Surat pengantar berkas adalah sebuah surat yang berfungsi sebagai pengantar dokumen atau berkas yang akan diserahkan kepada pihak tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh instansi atau lembaga yang membutuhkan dokumen tersebut, seperti instansi pemerintah, perusahaan, atau lembaga pendidikan. Surat pengantar berkas umumnya dibutuhkan untuk mempermudah proses pengurusan dokumen atau berkas tersebut.
Format Surat Pengantar Berkas
Format surat pengantar berkas harus memenuhi standar formal dalam penulisan surat. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat pengantar berkas:
- Header surat, berisi nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan faksimili.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat tujuan surat, berisi nama penerima, jabatan, instansi atau perusahaan, dan alamat.
- Salutation atau pembukaan surat, contohnya “Kepada Yth.”
- Isi surat, berisi pengantar dokumen atau berkas, tujuan pengiriman, dan informasi tambahan jika diperlukan.
- Penutup surat, contohnya “Demikian surat pengantar ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
- Tanda tangan dan nama pengirim surat, serta jabatannya.
Contoh Surat Pengantar Berkas
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar berkas yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Jl. Jenderal Sudirman No. 1
Jakarta Pusat 10002
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 1234568
www.kemdikbud.go.id
Email: info@kemdikbud.go.id
Jakarta, 27 Agustus 2021
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Bogor
Jl. Raya Puncak KM. 15
Bogor 16770
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan dokumen pendaftaran sekolah dasar (SD) untuk calon siswa atas nama Budi Santoso. Dokumen ini kami kirimkan untuk melengkapi persyaratan pendaftaran yang telah disampaikan sebelumnya. Kami mohon agar dokumen tersebut dapat segera diproses dan kami akan menunggu informasi selanjutnya dari pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dr. John Doe
Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Contoh 2
PT. ABC Indonesia
Jl. Jenderal Ahmad Yani No. 10
Jakarta Timur 13210
Telp. (021) 9876543
Fax. (021) 9876544
www.abc.co.id
Email: info@abc.co.id
Jakarta, 27 Agustus 2021
Yth. Bapak/Ibu HRD
PT. XYZ
Jl. Jenderal Sudirman No. 20
Jakarta Selatan 12345
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan dokumen lamaran kerja atas nama Andi Sutanto. Kami mengirimkan dokumen tersebut untuk melamar posisi sebagai staff administrasi yang saat ini Bapak/Ibu HRD buka. Kami berharap dokumen tersebut dapat dipertimbangkan dengan baik.
Untuk informasi lebih lanjut, kami siap untuk dihubungi melalui nomor telepon atau email yang tertera pada header surat ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Siti Maryam
Manajer HRD
PT. ABC Indonesia
Contoh 3
Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Jl. Raya Bogor KM. 10
Depok 16423
Telp. (021) 8765432
Fax. (021) 8765433
www.bapemasdesa.go.id
Email: info@bapemasdesa.go.id
Jakarta, 27 Agustus 2021
Yth. Kepala Desa
Desa Mekarsari
Kecamatan Cibinong
Kabupaten Bogor
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan dokumen laporan kegiatan bimbingan teknis bagi pengurus kelompok tani yang telah dilaksanakan pada tanggal 23-25 Agustus 2021. Laporan ini kami sampaikan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas anggaran yang telah diberikan oleh Pemerintah Desa Mekarsari.
Kami mohon agar laporan tersebut dapat diproses dengan segera dan kami siap untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Budi Setiawan
Kepala Bidang Pemberdayaan Masyarakat
Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Contoh 4
Universitas A
Jl. Ganesha No. 10
Bandung 40132
Telp. (022) 1234567
Fax. (022) 1234568
www.univ-a.ac.id
Email: info@univ-a.ac.id
Bandung, 27 Agustus 2021
Yth. Pimpinan
Universitas B
Jl. Sudirman No. 20
Surabaya 12345
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan dokumen akreditasi program studi S-1 Teknik Informatika yang telah dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dokumen ini kami kirimkan untuk memenuhi persyaratan akreditasi yang telah ditetapkan oleh Universitas B.
Kami mohon agar dokumen tersebut dapat diproses dengan segera dan kami siap untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Prof. Dr. Jane Doe
Rektor
Universitas A
Kesimpulan
Surat pengantar berkas sangat penting dalam memudahkan proses pengiriman dokumen atau berkas. Untuk membuat surat pengantar berkas, perlu diperhatikan format yang sesuai dengan standar formal penulisan surat. Berikutnya, contoh surat pengantar berkas dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat pengantar berkas yang baik dan benar.