Melakukan audit internal merupakan bagian penting dari proses manajemen perusahaan. Audit internal dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi proses bisnis, serta untuk memastikan bahwa operasi bisnis berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Salah satu dokumen penting dalam proses audit internal adalah surat pemberitahuan audit internal.
Pengertian Surat Pemberitahuan Audit Internal
Surat pemberitahuan audit internal adalah surat yang dikeluarkan oleh tim auditor untuk memberitahukan kepada pihak terkait mengenai rencana audit internal yang akan dilakukan. Surat ini berisi informasi penting seperti tujuan audit, jadwal audit, area audit, serta jenis dokumen yang akan diperiksa selama proses audit.
Dalam surat pemberitahuan ini, tim auditor juga memberikan informasi tentang tata cara pelaksanaan audit, termasuk cara mengumpulkan data, metode pengujian, serta tata cara pelaporan hasil audit. Surat pemberitahuan audit internal harus disampaikan secara tertulis dan dikirimkan kepada pihak terkait sebelum proses audit dimulai.
Format Surat Pemberitahuan Audit Internal
Surat pemberitahuan audit internal harus menggunakan format resmi dan mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas. Berikut adalah format umum yang dapat digunakan:
- Header surat yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal surat.
- Alamat penerima surat.
- Salutation.
- Isi surat, yang mencakup:
- Perkenalan singkat tentang tujuan surat.
- Penjelasan mengenai rencana audit, termasuk tujuan audit, jadwal audit, dan area audit.
- Metode pengumpulan data, pengujian, dan pelaporan hasil audit.
- Pernyataan tentang kerahasiaan data dan informasi yang diperoleh selama proses audit.
- Kontak person yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
- Penutup surat, yang mencakup:
- Ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
- Tanda tangan dan nama tim auditor.
Contoh Surat Pemberitahuan Audit Internal
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan audit internal:
Contoh 1
Perusahaan ABC
Jalan Pahlawan No. 123
Surabaya
Telp. (031) 123456
Email: info@abc.co.id
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
PT XYZ
Jalan Raya No. 456
Jakarta
Dalam rangka memastikan efektivitas dan efisiensi proses bisnis, kami akan melakukan audit internal pada perusahaan Bapak/Ibu pada tanggal 10 Januari 2022 hingga 14 Januari 2022. Audit akan dilakukan di area keuangan dan sumber daya manusia.
Dalam proses audit ini, kami akan memeriksa dokumen-dokumen terkait keuangan dan sumber daya manusia, serta melakukan wawancara dengan beberapa karyawan. Selain itu, kami juga akan melaksanakan pengujian terhadap prosedur-prosedur yang ada.
Setelah proses audit selesai, kami akan menyusun laporan hasil audit yang akan disampaikan kepada Bapak/Ibu dalam waktu 7 hari kerja setelah audit selesai. Kami menjamin kerahasiaan data dan informasi yang diperoleh selama proses audit.
Apabila Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kontak person kami di nomor telepon (031) 123456 atau melalui email info@abc.co.id.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim Auditor
Perusahaan ABC
Contoh 2
Perusahaan DEF
Jalan Veteran No. 789
Bandung
Telp. (022) 789123
Email: info@def.co.id
Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
PT GHI
Jalan Sudirman No. 123
Surabaya
Dalam rangka memastikan efektivitas dan efisiensi proses bisnis, kami akan melakukan audit internal pada perusahaan Bapak/Ibu pada tanggal 10 Januari 2022 hingga 14 Januari 2022. Audit akan dilakukan di area marketing dan produksi.
Dalam proses audit ini, kami akan memeriksa dokumen-dokumen terkait marketing dan produksi, serta melakukan wawancara dengan beberapa karyawan. Selain itu, kami juga akan melaksanakan pengujian terhadap prosedur-prosedur yang ada.
Setelah proses audit selesai, kami akan menyusun laporan hasil audit yang akan disampaikan kepada Bapak/Ibu dalam waktu 7 hari kerja setelah audit selesai. Kami menjamin kerahasiaan data dan informasi yang diperoleh selama proses audit.
Apabila Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kontak person kami di nomor telepon (022) 789123 atau melalui email info@def.co.id.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim Auditor
Perusahaan DEF
Contoh 3
Perusahaan GHI
Jalan Merdeka No. 456
Yogyakarta
Telp. (0274) 456789
Email: info@ghi.co.id
Yogyakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
PT JKL
Jalan Asia Afrika No. 789
Bandung
Dalam rangka memastikan efektivitas dan efisiensi proses bisnis, kami akan melakukan audit internal pada perusahaan Bapak/Ibu pada tanggal 10 Januari 2022 hingga 14 Januari 2022. Audit akan dilakukan di area IT dan administrasi.
Dalam proses audit ini, kami akan memeriksa dokumen-dokumen terkait IT dan administrasi, serta melakukan wawancara dengan beberapa karyawan. Selain itu, kami juga akan melaksanakan pengujian terhadap prosedur-prosedur yang ada.
Setelah proses audit selesai, kami akan menyusun laporan hasil audit yang akan disampaikan kepada Bapak/Ibu dalam waktu 7 hari kerja setelah audit selesai. Kami menjamin kerahasiaan data dan informasi yang diperoleh selama proses audit.
Apabila Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kontak person kami di nomor telepon (0274) 456789 atau melalui email info@ghi.co.id.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim Auditor
Perusahaan GHI
Contoh 4
Perusahaan JKL
Jalan Asia Afrika No. 789
Bandung
Telp. (022) 789456
Email: info@jkl.co.id
Bandung, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
PT MNO
Jalan Diponegoro No. 123
Semarang
Dalam rangka memastikan