Surat pembatalan purchase order adalah surat resmi yang digunakan untuk membatalkan pesanan barang atau jasa yang sebelumnya telah dipesan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Surat ini dibuat untuk memberi tahu pihak yang bersangkutan bahwa pemesanan tersebut dibatalkan dan tidak akan diproses lebih lanjut. Oleh karena itu, surat pembatalan purchase order harus dibuat secara formal dan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari.
Format Surat Pembatalan Purchase Order
Sebelum membuat surat pembatalan purchase order, ada beberapa hal yang harus diperhatikan terlebih dahulu seperti alasan pembatalan, batas waktu pembatalan, dan konsekuensi yang mungkin terjadi akibat pembatalan. Setelah itu, berikut adalah format surat pembatalan purchase order yang dapat diikuti:
Header
Pada bagian header, tuliskan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi.
Tanggal
Tuliskan tanggal pembuatan surat.
Kepada
Tuliskan nama perusahaan atau individu yang dituju.
Perihal
Tuliskan perihal surat, yaitu surat pembatalan purchase order.
Isi Surat
Isi surat harus disusun dengan jelas dan singkat. Jelaskan alasan pembatalan dan batas waktu pembatalan. Kemudian, sertakan informasi mengenai konsekuensi yang mungkin terjadi akibat pembatalan seperti biaya administrasi atau denda. Jangan lupa untuk menyatakan permohonan maaf atas pembatalan tersebut.
Tanda Tangan
Surat pembatalan purchase order harus ditandatangani oleh atasan atau pihak yang berwenang dalam perusahaan.
Contoh Surat Pembatalan Purchase Order
Berikut adalah beberapa contoh surat pembatalan purchase order yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Header
PT. ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456789
Email: info@abc.com
Tanggal
20 Januari 2022
Kepada
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta Pusat
Perihal
Surat Pembatalan Purchase Order
Isi Surat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami membatalkan purchase order yang telah kami pesan pada tanggal 10 Januari 2022 dengan nomor PO-0001. Pembatalan ini disebabkan oleh adanya perubahan rencana bisnis yang mempengaruhi kebutuhan kami pada barang tersebut.
Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat pembatalan ini. Kami siap menanggung biaya administrasi atau denda yang mungkin timbul akibat pembatalan ini.
Demikian surat pembatalan purchase order ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Atasan]
Contoh 2
Header
CV. PQR
Jl. Ahmad Yani No. 789
Surabaya
Telp. (031) 987654321
Email: info@pqr.co.id
Tanggal
15 Februari 2022
Kepada
PT. DEF
Jl. Sudirman No. 789
Bandung
Perihal
Surat Pembatalan Purchase Order
Isi Surat
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami membatalkan purchase order yang telah kami pesan pada tanggal 1 Februari 2022 dengan nomor PO-0002. Pembatalan ini disebabkan oleh adanya perubahan rencana proyek yang mempengaruhi kebutuhan kami pada barang tersebut.
Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat pembatalan ini. Kami siap menanggung biaya administrasi atau denda yang mungkin timbul akibat pembatalan ini.
Demikian surat pembatalan purchase order ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Atasan]
Contoh 3
Header
PT. LMN
Jl. Pahlawan No. 234
Semarang
Telp. (024) 5678901
Email: info@lmn.co.id
Tanggal
1 Maret 2022
Kepada
PT. GHI
Jl. Ahmad Dahlan No. 567
Yogyakarta
Perihal
Surat Pembatalan Purchase Order
Isi Surat
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami membatalkan purchase order yang telah kami pesan pada tanggal 20 Februari 2022 dengan nomor PO-0003. Pembatalan ini disebabkan oleh adanya kesalahan dalam penghitungan kebutuhan barang dan kami tidak memerlukan barang tersebut saat ini.
Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat pembatalan ini. Kami siap menanggung biaya administrasi atau denda yang mungkin timbul akibat pembatalan ini.
Demikian surat pembatalan purchase order ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Atasan]
Contoh 4
Header
PT. STU
Jl. Gajah Mada No. 345
Malang
Telp. (0341) 1234567
Email: info@stu.co.id
Tanggal
10 April 2022
Kepada
PT. JKL
Jl. Sudirman No. 101
Surabaya
Perihal
Surat Pembatalan Purchase Order
Isi Surat
Kepada Yth.,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami membatalkan purchase order yang telah kami pesan pada tanggal 1 April 2022 dengan nomor PO-0004. Pembatalan ini disebabkan oleh adanya perubahan kebijakan perusahaan yang mempengaruhi kebutuhan kami pada barang tersebut.
Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat pembatalan ini. Kami siap menanggung biaya administrasi atau denda yang mungkin timbul akibat pembatalan ini.
Demikian surat pembatalan purchase order ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Atasan]
Kesimpulan
Surat pembatalan purchase order adalah surat resmi yang digunakan untuk membatalkan pesanan barang atau jasa. Surat ini harus disusun dengan jelas dan formal agar tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman di kemudian hari. Sebelum membuat surat