Pengertian Surat Pemberitahuan Hasil Rapat
Surat pemberitahuan hasil rapat adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan hasil dari sebuah rapat kepada pihak yang terkait. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak yang bertanggung jawab dalam mengadakan rapat, seperti pimpinan rapat atau sekretaris rapat. Surat pemberitahuan hasil rapat sangat penting karena berisi informasi yang harus diketahui oleh semua pihak yang terlibat dalam rapat tersebut.
Format Surat Pemberitahuan Hasil Rapat
Berikut adalah format umum dari surat pemberitahuan hasil rapat:
Header
Di bagian atas surat, tuliskan nama perusahaan atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan email. Jangan lupa juga untuk mencantumkan nomor surat dan tanggal surat.
Kepada
Di bawah header, tuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat. Jangan lupa untuk mencantumkan jabatan penerima surat dan instansi yang bersangkutan.
Perihal
Tuliskan perihal surat dengan jelas dan singkat. Perihal harus mencerminkan isi dari surat tersebut.
Isi Surat
Isi surat harus diawali dengan kalimat pembuka yang sopan dan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah hadir dalam rapat. Selanjutnya, tuliskan informasi hasil rapat dengan jelas dan singkat. Pastikan semua informasi yang disampaikan telah sesuai dengan apa yang telah disepakati dalam rapat. Jangan lupa untuk mencantumkan tindakan atau langkah selanjutnya yang harus diambil oleh semua pihak yang terkait.
Tanda Tangan dan Nama Pihak yang Bertanggung Jawab
Di akhir surat, tuliskan tanda tangan dan nama pihak yang bertanggung jawab dalam mengadakan rapat. Jangan lupa untuk menyertakan jabatan dan nama perusahaan atau instansi.
Contoh Surat Pemberitahuan Hasil Rapat
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan hasil rapat yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1:
No. Surat: 001/SPHR/IX/2021
Tanggal: 15 September 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Manajer Divisi Produksi
PT Maju Sejahtera
Jl. Raya Majapahit No. 10
Jakarta Timur
Perihal: Hasil Rapat Evaluasi Kinerja Divisi Produksi
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rapat evaluasi kinerja divisi produksi yang telah dilaksanakan pada tanggal 10 September 2021 di ruang rapat utama PT Maju Sejahtera.
Setelah melakukan evaluasi kinerja divisi produksi, kami menyampaikan hasil sebagai berikut:
1. Kinerja divisi produksi selama bulan Agustus 2021 menunjukkan peningkatan yang signifikan.
2. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh divisi produksi dalam menjalankan tugasnya, seperti keterlambatan pengiriman barang dan kekurangan stok bahan baku.
3. Untuk mengatasi kendala tersebut, divisi produksi perlu membuat perencanaan yang lebih matang dan memperbaiki sistem manajemen persediaan.
Demi kelancaran tugas dan pencapaian target perusahaan, kami mengharapkan dukungan dan kerja sama dari seluruh pihak terkait.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
John Doe
Manager HRD PT Maju Sejahtera
Contoh 2:
No. Surat: 002/SPHR/X/2021
Tanggal: 10 Oktober 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Manajer Divisi Keuangan
PT Sentosa Jaya
Jl. Raya Cempaka No. 20
Jakarta Selatan
Perihal: Hasil Rapat Pembahasan Anggaran Tahunan
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rapat pembahasan anggaran tahunan yang telah dilaksanakan pada tanggal 3 Oktober 2021 di ruang rapat utama PT Sentosa Jaya.
Setelah melakukan pembahasan anggaran tahunan, kami menyampaikan hasil sebagai berikut:
1. Anggaran tahunan PT Sentosa Jaya untuk tahun 2022 sebesar Rp 50 miliar.
2. Terdapat beberapa proyek strategis yang perlu mendapatkan prioritas dalam pembahasan anggaran tahunan, seperti pengembangan produk baru dan perbaikan infrastruktur.
3. Untuk memastikan kelancaran pelaksanaan proyek, perlu dilakukan pengaturan anggaran yang lebih efisien.
Demi kelancaran tugas dan pencapaian target perusahaan, kami mengharapkan dukungan dan kerja sama dari seluruh pihak terkait.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Jane Doe
Manager Keuangan PT Sentosa Jaya
Kesimpulan
Surat pemberitahuan hasil rapat adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan hasil dari sebuah rapat kepada pihak yang terkait. Format surat ini harus diikuti dengan benar agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang menerima surat. Dengan adanya surat pemberitahuan hasil rapat, diharapkan semua pihak yang terlibat dalam rapat dapat memahami keputusan yang telah diambil dan dapat melaksanakan tindakan selanjutnya dengan baik.