Surat pembetulan maklumat adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk memperbaiki informasi yang salah atau tidak akurat dalam dokumen atau laporan yang dikeluarkan sebelumnya. Surat ini biasanya digunakan dalam situasi bisnis atau pemerintahan di mana kesalahan informasi dapat memiliki konsekuensi yang serius. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, format, dan contoh surat pembetulan maklumat.

Pengertian Surat Pembetulan Maklumat

Surat pembetulan maklumat adalah surat yang digunakan untuk memperbaiki informasi yang salah atau tidak akurat dalam dokumen atau laporan sebelumnya. Surat ini harus dikirim secepat mungkin setelah kesalahan tersebut ditemukan untuk memastikan bahwa informasi yang benar dapat disebarkan.

Surat pembetulan maklumat umumnya digunakan dalam situasi bisnis atau pemerintahan, di mana kesalahan informasi dapat memiliki konsekuensi yang serius. Misalnya, jika sebuah perusahaan mengeluarkan laporan keuangan yang salah, dapat berdampak pada kepercayaan investor dan reputasi perusahaan.

Format Surat Pembetulan Maklumat

Berikut adalah format umum surat pembetulan maklumat:

  1. Header: Pada header surat, tuliskan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal: Tuliskan tanggal ketika surat dibuat
  3. Alamat Penerima: Tuliskan alamat penerima, termasuk nama, jabatan, perusahaan, dan alamat.
  4. Salutation: Mulailah surat dengan sapaan formal seperti ‘Kepada Yth’ atau ‘Kepada Bapak/Ibu’.
  5. Paragraf 1: Jelaskan maksud surat dan tujuan Anda menulis surat tersebut.
  6. Paragraf 2: Jelaskan kesalahan yang dibuat dan berikan informasi yang benar.
  7. Paragraf 3: Berikan penjelasan lebih lanjut tentang kesalahan dan bagaimana kesalahan itu terjadi.
  8. Paragraf 4: Jelaskan tindakan apa yang akan diambil untuk memperbaiki kesalahan dan memastikan bahwa kesalahan serupa tidak terjadi di masa depan.
  9. Paragraf 5: Berikan penutup dan sapaan yang sopan seperti ‘Hormat Saya’ atau ‘Terima kasih atas perhatian Anda’.
  10. Tanda Tangan: Tambahkan tanda tangan, nama, dan jabatan Anda di bawah salam penutup.

Contoh Surat Pembetulan Maklumat

Berikut adalah beberapa contoh surat pembetulan maklumat:

Contoh 1: Surat Pembetulan Maklumat Dalam Bisnis

PT. ABC Jl. Merdeka No. 123 Jakarta 12345 Telp: 021-1234567 Email: info@abc.com Tanggal: 1 Januari 2022 Kepada Yth, Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ Jl. Sudirman No. 456 Jakarta 67890 Dengan hormat, Dalam surat ini, kami ingin memberitahu Anda bahwa laporan keuangan yang kami kirimkan pada 31 Desember 2021, mengandung kesalahan pada halaman 3. Kami ingin memberitahu Anda bahwa jumlah dividen yang dibayarkan pada tahun 2021 sebesar Rp. 1.500 per saham, bukan Rp. 1.200 per saham seperti yang disebutkan dalam laporan. Kesalahan terjadi karena kesalahan manusia saat memasukkan data. Kami telah mengambil langkah untuk memastikan bahwa kesalahan serupa tidak terjadi di masa depan. Kami meminta maaf atas kesalahan ini dan akan mengirimkan salinan laporan yang diperbarui dalam waktu satu minggu. Hormat Saya, [ Tanda tangan ] John Doe Direktur Keuangan

Contoh 2: Surat Pembetulan Maklumat Dalam Pemerintahan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Gedung E Lantai 8 Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta 10270 Tanggal: 1 Januari 2022 Kepada Yth, Bapak/Ibu Pimpinan SMA Negeri 1 Jl. Ahmad Yani No. 123 Surabaya Dengan hormat, Dalam surat ini, kami ingin memberitahu Anda bahwa pada penerimaan siswa baru untuk tahun ajaran 2022/2023, ada kesalahan dalam pengumuman nomor pendaftaran siswa. Nomor pendaftaran untuk siswa bernama Ani Kumalasari seharusnya adalah 20220001, bukan 20220002 seperti yang disebutkan dalam pengumuman. Kesalahan terjadi karena kesalahan manusia saat memasukkan data. Kami telah mengambil langkah untuk memastikan bahwa kesalahan serupa tidak terjadi di masa depan. Kami meminta maaf atas kesalahan ini dan akan menghubungi keluarga Ani Kumalasari untuk memberikan nomor pendaftaran yang benar. Hormat Saya, [ Tanda tangan ] Jane Doe Kepala Subdirektorat

Contoh 3: Surat Pembetulan Maklumat Dalam Media

Kompas.com Jl. Palmerah Selatan No.22-28 Jakarta 10270 Telp: (021) 53650000 Email: redaksi@kompas.com Tanggal: 1 Januari 2022 Kepada Yth, Redaksi Detik.com Jl. Tomang Raya No. 12 Jakarta Barat Dengan hormat, Saya menulis surat ini untuk memperbaiki artikel yang diterbitkan oleh Kompas.com pada tanggal 31 Desember 2021. Artikel tersebut berjudul “Dua Mahasiswa Indonesia Menang Kompetisi Robotik Dunia”. Namun, nama salah satu mahasiswa disebutkan salah. Nama mahasiswa yang seharusnya disebut adalah Budi Santoso, bukan Budi Santoso. Kami meminta maaf atas kesalahan ini dan akan memperbarui artikel tersebut dengan informasi yang benar. Hormat Saya, [ Tanda tangan ] John Doe Editor

Contoh 4: Surat Pembetulan Maklumat Dalam Akademik

Universitas Indonesia Kampus UI Depok Depok 16424 Telp: 021-1234567 Email: info@ui.ac.id Tanggal: 1 Januari 2022 Kepada Yth, Bapak/Ibu Pimpinan Sekolah SMA Negeri 1 Jl. Ahmad Yani No. 123 Surabaya Dengan hormat, Dalam surat ini, kami ingin memberitahu Anda bahwa ada kesalahan dalam transkrip nilai Mahasiswa bernama Budi Santoso dengan nomor induk 123456. Nilai rata-ratanya seharusnya 3,75, bukan 3,50 seperti yang tertera dalam transkrip. Kesalahan terjadi karena kesalahan manusia saat memasukkan data. Kami telah mengambil langkah untuk memastikan bahwa kesalahan serupa tidak terjadi di masa depan. Kami meminta maaf atas kesalahan ini dan akan mengirimkan transkrip nilai yang diperbarui dalam waktu satu minggu. Hormat Saya, [ Tanda tangan ] Jane Doe Kepala Bagian Akademik

Kesimpulan

Surat pembetulan maklumat adalah surat yang digunakan untuk memperbaiki informasi yang salah atau tidak akurat dalam dokumen atau laporan sebelumnya. Format surat pembetulan maklumat cukup sederhana namun harus disusun dengan rapi dan sopan. Contoh-contoh surat pembetulan maklumat di atas dapat membantu Anda memahami cara menulis surat pembetulan maklumat yang baik dan benar.