Surat permakluman adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan secara resmi oleh sebuah instansi atau organisasi. Surat ini dapat dikirimkan kepada individu atau kelompok yang terkait dengan informasi atau pemberitahuan yang disampaikan. Surat permakluman biasanya digunakan dalam situasi-situasi tertentu, seperti pemberitahuan perubahan kebijakan atau undangan rapat.
Format Surat Permakluman
Seperti halnya surat resmi lainnya, surat permakluman harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik. Berikut adalah format umum untuk surat permakluman:
- Header: Di bagian atas surat, tuliskan nama instansi atau organisasi yang mengirimkan surat, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: Tuliskan tanggal pengiriman surat di sebelah kanan header.
- Alamat penerima: Tuliskan alamat penerima surat di bawah tanggal.
- Salam pembuka: Gunakan salam pembuka yang sesuai, seperti “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
- Isi surat: Jelaskan informasi atau pemberitahuan yang ingin disampaikan dengan jelas dan singkat.
- Salam penutup: Gunakan salam penutup seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih”.
- Tanda tangan: Tandatangani surat di bawah salam penutup.
- Nama dan jabatan pengirim: Tuliskan nama dan jabatan pengirim surat di bawah tanda tangan.
Contoh Surat Permakluman
Berikut adalah contoh surat permakluman yang dapat dijadikan referensi:
Surat Permakluman Perubahan Jadwal Pekerjaan
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta
Telp. (021) 1234567
Email: info@abc.co.id
1 Januari 2022
Kepada Yth. Saudara/i
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa jadwal pekerjaan untuk proyek yang sedang berjalan akan mengalami perubahan. Mulai tanggal 5 Januari 2022, pekerjaan akan dilakukan pada pukul 08.00-17.00 WIB.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Budi Santoso
Project Manager PT. ABC
Surat Permakluman Penggantian Direktur
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 20
Jakarta
Telp. (021) 2345678
Email: info@xyz.co.id
1 Februari 2022
Kepada Yth. Saudara/i
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa Direktur PT. XYZ yang sebelumnya, Budi Setiawan, telah mengundurkan diri pada tanggal 31 Januari 2022. Sebagai penggantinya, kami mengangkat Ibu Ani Wijaya sebagai Direktur baru PT. XYZ.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Siti Nuraini
HR Manager PT. XYZ
Surat Permakluman Undangan Acara Perusahaan
PT. DEF
Jl. Thamrin No. 30
Jakarta
Telp. (021) 3456789
Email: info@def.co.id
1 Maret 2022
Kepada Yth. Saudara/i
Dengan hormat,
Kami mengundang Saudara/i untuk menghadiri acara perusahaan PT. DEF yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 12 Maret 2022
Waktu: 19.00-22.00 WIB
Tempat: Hotel Grand Hyatt Jakarta
Demikian undangan ini kami sampaikan. Mohon konfirmasi kehadiran Saudara/i maksimal pada tanggal 5 Maret 2022.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Dewi Susanti
Public Relations PT. DEF
Surat Permakluman Penutupan Cabang
PT. GHI
Jl. Imam Bonjol No. 40
Jakarta
Telp. (021) 4567890
Email: info@ghi.co.id
1 April 2022
Kepada Yth. Saudara/i
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa cabang kami di Jalan Sudirman akan ditutup mulai tanggal 15 April 2022. Hal ini dilakukan karena adanya perubahan strategi bisnis perusahaan.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi akibat penutupan cabang ini. Kami akan memberikan kemudahan untuk para pelanggan yang ingin melakukan transaksi di cabang kami yang masih beroperasi.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
Denny Kurniawan
Branch Manager PT. GHI
Kesimpulan
Surat permakluman merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan secara resmi. Surat ini harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik agar dapat memudahkan pembaca dalam memahami informasi yang disampaikan. Contoh surat permakluman yang telah disebutkan di atas dapat dijadikan referensi dalam menulis surat permakluman yang benar dan efektif.