Pengertian Surat Pemberitahuan Acara
Surat pemberitahuan acara adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak terkait tentang suatu acara yang akan dilaksanakan. Surat ini berfungsi sebagai pengumuman dan undangan resmi, sehingga penerima surat dapat mengetahui informasi tentang acara yang akan dilaksanakan. Surat pemberitahuan acara biasanya digunakan untuk berbagai jenis acara, seperti seminar, konferensi, rapat, workshop, atau acara lainnya. Surat ini harus disusun dengan baik dan benar, agar penerima surat dapat memahami informasi yang disampaikan dengan jelas.
Format Surat Pemberitahuan Acara
Format surat pemberitahuan acara terdiri dari beberapa bagian, antara lain: 1. Kepada (To): Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat. Pastikan alamat yang dituliskan benar sehingga surat tidak salah alamat. 2. Dari (From): Bagian ini berisi nama dan alamat pengirim surat. Pastikan nama dan alamat yang dituliskan benar, sehingga penerima surat dapat menghubungi pengirim jika diperlukan. 3. Subjek (Subject): Bagian ini berisi judul atau topik surat yang ditulis. Subjek harus jelas dan ringkas, sehingga penerima surat dapat mengerti maksud dari surat tersebut. 4. Isi Surat: Bagian ini berisi informasi tentang acara yang akan dilaksanakan, seperti tanggal, waktu, tempat, dan tema acara. Jangan lupa untuk memberikan informasi tentang kegiatan atau rangkaian acara yang akan dilaksanakan. 5. Penutup (Closing): Bagian ini berisi salam penutup dan tanda tangan pengirim surat. Pastikan salam penutup yang digunakan sesuai dengan konteks surat. 6. Lampiran (Attachment): Bagian ini berisi dokumen atau informasi tambahan yang disertakan bersama surat, seperti brosur, daftar peserta, atau agenda acara.
Contoh Surat Pemberitahuan Acara
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan acara yang dapat digunakan sebagai referensi: 1. Surat Pemberitahuan Acara Seminar Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABCDE Jl. Sudirman No. 123 Jakarta Dari: Panitia Seminar Jl. Merdeka No. 456 Jakarta Subjek: Pemberitahuan Seminar “Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia” Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri seminar yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Sabtu, 20 Februari 2022 Waktu : 08.00 - 12.00 WIB Tempat : Hotel Grand Sahid Jaya, Jakarta Tema : Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia Seminar ini akan diisi oleh pembicara-pembicara yang ahli di bidangnya, dan akan membahas tentang strategi untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat menghadiri acara ini, dan mohon konfirmasi kehadiran melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini. Hormat kami, Panitia Seminar Telp. 0800-123-456 2. Surat Pemberitahuan Acara Pelatihan Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. FGHIJ Jl. Gatot Subroto No. 789 Jakarta Dari: Panitia Pelatihan Jl. Sudirman No. 123 Jakarta Subjek: Pemberitahuan Pelatihan “Meningkatkan Keterampilan Komunikasi” Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti pelatihan yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Rabu-Kamis, 2-3 Maret 2022 Waktu : 09.00 - 16.00 WIB Tempat : Hotel Sheraton, Jakarta Tema : Meningkatkan Keterampilan Komunikasi Pelatihan ini akan diisi oleh instruktur yang berpengalaman di bidangnya, dan akan membahas tentang teknik-teknik komunikasi yang efektif dalam lingkungan kerja. Pelatihan ini akan dilaksanakan selama dua hari, dengan materi yang terstruktur dan interaktif. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengikuti pelatihan ini, dan mohon konfirmasi kehadiran melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini. Hormat kami, Panitia Pelatihan Telp. 0800-123-456 3. Surat Pemberitahuan Acara Rapat Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. KLMNO Jl. Diponegoro No. 234 Jakarta Dari: Panitia Rapat Jl. Sudirman No. 123 Jakarta Subjek: Pemberitahuan Rapat Evaluasi Kinerja Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi kinerja yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Selasa, 15 Maret 2022 Waktu : 10.00 - 12.00 WIB Tempat : Ruang Rapat PT. KLMNO, Jakarta Tema : Evaluasi Kinerja Rapat ini akan membahas tentang hasil kinerja perusahaan selama satu tahun terakhir, serta rencana kerja untuk tahun berikutnya. Kami mengharapkan partisipasi Bapak/Ibu dalam rapat ini, dan mohon konfirmasi kehadiran melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini. Hormat kami, Panitia Rapat Telp. 0800-123-456 4. Surat Pemberitahuan Acara Workshop Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. PQRST Jl. Thamrin No. 345 Jakarta Dari: Panitia Workshop Jl. Sudirman No. 123 Jakarta Subjek: Pemberitahuan Workshop “Kreativitas dalam Bisnis” Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti workshop yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Sabtu, 26 Maret 2022 Waktu : 09.00 - 15.00 WIB Tempat : Gedung Bursa Efek Indonesia, Jakarta Tema : Kreativitas dalam Bisnis Workshop ini akan diisi oleh narasumber yang berpengalaman di bidangnya, dan akan membahas tentang cara meningkatkan kreativitas dalam bisnis. Workshop ini akan dilaksanakan selama satu hari, dengan materi yang terstruktur dan interaktif. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengikuti workshop ini, dan mohon konfirmasi kehadiran melalui nomor telepon yang tertera di bawah ini. Hormat kami, Panitia Workshop Telp. 0800-123-456
Kesimpulan
Surat pemberitahuan acara sangat penting dalam menyampaikan informasi tentang suatu acara secara resmi. Surat ini harus disusun dengan baik dan benar, agar penerima surat dapat memahami informasi yang disampaikan dengan jelas. Format surat pemberitahuan acara terdiri dari beberapa bagian, seperti kepala surat, subjek, isi surat, penutup, dan lampiran. Berbagai contoh surat pemberitahuan acara dapat digunakan sebagai referensi untuk menyusun surat yang baik dan benar.