Setiap orang pasti pernah mengalami situasi di mana ia harus mengajukan pengunduran diri dari pekerjaannya. Ada berbagai alasan yang mendorong seseorang untuk mengambil keputusan tersebut, seperti ingin mencari pengalaman baru, ingin fokus pada pendidikan, atau karena alasan pribadi. Namun, bagaimana cara mengajukan pengunduran diri yang baik dan sopan? Berikut adalah pengertian, format, dan contoh surat pengunduran diri yang baik.

Pengertian Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah surat resmi yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan perusahaan yang berisi permintaan untuk mengakhiri hubungan kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya karena alasan tertentu. Tujuannya adalah untuk memberi tahu pimpinan perusahaan tentang niat karyawan untuk keluar, dan juga sebagai bukti tertulis bahwa karyawan telah memberi tahu pimpinan perusahaan tentang keputusannya untuk mengundurkan diri.

Format Surat Pengunduran Diri

Agar surat pengunduran diri terlihat profesional dan sopan, ada beberapa format yang harus diikuti. Berikut adalah contoh format surat pengunduran diri yang baik:

  1. Heading
    Pada bagian ini, tuliskan alamat surat (alamat pengirim dan penerima), tanggal, dan nomor surat (jika ada).
  2. Salutation
    Tuliskan salam pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth. [Nama Atasan/Pimpinan Perusahaan]”.
  3. Opening paragraph
    Pada paragraf pertama, sampaikan niat Anda untuk mengundurkan diri dan tanggal terakhir Anda bekerja. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan oleh perusahaan.
  4. Body paragraph
    Pada paragraf selanjutnya, jelaskan alasan Anda untuk mengundurkan diri. Hindari memberikan kritik atau komentar negatif tentang perusahaan atau orang di dalamnya. Sebaiknya fokus pada alasan Anda secara pribadi.
  5. Closing paragraph
    Pada paragraf terakhir, sampaikan kembali ucapan terima kasih dan harapan Anda untuk tetap menjalin hubungan yang baik dengan perusahaan atau atasan. Jangan lupa untuk menyebutkan bahwa Anda siap untuk membantu dalam proses pergantian.
  6. Closing
    Tuliskan salam penutup seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih,” diikuti dengan nama dan tanda tangan Anda.

Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik

Berikut adalah contoh surat pengunduran diri yang baik yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Jakarta, 10 Mei 2021
Nomor Surat : 001/Undur/VI/2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama John Doe, dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan sebagai Marketing Manager di PT ABC. Saya berencana untuk mengakhiri hubungan kerja saya dengan perusahaan ini pada tanggal 30 Juni 2021.

Alasan saya untuk mengundurkan diri adalah karena saya ingin mencari pengalaman baru dan tantangan dalam karir saya. Saya ingin berterima kasih kepada perusahaan dan seluruh tim di PT ABC atas kesempatan yang diberikan kepada saya selama ini. Saya sangat menghargai pengalaman yang saya dapatkan selama bekerja di sini dan saya akan selalu mengingatnya.

Saya berharap bahwa hubungan saya dengan perusahaan dan seluruh tim akan tetap berjalan dengan baik di masa mendatang. Saya siap membantu dalam proses pergantian dan memastikan bahwa pekerjaan saya akan diselesaikan dengan baik sebelum tanggal terakhir saya bekerja.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu Pimpinan perusahaan terhadap permohonan pengunduran diri saya.

Hormat saya,
John Doe

Contoh 2

Jakarta, 10 Mei 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Pusat

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Jane Smith, dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan sebagai Staff Administrasi di PT XYZ. Saya berencana untuk mengakhiri hubungan kerja saya dengan perusahaan ini pada tanggal 30 Juni 2021.

Alasan saya untuk mengundurkan diri adalah karena saya ingin fokus pada pendidikan saya yang sedang berlangsung. Saya ingin berterima kasih kepada perusahaan dan seluruh tim di PT XYZ atas kesempatan yang diberikan kepada saya selama ini. Saya sangat menghargai pengalaman yang saya dapatkan selama bekerja di sini dan saya akan selalu mengingatnya.

Saya berharap bahwa hubungan saya dengan perusahaan dan seluruh tim akan tetap berjalan dengan baik di masa mendatang. Saya siap membantu dalam proses pergantian dan memastikan bahwa pekerjaan saya akan diselesaikan dengan baik sebelum tanggal terakhir saya bekerja.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu Pimpinan perusahaan terhadap permohonan pengunduran diri saya.

Hormat saya,
Jane Smith

Kesimpulan

Mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan memang tidak mudah, tetapi dengan mengikuti format dan cara penulisan yang baik, Anda dapat memberikan kesan yang profesional dan sopan kepada atasan atau pimpinan perusahaan. Ingatlah bahwa hubungan baik dengan perusahaan dan rekan kerja di masa depan sangatlah penting, jadi pastikan Anda menulis surat pengunduran diri yang baik dan sopan.