Jika Anda seorang pemilik bisnis, terkadang Anda harus menghadapi situasi ketika barang yang dijual harus dikembalikan oleh pelanggan. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan, misalnya karena barang yang diterima rusak atau tidak sesuai dengan deskripsi yang diberikan.
Dalam situasi seperti ini, Anda sebagai penjual harus mengirimkan surat pemberitahuan retur barang kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa permintaan pengembalian barang telah diterima dan akan segera diproses. Nah, dalam artikel ini, kami akan membahas lebih detail tentang pengertian, format, dan contoh surat pemberitahuan retur barang. Simak baik-baik ya!
Pengertian Surat Pemberitahuan Retur Barang
Surat pemberitahuan retur barang adalah surat resmi yang dikirimkan oleh penjual kepada pelanggan sebagai tanggapan atas permintaan pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan. Surat ini berisi informasi tentang penerimaan permintaan pengembalian barang dan proses selanjutnya yang akan dilakukan oleh penjual.
Surat pemberitahuan retur barang juga bisa berfungsi sebagai bukti bahwa penjual telah menerima permintaan pengembalian barang dari pelanggan. Oleh karena itu, surat ini harus disiapkan dengan hati-hati dan memuat informasi yang jelas dan lengkap.
Format Surat Pemberitahuan Retur Barang
Untuk membuat surat pemberitahuan retur barang yang baik dan benar, Anda perlu memperhatikan format yang tepat. Berikut ini adalah format umum untuk surat pemberitahuan retur barang:
- Header surat: mencakup nama dan alamat perusahaan penjual, tanggal surat, dan nomor surat.
- Salutation: menyebutkan nama lengkap pelanggan dan jabatannya (jika ada) serta menyapa pelanggan dengan sopan.
- Paragraf 1: mengonfirmasi bahwa permintaan pengembalian barang telah diterima dan akan segera diproses. Berikan juga informasi tentang alasan pengembalian barang (jika ada) dan tanggal pengiriman barang oleh pelanggan.
- Paragraf 2: memberikan informasi tentang prosedur pengembalian barang, seperti cara pengiriman, biaya pengiriman, dan jangka waktu pengembalian.
- Paragraf 3: memberikan penjelasan tentang tindakan yang akan dilakukan oleh penjual setelah menerima barang yang dikembalikan, seperti penggantian barang atau pengembalian uang.
- Penutup: ungkapan terima kasih atas kerjasama pelanggan dan harapan untuk bisa melayani pelanggan lagi di masa depan. Tandatangan dan nama penjual.
Perlu diingat bahwa format surat pemberitahuan retur barang bisa bervariasi tergantung pada situasi dan kebijakan penjual. Namun, pastikan bahwa surat yang Anda kirimkan mencakup semua informasi yang penting dan mudah dipahami oleh pelanggan.
Contoh Surat Pemberitahuan Retur Barang
Berikut ini adalah contoh-contoh surat pemberitahuan retur barang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Surat Pemberitahuan Retur Barang
PT. XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta, 12345
Telp. (021) 12345678
Fax. (021) 12345679
Email: info@xyz.com
Jakarta, 1 Mei 2021
Nomor: SPB/2021/05/001
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ani Susanti
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Selatan
Dengan Hormat,
Kami menerima permintaan pengembalian barang dari Bapak/Ibu pada tanggal 28 April 2021. Kami mengkonfirmasi bahwa barang yang dikembalikan telah kami terima pada tanggal 30 April 2021.
Kami memahami bahwa Bapak/Ibu mengembalikan barang karena tidak sesuai dengan deskripsi yang tertera di website kami. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami dan kami akan segera memproses pengembalian barang tersebut.
Prosedur pengembalian barang dapat dilakukan melalui kurir yang telah kami sediakan atau Bapak/Ibu dapat mengirimkan barang tersebut melalui jasa kurir lainnya. Biaya pengiriman akan ditanggung oleh Bapak/Ibu dan harus dikirimkan dalam waktu 3 hari kerja setelah surat ini diterima.
Setelah kami menerima barang yang dikembalikan, kami akan melakukan pengecekan kualitas barang dan melakukan penggantian barang atau pengembalian uang sesuai dengan kebijakan kami. Kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya setelah proses pengembalian selesai.
Kami berharap dapat terus melayani Bapak/Ibu di masa depan dan kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami.
Hormat kami,
PT. XYZ
Agus Budiarto
Manager Customer Service
Contoh 2
Surat Pemberitahuan Retur Barang
PT. ABC
Jalan Pemuda No. 456
Surabaya, 67890
Telp. (031) 67890123
Fax. (031) 67890124
Email: info@abc.com
Surabaya, 1 Juni 2021
Nomor: SPB/2021/06/001
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Budi Santoso
Jl. Pahlawan No. 789
Surabaya
Dengan Hormat,
Kami menerima permintaan pengembalian barang dari Bapak/Ibu pada tanggal 28 Mei 2021. Kami mengkonfirmasi bahwa barang yang dikembalikan telah kami terima pada tanggal 31 Mei 2021.
Kami telah mengecek kondisi barang yang dikembalikan dan kami menemukan bahwa barang tersebut tidak rusak atau cacat. Oleh karena itu, kami tidak bisa menerima pengembalian barang tersebut dan akan mengembalikan barang tersebut ke alamat Bapak/Ibu.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami dan kami berharap dapat terus melayani Bapak/Ibu di masa depan.
Hormat kami,
PT. ABC
Agus Riyanto
Manager Customer Service
Contoh 3
Surat Pemberitahuan Retur Barang
CV. Raja Sembako
Jalan Merdeka No. 789
Bandung, 54321
Telp. (022) 98765432
Fax. (022) 98765433
Email: info@rajasembako.com
Bandung, 1 Juli 2021
Nomor: SPB/2021/07/001
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dodi Prasetyo
Jl. Asia Afrika No. 456
Bandung
Dengan Hormat,
Kami menerima permintaan pengembalian barang dari Bapak/Ibu pada tanggal 28 Juni 2021. Kami mengkonfirmasi bahwa barang yang dikembalikan telah kami terima pada tanggal 2 Juli 2021.
Kami memahami bahwa Bapak/Ibu mengembalikan barang karena barang yang diterima rusak. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah dialami dan kami akan segera memproses pengembalian barang tersebut.
Prosedur pengembalian barang dapat dilakukan melalui kurir yang telah kami sediakan atau Bapak/Ibu dapat mengirimkan barang tersebut melalui jasa kurir lainnya. Biaya pengiriman akan ditanggung oleh kami dan harus dikirimkan dalam waktu 3 hari kerja setelah surat ini diterima.
Setelah kami menerima barang yang dikembalikan,