Surat permintaan pengembalian aset adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan pengembalian barang atau aset yang sebelumnya telah dipinjamkan atau disewakan kepada pihak lain. Dalam dunia bisnis, surat ini sangat penting untuk menjaga keamanan aset perusahaan dan memastikan bahwa aset tersebut kembali ke tangan yang sah.
Format Surat Permintaan Pengembalian Aset
Untuk membuat surat permintaan pengembalian aset yang efektif, Anda perlu memperhatikan format yang benar. Berikut adalah format yang dapat Anda gunakan:
- Header surat, yang berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal penulisan surat.
- Alamat penerima surat, termasuk nama dan alamat lengkap perusahaan atau individu yang akan menerima permintaan pengembalian aset.
- Salutation atau pembukaan surat, seperti “Kepada Yth.”
- Pernyataan tujuan surat, yaitu meminta pengembalian aset yang telah dipinjamkan atau disewakan.
- Penjelasan mengenai barang atau aset yang diminta untuk dikembalikan, termasuk deskripsi, jumlah, dan identifikasi unik seperti nomor seri atau nomor inventaris.
- Penjelasan mengenai waktu dan tempat pengembalian aset yang diinginkan.
- Pernyataan terima kasih dan penutup surat, seperti “Hormat kami.”
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Permintaan Pengembalian Aset
Berikut adalah contoh surat permintaan pengembalian aset yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021) 12345678
Email: info@xyz.com
15 Januari 2021
PT. ABC
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABC,
Kami dari Perusahaan XYZ ingin meminta pengembalian aset yang sebelumnya telah kami pinjamkan kepada perusahaan Bapak/Ibu. Aset yang dimaksud adalah 10 unit laptop merek HP dengan nomor seri 1234567890-1 hingga 1234567890-10.
Kami meminta pengembalian aset tersebut pada tanggal 20 Januari 2021 melalui kurir kami. Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan aset tersebut dan menyerahkannya kepada kurir kami pada waktu yang telah disepakati.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
Perusahaan XYZ
Contoh 2
PT. LMN
Jl. Thamrin No. 789
Jakarta 23456
Telp: (021) 23456789
Email: info@lmn.com
20 Februari 2021
Individu
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta 34567
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Kami dari PT. LMN ingin meminta pengembalian aset yang sebelumnya telah kami sewakan kepada Bapak/Ibu. Aset yang dimaksud adalah mobil Toyota Avanza dengan nomor polisi B 1234 CD.
Kami meminta pengembalian aset tersebut pada tanggal 25 Februari 2021 di kantor kami di Jl. Thamrin No. 789. Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan aset tersebut dan mengantar langsung ke kantor kami pada waktu yang telah disepakati.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
PT. LMN
Contoh 3
Perusahaan PQR
Jl. Sudirman No. 987
Jakarta Selatan 54321
Telp: (021) 98765432
Email: info@pqr.com
10 Maret 2021
PT. DEF
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta 34567
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. DEF,
Kami dari Perusahaan PQR ingin meminta pengembalian aset yang sebelumnya telah kami pinjamkan kepada perusahaan Bapak/Ibu. Aset yang dimaksud adalah 5 unit mesin jahit merek Juki dengan nomor inventaris 12345-1 hingga 12345-5.
Kami meminta pengembalian aset tersebut pada tanggal 15 Maret 2021 melalui kurir kami. Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan aset tersebut dan menyerahkannya kepada kurir kami pada waktu yang telah disepakati.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
Perusahaan PQR
Contoh 4
PT. GHI
Jl. Gatot Subroto No. 789
Jakarta 45678
Telp: (021) 34567890
Email: info@ghi.com
5 April 2021
PT. JKL
Jl. Sudirman No. 789
Jakarta Selatan 12345
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. JKL,
Kami dari PT. GHI ingin meminta pengembalian aset yang sebelumnya telah kami sewakan kepada perusahaan Bapak/Ibu. Aset yang dimaksud adalah mesin fotokopi merek Canon dengan nomor seri 123456789-1.
Kami meminta pengembalian aset tersebut pada tanggal 10 April 2021 di kantor kami di Jl. Gatot Subroto No. 789. Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan aset tersebut dan mengantar langsung ke kantor kami pada waktu yang telah disepakati.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Hormat kami,
PT. GHI
Kesimpulan
Surat permintaan pengembalian aset merupakan surat penting dalam bisnis untuk memastikan pengembalian barang atau aset yang sudah dipinjamkan atau disewakan. Dalam membuat surat ini, Anda perlu memperhatikan format yang benar dan jelas dalam penjelasan mengenai barang atau aset yang diminta dikembalikan. Dengan menggunakan contoh-contoh surat di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam membuat surat permintaan pengembalian aset yang efektif.