Pengertian Surat Penjelasan
Surat penjelasan adalah surat yang berisi penjelasan atau klarifikasi atas suatu peristiwa atau kejadian yang terjadi. Surat ini biasanya digunakan dalam hubungan antar perusahaan, instansi pemerintah, atau individu. Surat penjelasan biasanya dibuat untuk memberikan informasi tambahan atau menyelesaikan suatu masalah yang terjadi. Surat penjelasan merupakan salah satu jenis surat resmi yang harus ditulis dengan format yang benar dan jelas. Surat ini dapat dijadikan sebagai bukti atau dokumen resmi dalam suatu peristiwa atau kejadian.
Format Surat Penjelasan
Berikut adalah format umum yang digunakan dalam penulisan surat penjelasan:
Bagian Pengirim
Nama Perusahaan/Instansi
Alamat Perusahaan/Instansi
Kota, Provinsi
Nomor Telepon
Nomor Fax
Alamat Email
Bagian Penerima
Nama Perusahaan/Instansi
Alamat Perusahaan/Instansi
Kota, Provinsi
Bagian Perihal
Perihal: Surat Penjelasan
Bagian Isi Surat
Paragraf 1: Pembukaan, menjelaskan peristiwa atau kejadian yang terjadi
Paragraf 2: Penjelasan, memberikan penjelasan atau klarifikasi atas peristiwa atau kejadian tersebut
Paragraf 3: Tindakan yang diambil, menjelaskan tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan masalah atau peristiwa yang terjadi
Paragraf 4: Penutup, menyampaikan harapan atau permohonan maaf atas peristiwa yang terjadi
Bagian Tanggal dan Tanda Tangan
Kota, Tanggal
Pengirim
Tanda Tangan
Format surat penjelasan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau instansi. Namun, penting untuk tetap menjaga kesesuaian dan keseragaman format dalam penulisan surat penjelasan.
Contoh Surat Penjelasan
Berikut adalah beberapa contoh surat penjelasan yang dapat digunakan sebagai referensi dalam penulisan surat penjelasan:
Contoh Surat Penjelasan 1
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Perihal: Surat Penjelasan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan terjadinya keterlambatan pengiriman barang pada tanggal 15 Juni 2021, kami bermaksud memberikan penjelasan dan klarifikasi terkait hal tersebut.
Pada tanggal 15 Juni 2021, terjadi kesalahan dalam proses pengiriman barang yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman hingga 2 hari. Kami telah melakukan investigasi dan menemukan bahwa kesalahan tersebut disebabkan oleh kesalahan sistem yang terjadi pada saat proses pengiriman. Kami telah melakukan perbaikan dan memastikan agar hal serupa tidak terjadi lagi di masa depan.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat keterlambatan pengiriman tersebut. Kami akan terus berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan kami.
Demikian surat penjelasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Arief Wijaya
Tanda Tangan
Contoh Surat Penjelasan 2
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Jl. Pahlawan No. 10
Surabaya
Perihal: Surat Penjelasan
Dengan hormat,
Kami dari Yayasan Pendidikan ABC di Surabaya ingin memberikan penjelasan terkait masalah yang terjadi pada saat pelaksanaan ujian nasional di SMK XYZ pada tanggal 20 Mei 2021 yang lalu.
Pada saat pelaksanaan ujian nasional di SMK XYZ tersebut, kami menemukan adanya kecurangan yang dilakukan oleh beberapa siswa yang mengakibatkan kegagalan pelaksanaan ujian tersebut. Kami telah membawa masalah ini ke pihak sekolah dan telah melakukan tindakan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kami juga telah memberikan sanksi yang tegas kepada siswa yang terlibat dalam kecurangan tersebut.
Kami memohon maaf atas masalah yang terjadi dan kami berkomitmen untuk menjaga integritas dan kualitas pendidikan di wilayah Surabaya. Kami akan terus memantau dan melakukan tindakan yang sesuai untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam pelaksanaan ujian nasional di masa depan.
Demikian surat penjelasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yayasan Pendidikan ABC
Budi Santoso
Tanda Tangan
Contoh Surat Penjelasan 3
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. KLM
Jl. Gatot Subroto No. 50
Jakarta Pusat
Perihal: Surat Penjelasan
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ di Bandung ingin memberikan penjelasan terkait keterlambatan pengiriman barang yang telah kami kirim pada tanggal 10 Juni 2021.
Pada saat kami melakukan pengiriman barang pada tanggal 10 Juni 2021, kami mengalami kendala pada kendaraan pengiriman yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman hingga 3 hari. Kami telah melakukan tindakan yang sesuai dengan prosedur yang berlaku dan kami telah memberikan informasi terkait keterlambatan pengiriman tersebut kepada pihak yang berwenang.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat keterlambatan pengiriman tersebut. Kami juga berkomitmen untuk meningkatkan layanan pengiriman barang kami agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi bagi pelanggan kami.
Demikian surat penjelasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Wahyu Susanto
Tanda Tangan
Contoh Surat Penjelasan 4
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
Kantor Imigrasi Kota Bandung
Jl. Asia Afrika No. 65
Bandung
Perihal: Surat Penjelasan
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC di Bandung ingin memberikan penjelasan terkait masalah yang terjadi pada saat proses pengurusan visa karyawan kami.
Pada saat kami melakukan pengurusan visa karyawan pada bulan Mei 2021, kami mengalami kesalahan pada saat mengisi formulir yang mengakibatkan pengurusan visa karyawan kami tertunda hingga 1 minggu. Kami telah melakukan tindakan yang sesuai dengan prosedur yang berlaku dan telah memberikan informasi terkait keterlambatan pengurusan visa kepada pihak yang berwenang.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akib