Surat pemberitahuan pembayaran via transfer adalah surat yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai pembayaran yang dilakukan melalui transfer bank. Surat ini umumnya digunakan oleh perusahaan atau institusi yang menerima pembayaran dari pelanggan atau nasabah melalui transfer bank. Dengan surat ini, pihak yang menerima pembayaran dapat memberikan informasi yang jelas mengenai nomor rekening, jumlah pembayaran, dan instruksi lainnya yang diperlukan untuk memudahkan proses pembayaran.
Format Surat Pemberitahuan Pembayaran Via Transfer
Agar surat pemberitahuan pembayaran via transfer dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang menerima, maka format surat harus disusun dengan baik dan jelas. Berikut adalah format surat pemberitahuan pembayaran via transfer yang dapat diikuti:
- Header surat
Header surat harus mencantumkan nama perusahaan atau institusi yang mengirim surat, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal
Tanggal harus dicantumkan di atas nama penerima surat.
- Alamat penerima surat
Alamat penerima surat harus dicantumkan dengan jelas.
- Salutation (pembukaan surat)
Pembukaan surat dapat diawali dengan kalimat “Kepada Yth.” atau “To.”
- Isi surat
Isi surat harus dijelaskan dengan singkat dan jelas mengenai informasi pembayaran yang diterima melalui transfer bank, termasuk nomor rekening, jumlah pembayaran, dan instruksi lainnya yang diperlukan.
- Penutup surat
Penutup surat dapat diakhiri dengan kalimat “Hormat kami” atau “Salam hormat”.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat
Tanda tangan dan nama pengirim surat harus dicantumkan di bawah penutup surat.
- Lampiran
Jika ada lampiran, cantumkan dengan jelas di akhir surat.
Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran Via Transfer
Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan pembayaran via transfer yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Jend. Sudirman No. 10
Jakarta 12930
Telp. (021) 1234567
Email: info@abc.co.id
20 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Perusahaan
Jl. Ahmad Yani No. 5
Surabaya 60234
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa pembayaran atas faktur nomor ABC-1234567 sebesar Rp 10.000.000,- telah kami terima melalui transfer bank ke nomor rekening kami di Bank Mandiri atas nama PT. ABC dengan nomor rekening 1234567890. Kami memperoleh pembayaran pada tanggal 19 Januari 2022.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
PT. ABC
Ttd
Nama Pengirim Surat
Contoh 2
PT. XYZ
Jl. Diponegoro No. 8
Bandung 40115
Telp. (022) 9876543
Email: info@xyz.co.id
20 Februari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Perusahaan
Jl. Gatot Subroto No. 10
Medan 20234
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa pembayaran atas faktur nomor XYZ-7654321 sebesar Rp 20.000.000,- telah kami terima melalui transfer bank ke nomor rekening kami di Bank Central Asia atas nama PT. XYZ dengan nomor rekening 0987654321. Kami memperoleh pembayaran pada tanggal 19 Februari 2022.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
PT. XYZ
Ttd
Nama Pengirim Surat
Contoh 3
PT. DEF
Jl. Imam Bonjol No. 15
Yogyakarta 55271
Telp. (0274) 123456
Email: info@def.co.id
20 Maret 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Perusahaan
Jl. Pemuda No. 8
Denpasar 80234
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa pembayaran atas faktur nomor DEF-9876543 sebesar Rp 30.000.000,- telah kami terima melalui transfer bank ke nomor rekening kami di Bank Negara Indonesia atas nama PT. DEF dengan nomor rekening 9876543210. Kami memperoleh pembayaran pada tanggal 19 Maret 2022.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
PT. DEF
Ttd
Nama Pengirim Surat
Contoh 4
PT. GHI
Jl. Gajah Mada No. 20
Surakarta 57134
Telp. (0271) 987654
Email: info@ghi.co.id
20 April 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Nama Perusahaan
Jl. Sudirman No. 15
Palembang 30124
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa pembayaran atas faktur nomor GHI-2468101 sebesar Rp 40.000.000,- telah kami terima melalui transfer bank ke nomor rekening kami di Bank Rakyat Indonesia atas nama PT. GHI dengan nomor rekening 1357924680. Kami memperoleh pembayaran pada tanggal 19 April 2022.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.
Hormat kami,
PT. GHI
Ttd
Nama Pengirim Surat
Kesimpulan
Surat pemberitahuan pembayaran via transfer adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi mengenai pembayaran yang dilakukan melalui transfer bank. Dalam surat ini, harus disertakan informasi yang jelas mengenai nomor rekening, jumlah pembayaran, dan instruksi lainnya yang diperlukan untuk memudahkan proses pembayaran. Format surat harus disusun dengan baik dan jelas sehingga dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang menerima surat. Dalam contoh surat, terdapat empat contoh surat pemberitahuan pembayaran via transfer yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat tersebut.