Surat pengantar berkas dinas adalah surat resmi yang digunakan sebagai pengantar dokumen atau berkas terkait dengan kegiatan dinas atau pekerjaan di suatu instansi. Surat ini biasanya digunakan untuk memudahkan pengiriman dokumen atau berkas secara resmi dan aman, serta untuk memperjelas tujuan atau maksud dari pengiriman tersebut.
Pengertian Surat Pengantar Berkas Dinas
Surat pengantar berkas dinas biasanya digunakan oleh instansi pemerintah, swasta, atau organisasi lainnya sebagai sarana untuk mengirimkan dokumen atau berkas secara resmi dan aman antara satu instansi dengan instansi lainnya. Surat ini juga dapat digunakan sebagai bukti resmi bahwa dokumen atau berkas tersebut memang benar-benar dikirimkan oleh pihak yang berwenang.
Surat pengantar berkas dinas biasanya dibuat oleh staf atau pegawai yang bertanggung jawab dalam urusan administrasi atau pengiriman dokumen di suatu instansi atau organisasi. Surat ini harus disusun secara jelas, rapi, dan terperinci sehingga memudahkan pihak yang menerima untuk memahami maksud dan tujuan dari pengiriman dokumen atau berkas tersebut.
Format Surat Pengantar Berkas Dinas
Format surat pengantar berkas dinas harus disusun secara resmi dan sesuai dengan standar yang berlaku di instansi atau organisasi tersebut. Berikut adalah format umum surat pengantar berkas dinas:
- Header surat: berisi nama instansi atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email
- Nomor surat: nomor urut surat pengantar berkas dinas
- Lampiran: daftar dokumen atau berkas yang dilampirkan dalam pengiriman tersebut
- Perihal: tujuan atau maksud dari pengiriman dokumen atau berkas tersebut
- Isi surat: penjelasan singkat mengenai dokumen atau berkas yang dikirimkan, serta tujuan atau maksud pengiriman tersebut
- Tanda tangan: tanda tangan dan nama lengkap staf atau pegawai yang bertanggung jawab atas pengiriman dokumen atau berkas tersebut
Contoh Surat Pengantar Berkas Dinas
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar berkas dinas yang dapat digunakan sebagai acuan dalam menyusun surat pengantar berkas dinas:
Contoh 1:
PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta Selatan
Telp. (021) 1234567
Email: info@ptxyz.com
Nomor: SPBD/001/2021
Lampiran: 5 berkas
Perihal: Pengiriman berkas laporan keuangan tahunan
Kepada Yth,
Kepala Bagian Keuangan
PT. ABC
Jl. Gatot Subroto No. 20
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Dalam rangka memenuhi kewajiban perpajakan, kami mengirimkan 5 berkas laporan keuangan tahunan perusahaan untuk tahun buku 2020. Adapun laporan tersebut kami kirimkan untuk dapat diproses lebih lanjut.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hormat kami,
[TTD]
Nama Lengkap
Staf Administrasi PT. XYZ
Contoh 2:
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Jl. Jendral Sudirman No. 1
Jakarta Pusat
Telp. (021) 9876543
Email: info@dikbud.go.id
Nomor: SPBD/002/2021
Lampiran: 3 berkas
Perihal: Pengiriman berkas proposal kegiatan kemahasiswaan
Kepada Yth,
Rektor Universitas XYZ
Jl. Merdeka No. 5
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan di Universitas XYZ, kami mengirimkan 3 berkas proposal kegiatan tersebut. Adapun proposal tersebut kami kirimkan untuk dapat diproses lebih lanjut.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hormat kami,
[TTD]
Nama Lengkap
Staf Administrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Contoh 3:
Perusahaan Daerah Air Minum
Jl. Ahmad Yani No. 15
Surabaya
Telp. (031) 1234567
Email: info@pdam-smg.com
Nomor: SPBD/003/2021
Lampiran: 2 berkas
Perihal: Pengiriman berkas permohonan kerjasama
Kepada Yth,
Direktur Utama PT. Tirta Jaya
Jl. Raya Kebon Jeruk No. 10
Surabaya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kerjasama antara Perusahaan Daerah Air Minum dan PT. Tirta Jaya, kami mengirimkan 2 berkas permohonan kerjasama tersebut. Adapun permohonan tersebut kami kirimkan untuk dapat diproses lebih lanjut.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hormat kami,
[TTD]
Nama Lengkap
Staf Administrasi Perusahaan Daerah Air Minum
Contoh 4:
Universitas Gadjah Mada
Jl. Bulaksumur No. 10
Yogyakarta
Telp. (0274) 1234567
Email: info@ugm.ac.id
Nomor: SPBD/004/2021
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Pengiriman berkas artikel jurnal
Kepada Yth,
Editor-in-Chief Jurnal Ilmiah ABC
Jl. A. Yani No. 5
Surabaya
Dengan hormat,
Bersama ini kami kirimkan 1 berkas artikel jurnal yang telah diterbitkan oleh Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gadjah Mada. Adapun artikel tersebut kami kirimkan untuk dapat dipublikasikan pada edisi terbaru Jurnal Ilmiah ABC.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Hormat kami,
[TTD]
Nama Lengkap
Staf Administrasi Universitas Gadjah Mada
Kesimpulan
Surat pengantar berkas dinas merupakan surat resmi yang digunakan sebagai pengantar dokumen atau berkas terkait dengan kegiatan dinas atau pekerjaan di suatu instansi. Surat ini harus disusun secara jelas, rapi, dan terperinci agar memudahkan pihak yang menerima untuk memahami maksud dan tujuan dari pengiriman dokumen atau berkas tersebut. Format surat pengantar berkas dinas harus disusun secara resmi dan sesuai dengan standar yang berlaku di instansi atau organisasi tersebut. Contoh surat pengantar berkas dinas dapat digunakan sebagai acuan dalam menyusun surat pengantar berkas dinas.