Ketika seorang karyawan di perusahaan melakukan pelanggaran atau tindakan yang merugikan perusahaan, maka perusahaan perlu mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Salah satu tindakan yang bisa diambil adalah dengan mengirimkan surat panggilan karyawan bermasalah. Surat ini berisi pemberitahuan kepada karyawan tersebut untuk menghadiri rapat atau pertemuan guna membahas masalah yang sedang dihadapi.

Pengertian Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Surat panggilan karyawan bermasalah adalah surat yang dikirimkan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau tindakan yang merugikan perusahaan. Surat ini berisi pemberitahuan kepada karyawan tersebut untuk menghadiri rapat atau pertemuan dengan pihak perusahaan guna membahas masalah yang sedang dihadapi.

Surat panggilan karyawan bermasalah biasanya dikirimkan oleh bagian HRD atau oleh atasan langsung karyawan yang bersangkutan. Tujuan dari surat ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan penjelasan atau pembelaan atas tindakan yang dilakukannya.

Format Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat panggilan karyawan bermasalah. Berikut adalah format yang bisa diikuti:

  1. Header surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
  2. Tanggal pembuatan surat.
  3. Alamat karyawan yang bersangkutan.
  4. Subjek atau judul surat yang menjelaskan maksud atau tujuan surat.
  5. Pembukaan surat, berisi pengenalan diri dan perusahaan serta tujuan dari surat.
  6. Isi surat, berisi penjelasan mengenai pelanggaran atau tindakan yang dilakukan oleh karyawan tersebut serta jadwal rapat atau pertemuan yang akan diadakan.
  7. Penutup surat, berisi pengingat kepada karyawan untuk hadir pada rapat atau pertemuan serta ucapan terima kasih.
  8. Tanda tangan dari atasan atau HRD perusahaan.

Contoh Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Berikut adalah beberapa contoh surat panggilan karyawan bermasalah:

Contoh 1

PT. ABC Jalan Merdeka No. 123 Surabaya Telp. (031) 123456 Email: abc@abc.co.id Surabaya, 1 Februari 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan] Jalan Kenangan No. 456 Surabaya Subjek: Surat Panggilan Karyawan Bermasalah Dengan hormat, Melalui surat ini, kami dari PT. ABC ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima laporan mengenai tindakan yang dilakukan oleh Bapak/Ibu [Nama Karyawan] yang merugikan perusahaan. Kami telah mengevaluasi laporan tersebut dan memutuskan untuk mengadakan rapat dengan Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada: Hari/Tanggal: Kamis, 10 Februari 2022 Waktu: Pukul 10.00 WIB Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 3 Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada rapat tersebut. Jika Bapak/Ibu [Nama Karyawan] memiliki pertanyaan atau kendala terkait jadwal tersebut, silakan menghubungi bagian HRD kami di nomor telepon yang telah disediakan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, [Nama Atasan atau HRD] [Posisi]

Contoh 2

PT. XYZ Jalan Sudirman No. 789 Jakarta Telp. (021) 789012 Email: xyz@xyz.co.id Jakarta, 1 Maret 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan] Jalan Kenangan No. 101 Jakarta Subjek: Surat Panggilan Karyawan Bermasalah Dengan hormat, Kami dari PT. XYZ ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima laporan mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu [Nama Karyawan] selama bekerja di perusahaan kami. Oleh karena itu, kami mengundang Bapak/Ibu [Nama Karyawan] untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal: Selasa, 15 Maret 2022 Waktu: Pukul 14.00 WIB Tempat: Ruang Rapat B, Lantai 2 Kami memohon kehadiran Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada rapat tersebut. Jika Bapak/Ibu [Nama Karyawan] tidak dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, harap memberitahukan kepada kami melalui bagian HRD perusahaan. Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, [Nama Atasan atau HRD] [Posisi]

Contoh 3

PT. RST Jalan Veteran No. 456 Bandung Telp. (022) 456789 Email: rst@rst.co.id Bandung, 1 April 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan] Jalan Kenangan No. 789 Bandung Subjek: Surat Panggilan Karyawan Bermasalah Dengan hormat, Melalui surat ini, kami dari PT. RST ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima laporan mengenai tindakan yang dilakukan oleh Bapak/Ibu [Nama Karyawan] dan merugikan perusahaan. Kami telah mengevaluasi laporan tersebut dan memutuskan untuk mengadakan pertemuan dengan Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada: Hari/Tanggal: Rabu, 20 April 2022 Waktu: Pukul 09.00 WIB Tempat: Ruang Pertemuan A, Lantai 4 Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada pertemuan tersebut. Jika Bapak/Ibu [Nama Karyawan] memiliki kendala atau pertanyaan, harap menghubungi bagian HRD kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, [Nama Atasan atau HRD] [Posisi]

Contoh 4

PT. LMN Jalan A. Yani No. 1011 Denpasar Telp. (0361) 101112 Email: lmn@lmn.co.id Denpasar, 1 Mei 2022 Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan] Jalan Kenangan No. 1212 Denpasar Subjek: Surat Panggilan Karyawan Bermasalah Dengan hormat, Kami dari PT. LMN ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima laporan mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu [Nama Karyawan] selama bekerja di perusahaan kami. Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak/Ibu [Nama Karyawan] untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada: Hari/Tanggal: Kamis, 5 Mei 2022 Waktu: Pukul 13.00 WITA Tempat: Ruang Rapat C, Lantai 3 Kami memohon kehadiran Bapak/Ibu [Nama Karyawan] pada rapat tersebut. Jika Bapak/Ibu [Nama Karyawan] tidak dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, harap memberitahukan kepada kami melalui bagian HRD perusahaan. Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, [Nama Atasan atau HRD] [Posisi]

Kesimpulan

Surat panggilan karyawan bermasalah merupakan salah satu t