiatan sosial yang akan dilaksanakan tersebut adalah bakti sosial berupa penyuluhan kesehatan dan pemberian bantuan sembako kepada warga yang kurang mampu di daerah tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat memberikan dukungan dalam bentuk donasi beras atau sembako yang akan disalurkan kepada warga yang membutuhkan.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi ABC
Ketua,
XXXX
Contoh Surat Undangan
Surat Undangan
Nomor: XXX/SU/ORG/2021
Jakarta, 25 Mei 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami dari organisasi ABC mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara buka puasa bersama yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 28 Mei 2021
Waktu : 17.30 WIB
Tempat : Hotel XYZ
Acara ini akan dihadiri oleh seluruh anggota organisasi ABC dan kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir untuk mempererat tali silaturahmi antara kami.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi ABC
Ketua,
XXXX
Contoh Surat Penawaran Kerjasama
Surat Penawaran Kerjasama
Nomor: XXX/SPK/ORG/2021
Jakarta, 25 Mei 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami dari organisasi ABC bermaksud untuk menawarkan kerjasama dalam rangka pelaksanaan kegiatan seminar nasional yang akan dilaksanakan pada tanggal 30 Juni 2021 di Hotel XYZ.
Adapun kerjasama yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Penyediaan venue dan peralatan seminar
- Penyediaan konsumsi untuk peserta seminar
- Penyediaan perlengkapan seminar seperti spanduk, backdrop, dan lain-lain
Kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rangka pelaksanaan kegiatan seminar nasional ini. Jika Bapak/Ibu/Saudara/i berminat untuk bekerja sama, silahkan hubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera pada header surat ini.
Demikian penawaran kerjasama ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Organisasi ABC
Ketua,
XXXX
Kesimpulan
Surat organisasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam sebuah organisasi. Format surat organisasi yang jelas dan terstruktur akan memudahkan penerima surat dalam memahami informasi yang disampaikan. Dengan menggunakan contoh surat organisasi yang tepat, organisasi dapat memberikan informasi yang jelas dan terstruktur kepada penerima surat.