Surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan merupakan salah satu bentuk komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan yang dilakukan secara tertulis. Surat pemberitahuan ini disampaikan oleh perusahaan kepada pelanggan untuk memberikan informasi penting terkait produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan.
Pengertian Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Pelanggan
Surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan adalah surat yang digunakan oleh perusahaan untuk memberitahu pelanggan terkait produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. Surat ini berisi informasi penting yang harus diketahui oleh pelanggan, seperti perubahan harga, promo, pengumuman, atau informasi lainnya yang berkaitan dengan produk atau layanan yang disediakan.
Format Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Pelanggan
Format surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan harus disusun dengan baik dan benar, agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pelanggan. Berikut adalah format surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan:
- Header perusahaan, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
- Tanggal penulisan surat, ditulis dengan format tanggal-bulan-tahun.
- Alamat tujuan surat, yaitu alamat pelanggan yang akan menerima surat pemberitahuan.
- Salutasi, yaitu ucapan pembuka yang sopan seperti “Kepada Yth.”
- Paragraf pembuka, yaitu pembukaan surat yang berisi pengenalan diri perusahaan dan maksud surat.
- Paragraf isi, yaitu isi surat yang berisi informasi penting yang ingin disampaikan kepada pelanggan.
- Paragraf penutup, yaitu penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan ajakan untuk tetap menggunakan produk atau layanan perusahaan.
- Tanda tangan, yaitu tanda tangan perwakilan perusahaan yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan kepada Pelanggan
Contoh 1: Surat Pemberitahuan Perubahan Harga
Perusahaan XYZ
Jl. Raya ABC No. 123
Telp: 08123456789
Email: info@perusahaanxyz.com
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pelanggan Setia Perusahaan XYZ
Dalam rangka meningkatkan kualitas produk dan layanan kami, kami ingin memberitahukan bahwa terdapat perubahan harga pada beberapa produk yang kami tawarkan. Adapun produk yang mengalami perubahan harga adalah sebagai berikut:
- Produk A: dari Rp 1.000.000 menjadi Rp 1.200.000
- Produk B: dari Rp 500.000 menjadi Rp 550.000
- Produk C: dari Rp 2.000.000 menjadi Rp 2.100.000
Perubahan harga ini berlaku mulai tanggal 1 Februari 2022. Kami berharap pelanggan dapat memahami perubahan ini dan tetap menggunakan produk dan layanan kami.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan XYZ
Contoh 2: Surat Pemberitahuan Promo
Perusahaan ABC
Jl. Sudirman No. 456
Telp: 08234567890
Email: info@perusahaanabc.com
Jakarta, 1 Maret 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pelanggan Setia Perusahaan ABC
Kami ingin memberitahukan bahwa saat ini kami sedang mengadakan promo spesial untuk produk-produk kami. Adapun promo yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Diskon 50% untuk pembelian Produk A
- Gratis Produk B untuk setiap pembelian Produk C
- Diskon 20% untuk pembelian Produk D
Promo ini berlaku mulai tanggal 1 Maret 2022 sampai dengan 31 Maret 2022. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk mendapatkan produk kami dengan harga yang lebih terjangkau.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan ABC
Contoh 3: Surat Pemberitahuan Pengumuman
Perusahaan PQR
Jl. Merdeka No. 789
Telp: 08345678901
Email: info@perusahaanpqr.com
Bandung, 1 April 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pelanggan Setia Perusahaan PQR
Dalam rangka memperbaiki kualitas layanan kami, kami ingin memberitahukan bahwa kami akan melakukan pemeliharaan sistem pada:
Tanggal: 5 April 2022
Jam: 00.00 - 05.00 WIB
Selama periode tersebut, layanan kami akan terganggu dan tidak dapat diakses. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan PQR
Contoh 4: Surat Pemberitahuan Perubahan Layanan
Perusahaan LMN
Jl. Asia Afrika No. 101
Telp: 08456789012
Email: info@perusahaanlmn.com
Surabaya, 1 Mei 2022
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pelanggan Setia Perusahaan LMN
Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan kami, kami ingin memberitahukan bahwa terdapat perubahan pada layanan kami. Adapun perubahan layanan yang kami lakukan adalah sebagai berikut:
- Pembayaran tagihan dapat dilakukan secara online
- Pelayanan pelanggan tersedia 24 jam
- Pengiriman produk dilakukan setiap hari
Perubahan layanan ini berlaku mulai tanggal 1 Juni 2022. Kami berharap pelanggan dapat memahami perubahan ini dan tetap menggunakan layanan kami.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Perusahaan LMN
Kesimpulan
Surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan merupakan salah satu bentuk komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan yang dilakukan secara tertulis. Surat pemberitahuan ini berisi informasi penting yang harus diketahui oleh pelanggan, seperti perubahan harga, promo, pengumuman, atau informasi lainnya yang berkaitan dengan produk atau layanan yang disediakan. Format surat pemberitahuan perusahaan kepada pelanggan harus disusun dengan baik dan benar, agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pelanggan.