Sponsorship adalah bentuk dukungan finansial atau materi dari sebuah perusahaan atau individu untuk kegiatan atau acara tertentu. Namun, terkadang sebuah kegiatan atau acara harus dibatalkan karena berbagai alasan. Dalam kasus seperti ini, surat pembatalan sponsorship harus dikirimkan kepada sponsor sebagai pemberitahuan resmi tentang pembatalan acara.
Pengertian Surat Pembatalan Sponsorship
Surat pembatalan sponsorship adalah surat resmi yang dikirimkan kepada sponsor sebagai pemberitahuan bahwa sebuah kegiatan atau acara yang mereka dukung secara finansial atau materi harus dibatalkan. Hal ini biasanya disebabkan oleh alasan yang di luar kendali penyelenggara acara, seperti bencana alam, perubahan regulasi, atau situasi darurat.
Format Surat Pembatalan Sponsorship
Untuk membuat surat pembatalan sponsorship yang efektif, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam formatnya:
- Header: menyebutkan nama perusahaan penyelenggara kegiatan atau acara, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: tanggal penulisan surat.
- Alamat sponsor: menyebutkan nama perusahaan sponsor, alamat, nomor telepon, dan email.
- Salutasi: pembukaan surat yang sopan dan sesuai dengan kaidah etika bisnis.
- Paragraf pembuka: menjelaskan alasan pembatalan acara dan mengucapkan permintaan maaf.
- Paragraf utama: menjelaskan detail pembatalan acara, seperti tanggal, tempat, dan waktu.
- Paragraf penutup: menegaskan permintaan maaf dan ucapan terima kasih atas dukungan sponsor sebelumnya.
- Tanda tangan: tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat.
- Lampiran: jika ada, lampirkan dokumen pendukung seperti surat pengumuman resmi tentang pembatalan acara.
Contoh Surat Pembatalan Sponsorship #1
Contoh surat pembatalan sponsorship berikut ini adalah contoh surat yang bisa digunakan sebagai panduan bagi penyelenggara acara dalam menyusun surat pembatalan sponsorship:
Header:
PT. ABCDE
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat
Telp. (021) 123456
Email: abcde@abcde.com
Tanggal:
1 Januari 2022
Alamat Sponsor:
PT. FGHIJ
Jl. Thamrin No. 456, Jakarta Pusat
Telp. (021) 789012
Email: fghij@fghij.com
Salutasi:
Kepada Yth. PT. FGHIJ
Paragraf Pembuka:
Dengan hormat, kami bermaksud untuk memberitahukan bahwa acara yang kami selenggarakan pada tanggal 10 Januari 2022 di Hotel XYZ dengan tema “Seminar Bisnis Internasional” harus dibatalkan.
Paragraf Utama:
Pembatalan acara ini disebabkan oleh adanya perubahan regulasi dari pemerintah terkait pembatasan jumlah peserta seminar di dalam ruangan. Kami memahami bahwa dukungan finansial dan materi dari PT. FGHIJ telah kami terima dan kami sangat menyesal atas pembatalan acara ini.
Paragraf Penutup:
Kami mengucapkan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang telah kami sebabkan. Kami berterima kasih atas dukungan dan kerjasama PT. FGHIJ selama ini dan berharap kerjasama yang baik ini dapat berlanjut di masa yang akan datang.
Tanda Tangan:
Hormat kami,
Lampiran:
1. Surat Pengumuman Resmi Pembatalan Acara
Contoh Surat Pembatalan Sponsorship #2
Berikut ini adalah contoh surat pembatalan sponsorship yang kedua:
Header:
CV. KLMN
Jl. Gajah Mada No. 789, Surabaya
Telp. (031) 456789
Email: klmn@klmn.com
Tanggal:
15 Februari 2022
Alamat Sponsor:
PT. OPQR
Jl. Diponegoro No. 123, Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: opqr@opqr.com
Salutasi:
Kepada Yth. PT. OPQR
Paragraf Pembuka:
Dengan hormat, kami bermaksud untuk memberitahukan bahwa acara yang kami selenggarakan pada tanggal 28 Februari 2022 di Gedung Sari dengan tema “Pelatihan Kewirausahaan” harus dibatalkan.
Paragraf Utama:
Pembatalan acara ini disebabkan oleh bencana alam yang terjadi di kota Surabaya yang mengakibatkan kerusakan pada beberapa fasilitas di Gedung Sari. Kami memahami bahwa dukungan finansial dan materi dari PT. OPQR telah kami terima dan kami sangat menyesal atas pembatalan acara ini.
Paragraf Penutup:
Kami mengucapkan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang telah kami sebabkan. Kami berterima kasih atas dukungan dan kerjasama PT. OPQR selama ini dan berharap kerjasama yang baik ini dapat berlanjut di masa yang akan datang.
Tanda Tangan:
Hormat kami,
Lampiran:
1. Surat Pengumuman Resmi Pembatalan Acara
Contoh Surat Pembatalan Sponsorship #3
Berikut ini adalah contoh surat pembatalan sponsorship yang ketiga:
Header:
PT. STUVW
Jl. Diponegoro No. 456, Bandung
Telp. (022) 123456
Email: stuvw@stuvw.com
Tanggal:
20 Maret 2022
Alamat Sponsor:
PT. XYZA
Jl. Asia Afrika No. 789, Bandung
Telp. (022) 789012
Email: xyza@xyza.com
Salutasi:
Kepada Yth. PT. XYZA
Paragraf Pembuka:
Dengan hormat, kami bermaksud untuk memberitahukan bahwa acara yang kami selenggarakan pada tanggal 5 April 2022 di Aula Universitas ABC dengan tema “Talkshow Kepemimpinan Masa Depan” harus dibatalkan.
Paragraf Utama:
Pembatalan acara ini disebabkan oleh situasi darurat yang terjadi di kota Bandung akibat pandemi Covid-19 yang masih berlangsung. Kami memahami bahwa dukungan finansial dan materi dari PT. XYZA telah kami terima dan kami sangat menyesal atas pembatalan acara ini.
Paragraf Penutup:
Kami mengucapkan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang telah kami sebabkan. Kami berterima kasih atas dukungan dan kerjasama PT. XYZA selama ini dan berharap kerjasama yang baik ini dapat berlanjut di masa yang akan datang.
Tanda Tangan:
Hormat kami,
Lamp