Surat pemberitahuan rasmi adalah jenis surat yang digunakan untuk memberitahukan informasi, pemberitahuan, atau pengumuman secara resmi dan formal kepada pihak tertentu. Surat ini biasanya digunakan oleh institusi pemerintahan, perusahaan, organisasi, ataupun lembaga lainnya.
Pengertian Surat Pemberitahuan Rasmi
Surat pemberitahuan rasmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Surat ini digunakan untuk memberikan pemberitahuan atau pengumuman secara formal dan resmi kepada pihak yang berkepentingan.
Surat pemberitahuan rasmi biasanya digunakan dalam situasi-situasi tertentu, seperti pengumuman perubahan kebijakan perusahaan, undangan resmi, pengumuman kegiatan atau acara, dan sebagainya. Tujuan utama dari surat ini adalah untuk memberikan informasi yang jelas, lengkap, dan akurat kepada pihak yang dituju.
Format Surat Pemberitahuan Rasmi
Meskipun format surat pemberitahuan rasmi dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan tujuan penggunaannya, namun secara umum, format surat ini terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
- Header: Bagian ini berisi informasi tentang pengirim surat, termasuk nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat
- Alamat: Alamat penerima surat
- Salutation: Pembukaan surat yang berisi salam atau ucapan hormat
- Isi Surat: Bagian ini berisi informasi yang ingin disampaikan secara jelas dan singkat
- Penutup: Bagian penutup surat berisi ucapan terima kasih atau harapan yang baik
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat
- Lampiran: Jika ada dokumen atau berkas yang perlu dilampirkan, maka dapat disertakan di bagian ini
Contoh Surat Pemberitahuan Rasmi
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pemberitahuan rasmi yang dapat dijadikan referensi:
- Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Perusahaan
Perusahaan XYZ
Jalan Raya Jakarta No. 123
Jakarta
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan kami akan melakukan perubahan kebijakan terkait tunjangan kesehatan yang diberikan kepada karyawan. Adapun perubahan tersebut adalah sebagai berikut:
- Tunjangan kesehatan yang diberikan akan diperbesar sesuai dengan kenaikan biaya kesehatan yang terjadi
- Tunjangan kesehatan akan diberikan dalam bentuk uang tunai yang akan ditransfer setiap bulannya
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Jika ada pertanyaan atau keluhan terkait perubahan kebijakan ini, silahkan menghubungi bagian HRD.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan XYZ
- Contoh Surat Pemberitahuan Undangan Acara
Perusahaan XYZ
Jalan Raya Jakarta No. 123
Jakarta
Tanggal: 1 Februari 2022
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Kami mengundang seluruh karyawan perusahaan XYZ untuk menghadiri acara perayaan ulang tahun perusahaan yang ke-10. Acara akan dilaksanakan pada:
- Hari/Tanggal: Sabtu, 5 Februari 2022
- Waktu: Pukul 19.00 - Selesai
- Tempat: Hotel XYZ
Kami mengharapkan kehadiran seluruh karyawan perusahaan dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan. Terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan XYZ
- Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kegiatan
Organisasi XYZ
Jalan Raya Jakarta No. 456
Jakarta
Tanggal: 1 Maret 2022
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Organisasi XYZ
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa jadwal kegiatan yang telah dijadwalkan pada tanggal 5 Maret 2022 akan mengalami perubahan. Adapun perubahan tersebut adalah sebagai berikut:
- Waktu pelaksanaan kegiatan dimajukan 1 jam dari jadwal awal
- Tempat kegiatan diubah menjadi di Gedung ABC
Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh perubahan ini. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih.
Hormat kami,
Pengurus Organisasi XYZ
- Contoh Surat Pemberitahuan Perpanjangan Waktu Pengumpulan Dokumen
Institusi XYZ
Jalan Raya Jakarta No. 789
Jakarta
Tanggal: 1 April 2022
Kepada Yth.
Seluruh Peserta Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa waktu pengumpulan dokumen yang telah dijadwalkan pada tanggal 5 April 2022 akan diperpanjang sampai dengan tanggal 10 April 2022. Adapun alasan perpanjangan waktu ini adalah karena banyaknya peserta yang menghadapi kesulitan dalam pengumpulan dokumen.
Mohon untuk segera mengumpulkan dokumen yang diperlukan dan mengirimkannya ke alamat yang telah disediakan. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
Kesimpulan
Surat pemberitahuan rasmi merupakan jenis surat yang penting dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Surat ini digunakan untuk memberikan informasi, pengumuman, atau pemberitahuan secara formal dan resmi kepada pihak yang berkepentingan. Format surat pemberitahuan rasmi terdiri dari beberapa bagian penting, seperti header, tanggal, alamat, salutation, isi surat, penutup, tanda tangan, dan lampiran. Dalam penulisan surat pemberitahuan rasmi, sangat penting untuk memperhatikan etika dan sopan santun yang berlaku agar dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak yang dituju.