Surat pengantar barang adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi yang berisi tentang informasi barang yang akan dikirim atau diterima. Surat ini berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dan juga sebagai syarat untuk dapat mengirim barang melalui jasa pengiriman.
Format Surat Pengantar Barang
Format surat pengantar barang terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diisi secara lengkap dan jelas. Berikut adalah format surat pengantar barang yang umum digunakan:
- Header Surat
- Nama perusahaan atau instansi
- Alamat perusahaan atau instansi
- Nomor telepon perusahaan atau instansi
- Nomor fax perusahaan atau instansi
- Bagian Pembuka
- Nama penerima surat
- Alamat penerima surat
- Nomor telepon penerima surat
- Isi Surat
- Informasi barang yang akan dikirimkan
- Jumlah barang
- Berat barang
- Keterangan tambahan
- Penutup
- Nama pengirim surat
- Tanggal pengiriman surat
- Tanda tangan pengirim surat
Contoh Surat Pengantar Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar barang yang bisa menjadi referensi dalam membuat surat pengantar barang:
Contoh 1
PT. ABC Jaya
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 123457
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
Jl. Ahmad Yani No. 456
Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan barang yang telah Bapak/Ibu pesan. Barang yang kami kirimkan adalah sebagai berikut:
- 5 unit laptop ASUS
- 10 unit printer HP
Berat total barang yang dikirimkan adalah 100 kg. Barang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman JNE dengan nomor resi 123456789.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC Jaya
Januar Suryanto
25 Februari 2021
Contoh 2
CV. XYZ Sejahtera
Jl. Pahlawan No. 789
Surabaya
Telp. (031) 987654
Fax. (031) 987653
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
Jl. Diponegoro No. 321
Semarang
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan barang yang telah Bapak/Ibu pesan. Barang yang kami kirimkan adalah sebagai berikut:
- 3 unit mesin fotocopy Canon
- 5 unit scanner Epson
Berat total barang yang dikirimkan adalah 150 kg. Barang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman TIKI dengan nomor resi 987654321.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
CV. XYZ Sejahtera
Agus Santoso
1 Maret 2021
Contoh 3
PT. PQR Mandiri
Jl. Gatot Subroto No. 456
Medan
Telp. (061) 654321
Fax. (061) 654322
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
Jl. Soekarno-Hatta No. 789
Denpasar
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan barang yang telah Bapak/Ibu pesan. Barang yang kami kirimkan adalah sebagai berikut:
- 10 unit AC Samsung
- 20 unit kulkas LG
Berat total barang yang dikirimkan adalah 500 kg. Barang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman POS dengan nomor resi 654321987.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. PQR Mandiri
Dewi Andriani
10 Maret 2021
Contoh 4
PT. RST Abadi
Jl. Jenderal Sudirman No. 789
Yogyakarta
Telp. (0274) 123456
Fax. (0274) 123457
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
Jl. Gajah Mada No. 321
Malang
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan barang yang telah Bapak/Ibu pesan. Barang yang kami kirimkan adalah sebagai berikut:
- 2 unit projector Epson
- 3 unit layar proyektor
Berat total barang yang dikirimkan adalah 50 kg. Barang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman J&T dengan nomor resi 123457890.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. RST Abadi
Taufik Hidayat
15 Maret 2021
Kesimpulan
Surat pengantar barang merupakan surat yang penting dalam proses pengiriman barang melalui jasa pengiriman. Format surat pengantar barang terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diisi secara lengkap dan jelas, seperti header surat, bagian pembuka, isi surat, dan penutup. Dalam membuat surat pengantar barang, perlu diperhatikan kesesuaian informasi barang yang akan dikirimkan dengan yang tercantum dalam surat. Dengan adanya surat pengantar barang yang lengkap dan jelas, diharapkan proses pengiriman barang dapat berjalan dengan baik dan lancar.