Surat pemberitahuan organisasi adalah salah satu bentuk surat resmi yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk memberikan informasi kepada anggota atau pihak terkait tentang kegiatan, acara, atau perubahan yang akan terjadi dalam organisasi tersebut. Surat ini umumnya dikirim melalui surat resmi atau email, tergantung pada kebijakan yang berlaku di organisasi tersebut.

Pengertian Surat Pemberitahuan Organisasi

Surat pemberitahuan organisasi memiliki fungsi untuk memberikan informasi terkait dengan kegiatan atau perubahan di dalam organisasi. Surat ini biasanya dikirimkan kepada anggota organisasi, pihak terkait, atau publik yang ingin mengetahui informasi tentang organisasi tersebut. Dalam surat pemberitahuan organisasi, biasanya terdapat informasi terkait dengan waktu, tempat, tujuan, dan hal-hal lain yang perlu diketahui oleh pihak yang menerima surat tersebut.

Format Surat Pemberitahuan Organisasi

Format surat pemberitahuan organisasi harus memenuhi standar surat resmi yang baku. Berikut adalah contoh format surat pemberitahuan organisasi:

  1. Header surat, berisi nama organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan tanggal.
  2. Alamat penerima surat, yaitu nama dan alamat lengkap penerima surat.
  3. Salutasi atau pembukaan surat, yaitu ucapan salam dan pengenalan diri penulis surat.
  4. Isi surat, yaitu informasi terkait dengan kegiatan atau perubahan di dalam organisasi.
  5. Penutup surat, yaitu ucapan terima kasih, salam penutup, dan tanda tangan.

Contoh Surat Pemberitahuan Organisasi

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan organisasi yang dapat dijadikan referensi untuk membuat surat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi:

Contoh 1: Surat Pemberitahuan Rapat

Kepada Yth., Seluruh Anggota XYZ Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, maka akan diselenggarakan rapat yang akan membahas tentang rencana kerja XYZ dalam waktu dekat. Adapun rincian mengenai rapat tersebut adalah sebagai berikut: Hari/Tanggal : Senin, 12 September 2022 Waktu : Pukul 10.00 – selesai Tempat : Ruang Rapat XYZ Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran saudara/i di acara tersebut, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua XYZ

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Perubahan Struktur Organisasi

Kepada Yth., Seluruh Karyawan PT. ABC Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di PT. ABC, maka kami akan melakukan perubahan struktur organisasi. Adapun perubahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Posisi Direktur Operasional dihapuskan dan tugasnya dialihkan ke posisi Direktur Utama. 2. Dibentuk posisi Kepala Divisi Pengembangan Bisnis yang melaporkan langsung ke Direktur Utama. 3. Dibentuk posisi Kepala Divisi Sumber Daya Manusia yang melaporkan langsung ke Direktur Utama. Perubahan tersebut akan berlaku mulai tanggal 1 Oktober 2022. Kami harap semua karyawan dapat memahami dan mendukung keputusan ini. Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, Direktur Utama PT. ABC

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Pelatihan

Kepada Yth., Seluruh Karyawan PT. XYZ Dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia di PT. XYZ, maka akan diselenggarakan pelatihan yang akan membahas tentang pengembangan karir. Adapun rincian mengenai pelatihan tersebut adalah sebagai berikut: Hari/Tanggal : Rabu, 1 Oktober 2022 Waktu : Pukul 09.00 – 16.00 Tempat : Ruang Pelatihan PT. XYZ Peserta pelatihan diharapkan dapat hadir tepat waktu dan membawa alat tulis untuk mencatat materi yang disampaikan. Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran saudara/i di acara tersebut, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Manajer SDM PT. XYZ

Contoh 4: Surat Pemberitahuan Acara

Kepada Yth., Seluruh Anggota Komunitas ABC Dalam rangka memperingati hari ulang tahun Komunitas ABC yang ke-10, maka akan diselenggarakan acara yang akan diisi oleh berbagai kegiatan dan hiburan. Adapun rincian mengenai acara tersebut adalah sebagai berikut: Hari/Tanggal : Sabtu, 9 Oktober 2022 Waktu : Pukul 08.00 – 17.00 Tempat : Lapangan ABC Peserta acara diharapkan dapat hadir tepat waktu dan membawa perlengkapan yang diperlukan untuk mengikuti kegiatan. Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran saudara/i di acara tersebut, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua Komunitas ABC

Kesimpulan

Surat pemberitahuan organisasi merupakan salah satu bentuk surat resmi yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk memberikan informasi terkait dengan kegiatan, acara, atau perubahan di dalam organisasi. Format surat pemberitahuan organisasi harus memenuhi standar surat resmi yang baku. Dalam surat pemberitahuan organisasi, harus terdapat informasi terkait waktu, tempat, tujuan, dan hal-hal lain yang perlu diketahui oleh pihak yang menerima surat tersebut. Contoh-contoh surat pemberitahuan organisasi yang telah disampaikan di atas dapat dijadikan referensi dalam membuat surat pemberitahuan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.