Banyak perusahaan yang mengalami masalah dengan karyawannya. Masalah tersebut dapat berupa ketidakpatuhan terhadap aturan perusahaan, kinerja yang buruk, atau perilaku yang tidak etis. Apabila masalah tersebut tidak dapat diselesaikan secara internal, maka perusahaan dapat mengeluarkan surat panggilan penyelesaian masalah kepada karyawan yang bersangkutan.
Pengertian Surat Panggilan Penyelesaian Masalah
Surat panggilan penyelesaian masalah adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang mengalami masalah dalam bekerja. Surat ini bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan penjelasan atau memperbaiki perilaku yang dianggap tidak sesuai dengan aturan perusahaan.
Format Surat Panggilan Penyelesaian Masalah
Surat panggilan penyelesaian masalah harus memenuhi format yang ditentukan oleh perusahaan. Berikut adalah format yang umum digunakan dalam surat panggilan penyelesaian masalah:
- Header surat, berisi logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat, berisi nama karyawan yang akan dipanggil, jabatan dan departemen kerja.
- Salutation, yaitu ucapan pembukaan surat.
- Isi surat, berisi penjelasan masalah yang dihadapi oleh karyawan, tindakan yang telah diambil oleh perusahaan, serta panggilan untuk karyawan untuk hadir pada pertemuan penyelesaian masalah.
- Tanda tangan dari atasan langsung karyawan dan cap perusahaan.
Contoh Surat Panggilan Penyelesaian Masalah
Berikut adalah beberapa contoh surat panggilan penyelesaian masalah:
Contoh 1
PT. ABCD
Jalan Raya ABCD No. 123
Tangerang, Banten
Tel: (021) 12345678
Email: info@abcd.com
22 Januari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu Karyawan XYZ
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Keuangan
Dengan hormat,
Dalam rangka peningkatan kinerja dan kedisiplinan kerja di lingkungan PT. ABCD, kami menemukan beberapa pelanggaran yang dilakukan oleh Bapak/Ibu Karyawan XYZ dalam menjalankan tugasnya sebagai Staff Administrasi di Departemen Keuangan.
Berikut adalah beberapa pelanggaran yang telah kami temukan:
- Terlambat masuk kerja lebih dari 3 kali dalam sebulan terakhir.
- Tidak mengikuti prosedur pengarsipan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Menggunakan bahasa yang kurang sopan dalam berkomunikasi dengan rekan kerja.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu Karyawan XYZ untuk hadir pada:
Hari/tanggal: Kamis, 27 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Keuangan
Pada pertemuan tersebut, kami akan membahas lebih lanjut mengenai pelanggaran yang telah dilakukan dan memberikan kesempatan kepada Bapak/Ibu untuk memberikan penjelasan atau memperbaiki perilaku yang dianggap tidak sesuai dengan aturan perusahaan.
Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Mohon untuk Bapak/Ibu Karyawan XYZ agar hadir tepat waktu pada pertemuan tersebut.
Hormat kami,
Ttd,
Atasan Langsung Karyawan XYZ
Cap Perusahaan
Contoh 2
PT. EFGH
Jalan Raya EFGH No. 456
Jakarta Selatan, DKI Jakarta
Tel: (021) 87654321
Email: info@efgh.com
15 Februari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu Karyawan LMN
Jabatan: Kepala Bagian Pemasaran
Departemen: Pemasaran
Dengan hormat,
Kami menemukan beberapa masalah dalam kinerja Bapak/Ibu Karyawan LMN selama beberapa bulan terakhir. Beberapa masalah tersebut meliputi:
- Penurunan kinerja yang signifikan dalam mencapai target penjualan.
- Tidak mengikuti prosedur pelayanan kepada pelanggan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Terlambat dalam melaporkan hasil penjualan kepada atasan langsung.
Kami memahami bahwa Bapak/Ibu Karyawan LMN mungkin mengalami beberapa kendala dalam menjalankan tugasnya. Namun, kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerja dan menjaga etika kerja yang baik sesuai dengan aturan perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu Karyawan LMN untuk hadir pada:
Hari/tanggal: Jumat, 25 Februari 2022
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Pemasaran
Pada pertemuan tersebut, kami akan membahas lebih lanjut mengenai masalah yang telah terjadi dan memberikan kesempatan kepada Bapak/Ibu untuk memberikan penjelasan atau memperbaiki kinerja yang dianggap tidak sesuai dengan aturan perusahaan.
Demikian surat panggilan ini kami sampaikan. Mohon untuk Bapak/Ibu Karyawan LMN agar hadir tepat waktu pada pertemuan tersebut.
Hormat kami,
Ttd,
Atasan Langsung Karyawan LMN
Cap Perusahaan
Contoh 3
PT. IJKL
Jalan Raya IJKL No. 789
Bandung, Jawa Barat
Tel: (022) 98765432
Email: info@ijkl.com
10 Maret 2022
Kepada:
Bapak/Ibu Karyawan NOP
Jabatan: Supervisior Produksi
Departemen: Produksi
Dengan hormat,
Kami menemukan beberapa masalah dalam kinerja Bapak/Ibu Karyawan NOP selama beberapa bulan terakhir. Beberapa masalah tersebut meliputi:
- Tidak mengikuti prosedur keselamatan kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Tidak memperbaiki mesin produksi yang rusak sehingga mengganggu proses produksi.
- Tidak memenuhi target produksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Kami memahami bahwa Bapak/Ibu Karyawan NOP mungkin mengalami beberapa kendala dalam menjalankan tugasnya. Namun, kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kinerja dan menjaga keselamatan kerja yang baik sesuai dengan aturan perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu Karyawan NOP untuk hadir pada:
Hari/tanggal: Rabu, 16 Maret 2022
Waktu: 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Produksi
Pada pertemuan tersebut, kami akan membahas lebih lanjut mengen