Surat pemberitahuan resmi perusahaan adalah surat yang digunakan oleh perusahaan untuk memberitahukan hal-hal penting kepada karyawan, mitra bisnis, maupun pihak-pihak terkait lainnya. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan, pengumuman penting, pemberitahuan rapat atau pertemuan, dan lain sebagainya.

Format Surat Pemberitahuan Resmi Perusahaan

Format surat pemberitahuan resmi perusahaan harus memenuhi kaidah-kaidah yang berlaku dalam penulisan surat resmi. Berikut adalah format umum surat pemberitahuan resmi perusahaan:

  1. Header surat

Header surat terdiri dari logo perusahaan, nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email perusahaan.

  1. Tanggal surat

Isi tanggal surat dengan tangan atau menggunakan program komputer. Tuliskan tanggal, bulan, dan tahun dengan format yang jelas dan mudah dipahami.

  1. Alamat penerima

Tuliskan nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima surat.

  1. Salutasi

Salutasi surat dimulai dengan kalimat “Kepada Yth.” kemudian diikuti dengan nama atau jabatan penerima surat, tergantung pada situasi dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.

  1. Isi surat

Isi surat harus jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dipahami atau bahasa yang kurang sopan. Gunakan kalimat yang singkat dan padat.

  1. Tanda tangan dan stempel perusahaan

Surat pemberitahuan resmi perusahaan harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan dan dilengkapi dengan stempel perusahaan.

  1. Lampiran

Jika diperlukan, lampirkan dokumen atau informasi tambahan yang berkaitan dengan isi surat.

  1. Penutup

Penutup surat dapat berupa ucapan terima kasih, harapan, atau saran. Gunakan kalimat yang sopan dan menghargai penerima surat.

  1. Nama pengirim surat

Tuliskan nama pengirim surat beserta jabatannya di bawah tanda tangan.

Contoh Surat Pemberitahuan Resmi Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan resmi perusahaan:

  1. Contoh 1: Pengumuman Kenaikan Gaji Karyawan

PT. ABC Jl. Raya XYZ No. 123 Surabaya Surabaya, 1 Januari 2022 Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT. ABC Dengan hormat, Sehubungan dengan kinerja yang baik dari seluruh karyawan PT. ABC selama tahun 2021, kami dengan senang hati memberitahukan bahwa mulai bulan Februari 2022, gaji karyawan akan mengalami kenaikan sebesar 10%. Kenaikan gaji ini merupakan bentuk apresiasi kami atas kerja keras dan dedikasi yang telah diberikan oleh seluruh karyawan PT. ABC. Kami berharap kenaikan gaji ini dapat menjadi motivasi bagi seluruh karyawan untuk terus meningkatkan kinerja dan kontribusinya bagi perusahaan. Atas perhatian dan kerjasama seluruh karyawan, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [Nama Pengirim] Direktur Utama PT. ABC

  1. Contoh 2: Undangan Rapat Tahunan

PT. XYZ Jl. Raya ABC No. 456 Jakarta Jakarta, 1 Februari 2022 Kepada Yth. Seluruh Karyawan dan Direksi PT. XYZ Dengan hormat, Bersama ini kami mengundang seluruh karyawan dan direksi PT. XYZ untuk menghadiri Rapat Tahunan yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Rabu, 9 Februari 2022 Waktu : 09.00 WIB - selesai Tempat : Ruang Pertemuan Utama PT. XYZ Rapat Tahunan ini bertujuan untuk memaparkan kinerja perusahaan selama tahun 2021, menjelaskan rencana dan strategi perusahaan untuk tahun 2022, serta memperkenalkan pengurus baru perusahaan. Kami mengharapkan kehadiran seluruh karyawan dan direksi PT. XYZ pada Rapat Tahunan ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, [Nama Pengirim] Direktur Utama PT. XYZ

  1. Contoh 3: Pengumuman Perubahan Jadwal Kerja

PT. DEF Jl. Raya LMN No. 789 Bandung Bandung, 1 Maret 2022 Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT. DEF Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa mulai tanggal 5 Maret 2022, jadwal kerja seluruh karyawan PT. DEF akan mengalami perubahan. Berikut adalah jadwal kerja yang baru: Hari/Tanggal : Senin - Jumat Waktu : 08.00 WIB - 17.00 WIB Perubahan jadwal kerja ini dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja seluruh karyawan PT. DEF. Kami berharap seluruh karyawan dapat mematuhi jadwal kerja yang baru ini. Atas perhatian dan kerjasama seluruh karyawan, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, [Nama Pengirim] Manajer SDM PT. DEF

  1. Contoh 4: Pengumuman Pergantian Direktur Utama

PT. GHI Jl. Raya NOP No. 1011 Medan Medan, 1 April 2022 Kepada Yth. Seluruh Karyawan dan Mitra Bisnis PT. GHI Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa Direktur Utama PT. GHI, Bapak Joko Susilo, telah mengundurkan diri dari jabatannya karena alasan pribadi. Sehubungan dengan hal ini, kami mengumumkan bahwa Bapak Ahmad Firmansyah akan menggantikan Bapak Joko Susilo sebagai Direktur Utama PT. GHI mulai tanggal 1 Mei 2022. Bapak Ahmad Firmansyah memiliki pengalaman yang luas di bidang manajemen dan telah bekerja di PT. GHI selama 10 tahun. Kami yakin beliau mampu memimpin PT. GHI dengan baik dan menjalankan tugasnya sebagai Direktur Utama dengan sukses. Kami berterima kasih atas kontribusi Bapak Joko Susilo selama menjabat sebagai Direktur Utama PT. GHI dan berharap dukungan seluruh karyawan dan mitra bisnis untuk Bapak Ahmad Firmansyah sebagai Direktur Utama PT. GHI yang baru. Hormat kami, [Nama Pengirim] Ketua Dewan Direksi PT. GHI

Kesimpulan

Surat pemberitahuan resmi perusahaan merupakan sarana yang penting untuk memberikan informasi penting kepada karyawan, mitra bisnis, maupun pihak-pihak terkait lainnya. Format surat pemberitahuan resmi perusahaan harus memenuhi kaidah-kaidah yang berlaku dalam penulisan surat resmi. Beberapa contoh surat pemberitahuan resmi perusahaan antara lain pengumuman kenaikan gaji karyawan, undangan rapat tahunan, pengumuman perubahan jadwal kerja, dan pengumuman pergantian direktur utama. Dalam penulisan surat pemberitahuan resmi perusahaan, gunakan bahasa yang jelas dan sopan serta hindari penggunaan bahasa yang kurang sopan atau sulit dipahami.