Surat pengembalian kendaraan dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk melaporkan pengembalian kendaraan dinas oleh pegawai atau karyawan suatu institusi atau perusahaan. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh bagian kepegawaian atau bagian pengelola kendaraan dinas.
Format Surat Pengembalian Kendaraan Dinas
Format surat pengembalian kendaraan dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan institusi atau perusahaan. Namun, umumnya surat ini memiliki beberapa bagian penting, yaitu:
- Header surat, yang berisi logo institusi atau perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
- Tanggal surat, yang merupakan tanggal dibuatnya surat.
- Alamat tujuan surat, yang berisi alamat bagian kepegawaian atau bagian pengelola kendaraan dinas.
- Salutation, yang berisi ucapan salam pembuka seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, yang berisi informasi mengenai pengembalian kendaraan dinas seperti jenis kendaraan, nomor polisi, tanggal pengembalian, dan kondisi kendaraan.
- Penutup surat, yang berisi ucapan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Pengembalian Kendaraan Dinas
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengembalian kendaraan dinas yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp. (021) 123456
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bagian Pengelola Kendaraan Dinas
PT XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi
Jabatan : Karyawan
Departemen : Keuangan
Dengan ini melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas jenis Toyota Avanza dengan nomor polisi B 1234 CD pada tanggal 31 Desember 2021 pukul 18.00 WIB. Kendaraan tersebut dalam kondisi baik dan tidak mengalami kerusakan saat pengembalian.
Demikian surat ini saya buat sebagai laporan pengembalian kendaraan dinas.
Hormat saya,
Andi
Contoh 2
PT ABC
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta
Telp. (021) 789012
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bagian Kepegawaian
PT ABC
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi
Jabatan : Staf
Departemen : Pemasaran
Dengan ini melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas jenis Honda Brio dengan nomor polisi B 5678 EF pada tanggal 31 Desember 2021 pukul 19.00 WIB. Kendaraan tersebut dalam kondisi baik dan tidak mengalami kerusakan saat pengembalian.
Demikian surat ini saya buat sebagai laporan pengembalian kendaraan dinas.
Hormat saya,
Budi
Contoh 3
PT DEF
Jl. HR Rasuna Said No. 789
Jakarta
Telp. (021) 345678
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bagian Pengelola Kendaraan Dinas
PT DEF
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Cici
Jabatan : Karyawan
Departemen : Produksi
Dengan ini melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas jenis Suzuki Ertiga dengan nomor polisi B 9012 GH pada tanggal 31 Desember 2021 pukul 20.00 WIB. Kendaraan tersebut dalam kondisi baik dan tidak mengalami kerusakan saat pengembalian.
Demikian surat ini saya buat sebagai laporan pengembalian kendaraan dinas.
Hormat saya,
Cici
Contoh 4
PT GHI
Jl. Thamrin No. 1011
Jakarta
Telp. (021) 234567
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bagian Kepegawaian
PT GHI
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dodi
Jabatan : Staf
Departemen : IT
Dengan ini melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas jenis Toyota Innova dengan nomor polisi B 3456 IJ pada tanggal 31 Desember 2021 pukul 21.00 WIB. Kendaraan tersebut dalam kondisi baik dan tidak mengalami kerusakan saat pengembalian.
Demikian surat ini saya buat sebagai laporan pengembalian kendaraan dinas.
Hormat saya,
Dodi
Kesimpulan
Surat pengembalian kendaraan dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk melaporkan pengembalian kendaraan dinas oleh pegawai atau karyawan suatu institusi atau perusahaan. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh bagian kepegawaian atau bagian pengelola kendaraan dinas. Format surat pengembalian kendaraan dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan institusi atau perusahaan. Namun, umumnya surat ini memiliki beberapa bagian penting seperti header surat, tanggal surat, alamat tujuan surat, salutation, isi surat, penutup surat, tanda tangan, dan nama pengirim surat. Dalam membuat surat pengembalian kendaraan dinas, perlu memperhatikan kesesuaian format dan kejelasan informasi yang disampaikan.