Surat permintaan penawaran harga adalah salah satu dokumen penting dalam sebuah perusahaan atau bisnis. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga kepada pihak lain yang terkait dengan kebutuhan suatu produk atau jasa tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh bagian purchasing atau procurement dalam sebuah perusahaan.
Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat permintaan penawaran harga adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk meminta penawaran harga dari pihak lain terkait dengan kebutuhan suatu produk atau jasa. Surat ini berisi informasi detail mengenai spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diinginkan, serta tenggat waktu pengiriman. Tujuan dari surat ini adalah untuk mendapatkan informasi harga dari pihak yang dituju sehingga dapat membandingkan harga dan kualitas produk atau jasa dari beberapa pihak, dan akhirnya memilih pihak yang paling sesuai dengan kebutuhan.
Format Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat permintaan penawaran harga harus dibuat dengan format yang jelas dan rapi. Beberapa komponen yang harus ada dalam surat ini antara lain:
- Header surat, yaitu nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal pembuatan surat.
- Alamat pihak yang dituju.
- Perihal surat, yaitu permintaan penawaran harga.
- Isi surat, yaitu informasi detail mengenai spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diinginkan, serta tenggat waktu pengiriman.
- Pembukaan surat, yaitu salam pembuka dan tujuan surat.
- Penutup surat, yaitu salam penutup dan tanda tangan.
Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga
Berikut adalah beberapa contoh surat permintaan penawaran harga yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 1234567
Email: info@abc.com
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta 67890
Telp. (021) 7654321
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC ingin meminta penawaran harga mengenai produk printer merek HP dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Tipe printer: HP LaserJet Pro M203dw
- Jumlah yang dibutuhkan: 10 unit
- Tenggat waktu pengiriman: 15 Januari 2022
Kami berharap dapat menerima penawaran harga terbaik dari PT XYZ. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
PT ABC
Contoh 2
PT DEF
Jl. Gatot Subroto No. 789
Surabaya 54321
Telp. (031) 9876543
Email: info@def.com
Surabaya, 1 Februari 2022
Kepada Yth.
CV GHI
Jl. Raya Darmo No. 10
Surabaya 67890
Telp. (031) 1234567
Dengan hormat,
Kami dari PT DEF ingin meminta penawaran harga mengenai jasa pengiriman barang dari Surabaya ke Jakarta dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Berat barang: 50 kg
- Jenis barang: elektronik
- Asuransi: ya
- Tenggat waktu pengiriman: 7 Februari 2022
Kami berharap dapat menerima penawaran harga terbaik dari CV GHI. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
PT DEF
Contoh 3
PT JKL
Jl. Asia Afrika No. 123
Bandung 45678
Telp. (022) 7654321
Email: info@jkl.com
Bandung, 1 Maret 2022
Kepada Yth.
PT MNO
Jl. Pahlawan No. 456
Bandung 78901
Telp. (022) 1234567
Dengan hormat,
Kami dari PT JKL ingin meminta penawaran harga mengenai jasa cleaning service untuk kantor kami dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Luas kantor: 100 m2
- Jumlah karyawan: 10 orang
- Frekuensi cleaning: 2 kali dalam seminggu
- Tenggat waktu pengiriman: 15 Maret 2022
Kami berharap dapat menerima penawaran harga terbaik dari PT MNO. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
PT JKL
Contoh 4
PT PQR
Jl. Diponegoro No. 789
Yogyakarta 23456
Telp. (0274) 9876543
Email: info@pqr.com
Yogyakarta, 1 April 2022
Kepada Yth.
CV STU
Jl. Malioboro No. 10
Yogyakarta 78901
Telp. (0274) 1234567
Dengan hormat,
Kami dari PT PQR ingin meminta penawaran harga mengenai jasa catering untuk acara seminar dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Jumlah peserta: 50 orang
- Tipe menu: buffet
- Tenggat waktu pengiriman: 15 April 2022
Kami berharap dapat menerima penawaran harga terbaik dari CV STU. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
PT PQR
Kesimpulan
Surat permintaan penawaran harga adalah dokumen penting dalam sebuah perusahaan atau bisnis untuk meminta penawaran harga dari pihak lain terkait dengan kebutuhan suatu produk atau jasa tertentu. Surat ini harus dibuat dengan format yang jelas dan rapi, serta memuat informasi detail mengenai spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diinginkan, serta tenggat waktu pengiriman. Dalam membuat surat ini, perlu diperhatikan beberapa contoh surat permintaan penawaran harga sebagai referensi.